Outlookで届く通知ばかり増えるのにアカウント追加の方法が分からず手を止めていませんか。
ここでは、長くWindowsと向き合う現場で磨いた工夫を交え、クリックごとの画面変化を丁寧に追うことで、迷いやすいパスワード入力やサーバー詳細の選択も安心して進められる手順を紹介します。
職場用と私用のメールを気軽に切り替えたい方は、このまま順番に読み進め、設定を整えてスムーズな送受信ができる快適な環境を手に入れてください。
Outlookで新しいメールアカウントを追加する安心ステップ
Outlookに新しいメールアカウントを追加する方法は大きく分けて自動設定と手動設定の２パターンがあります。それぞれの特徴をつかんで、トラブルなくさくっと設定を進めましょう。
- 自動設定：メールアドレスとパスワードを入力するだけでほとんどのアカウントが使える手軽な方法
- 手動設定：受信・送信サーバー情報を自分で入力してIMAPやPOPの細かい設定も行う確実な方法
- Exchangeアカウント：会社のMicrosoft365などを使うとメールだけでなく予定表や連絡先もまとめて同期できる
どの方法を使うかイメージできたら、次から紹介するステップにそって実際にOutlookにアカウントを追加しましょう。
プログラマー視点の小技：手動設定を選ぶ場合はサーバー情報を事前にメモしておくとスムーズです。
自動セットアップを使ってらくらく追加
自動セットアップはメールアドレスとパスワードを入れるだけで、Outlookがサーバー情報をサクッと取得してくれる機能です。設定に慣れていない場合でも、迷わずに追加できるのが嬉しいポイントです。
- 時間を節約：何度もサーバー情報を調べる手間が省ける
- 入力ミス減少：自動で正しい情報を取得してくれる
- スムーズ：大手プロバイダーならほぼ確実に成功
ただし、独自ドメインや小規模プロバイダーでは対応していないことがあります。もしエラーが出たときは、プロバイダーの公式サイトで「受信サーバー」「送信サーバー」の情報を確認し、手動で追加する方法も覚えておくと安心です。
①Outlookを起動してファイルタブを開く
パソコン左下のスタートボタンを押して「Outlook」と入力し、表示されたアイコンをクリックして立ち上げます。タスクバーにOutlookをピン留めしている場合は、そのアイコンをクリックするとすぐに起動できます。起動したら画面上部にあるファイルタブをクリックしてください。
②アカウントの追加ボタンをクリック
Outlook画面左上のファイルをクリックするとInfo画面が開きます。画面中央にあるアカウントの追加ボタンを探して押してください。新しいメールアドレスを登録するときはここから始めるとスムーズです。
③メールアドレスを入力して接続を選ぶ
まず表示された入力欄にメールアドレスを丁寧に打ち込みます。自動でドメインが補完されることが多いので、@以降も間違いがないかしっかり確認しましょう。
次に自動でMicrosoft 365（Exchange）への接続が試みられます。それ以外のIMAPやPOPで設定したい場合は手動セットアップまたは追加のサーバーの種類を選び、使用中のサーバーに合わせた方式を選択してください。
接続に失敗する場合はSSL設定やアプリパスワードが必要な場合があります。メールプロバイダーのサポート情報もあわせて確認しましょう。
④パスワードを入力し完了を押す
登録済みのメールパスワードをそのまま入力します。コピー&ペーストを使うと打ち間違いを減らせて安心です。
入力が終わったら完了ボタンをポチッと押します。このひと押しでアカウント追加はバッチリ完了です。
手動設定でサーバー情報を入力してしっかり追加
自動設定でうまくアカウントが追加できないときや、会社のメールサーバーを使うときは、手動でサーバー情報を入力すると安心感があります。
- 受信サーバーと送信サーバーを正確に指定できる
- ポート番号と暗号化方式を自分好みにカスタマイズできる
- 企業独自のセキュリティ要件にも柔軟に対応できる
①Outlookを起動してファイルタブを開く
画面下部のスタートアイコンをクリックするかWindowsキーを押してスタートメニューを開き、Outlookと入力してEnterキーで起動します。
Outlookの画面が表示されたら、ウィンドウ左上にあるファイルタブをクリックします。
②アカウントの追加をクリックし詳細オプションをチェック
Outlookの画面左上にあるファイルタブをクリックしてアカウント情報画面を開きます。
「アカウントの追加」を押して新しいアカウント設定画面を呼び出します。
「詳細オプションを表示」をクリックすると手動設定用の項目が現れるので自分でアカウントを手動で設定にチェックを入れてください。
③自分でアカウントを設定を選びIMAPかPOPを指定
まず自分でアカウントを設定を選んで手動追加モードに切り替えます。それからIMAPかPOPを指定しましょう。IMAPはスマホやタブレットと同期しながら使いたいときにぴったりです。POPは受信メールをパソコンにまとめて保存したい場合に役立ちます。
④受信送信サーバーやポート番号を入力して次へ進む
受信サーバー欄にプロバイダー案内のサーバー名を入れます。たとえばGmailならimap.gmail.comです。同じくポートはSSL利用時に993と入力してください。次に送信サーバー欄にsmtp.gmail.comを入れ、TLS利用時はポート番号を587に設定します。最後に暗号化方式チェックを有効にして「次へ」を押します。
サーバー名やポート番号は控えを見ながら正確に入力するとスムーズです。
⑤パスワードを入力して接続完了を確認
メールアカウントのパスワードを正確に入力してください。コピー＆ペーストを活用するとミスを減らせます。
接続または次へをクリックして認証の確認をします。
「接続が完了しました」と表示されれば、Outlookへのアカウント追加は無事に完了です。
スマホ版Outlookでアカウントを追加する
外出先でもメールをサクッとチェックしたいならスマホ版Outlookがぴったりです。アプリを開いてガイドに沿って進めるだけで、GmailやYahoo!、会社のExchangeメールもまとめて登録できる手軽さが魅力です。
設定の自動検出機能が優秀で、メールアドレスとパスワードを入力すれば大抵は必要なサーバー情報を探してくれます。そのうえプッシュ通知で新着をすぐにお知らせしてくれるので、大事なメールを見逃しません。
エンジニア視点のポイントとしては、職場のExchangeやMicrosoft 365のアカウントは「会社用」を選ぶと専用の認証プロトコル（Microsoft OAuth）が使われてセキュリティ強化につながります。プライベートと仕事用を分けて快適に管理しましょう。
①アプリを開き左上のアイコンをタップ
まずOutlookアプリを起動して、左上に表示される三本線アイコンをタップします。もしVPNや節約モードでメニューが開きにくいときは、一旦オフにしてから操作するとスムーズに動きます。
②歯車マークをタップしてアカウント追加を選ぶ
画面右上にある歯車アイコンを見つけてタップしてください。設定メニューが開いたらリストの中から「アカウント追加」を選びます。
③メールアドレスを入力し続行をタップ
表示された入力欄にメールアドレスを間違いのないよう全て半角英数字で入力します。
入力が終わったら画面下の続行をタップして次へ進みます。
④パスワードを入力してサインインを完了
設定したメールアドレスのパスワードを正しく入力してください。大文字と小文字を間違えないよう注意します。パスワードを表示アイコンをタップすると入力した文字が見えるので、ミスを減らせます。
入力後はキーボードのエンターキーまたは画面のサインインボタンを押します。認証が通ると自動でアカウント同期が始まり、すぐにメールの送受信が可能になります。
アカウント追加ができたら広がる便利ワザ
アカウント追加が済んだら、Outlookのポテンシャルをもっと引き出してみましょう。
| 応用ワザ | 役立つシーン |
|---|---|
| クイックステップ活用 | 定型返信やフォルダ移動をワンクリックで処理できるようにする |
| 複数署名の切り替え | 仕事用・プライベート用で署名を自動選択してメール作成を時短 |
| メール振り分けルール設定 | 送信元や件名に応じたフォルダ階層で受信トレイをすっきり管理 |
| カレンダー共有リンク | チームと予定をリアルタイム共有してダブルブッキングを防止 |
これらのワザを使いこなすと、Outlookがグンと頼れる相棒になります。ぜひいろいろ試してみてください。
受信トレイを色分けしてメールをひと目で見分ける
受信トレイを色分けすると、仕事の連絡やプライベートのメールがぱっと区別できて探す手間がぐっと減ります。
たとえば上司からのメールは青、プロジェクトメンバーからは緑、ニュースレターはグレーといった具合に設定しておくと、色だけ見て重要度やジャンルが一目でわかるようになります。
こうした色分けは「条件付き書式」機能で送信者や件名、キーワードを指定するだけなので、初めてでもサクッと使い始められます。
表示タブで表示設定を開きアカウントごとの色分けを選ぶ
Outlookウィンドウ上部のリボンから表示タブをクリックします。この中にある表示設定を選ぶと、色分けのオプションが現れます。
「アカウントごとの色分け」にチェックを入れて、リストから各アカウントに割り当てたい色をクリックしてください。色の選び方で見分けやすく整理できます。
条件付き書式で差出人や件名に色を付ける
まず、色を付けたいメールフォルダー（たとえば受信トレイ）を選び、リボンの「表示」タブをクリックします。
つづいて「ビューの設定」を押すと小さなダイアログが現れます。
「詳細設定ビュー」画面の「条件付き書式」ボタンをクリックします。
表示されたリストで「追加」を押し、新しいルールにわかりやすい名前を付けましょう。
「条件」をクリックし、差出人アドレスや件名に含むキーワードを入力します。
つづいて「フォント」を開き、好きな文字色や太字を選んで「OK」を押せば完了です。
送信前に差出人アドレスを切り替えてミスを防ぐ
仕事用とプライベート用を同じOutlookで管理していると、うっかりプライベート用アドレスから社外の人にメールを送ってしまった経験はありませんか？差出人を切り替えるだけで、そんなドキッ！とするミスを未然に防げます。
メール作成画面の「差出人」欄をクリックすると、登録済みのアドレス一覧が出てきます。ここで送信したいアドレスを選ぶだけなので操作はカンタンです。送信前に必ず差出人を確認するクセをつけると、小さな確認が大きな安心につながります。
新規メール画面で差出人欄を表示する設定をオンにする
Outlookを開いた状態で画面左上のファイルをクリックします。
左側のメニューからオプションを選び、メールタブに移動します。
「メッセージの作成」セクション内にある差出人欄を表示のチェックボックスにチェックを入れます。
設定が反映されたらOKを押してウィンドウを閉じます。
これで新規メール作成時に差出人欄が表示されるようになります。
差出人ドロップダウンから使いたいアカウントを選ぶ
メッセージ作成画面の上部にある差出人欄では、通常自分のメールアドレスが表示されています。横の下向き矢印を押すと、登録済みのアカウント一覧がサッと開きます。
一覧から使いたいメールアドレスを探し、クリックすると即座に差出人欄に反映されます。プログラマー的な小ワザとして、複数のアドレスを切り替えるときは、一度メール本文にフォーカスを戻してから操作すると、カーソル位置が崩れずに安心です。
差出人の選択を間違えると、意図しないアドレスで送信されるリスクがあるので、必ず欄に表示されたアドレスをダブルチェックしてください。
ルールを作って仕事とプライベートを自動仕分け
差出人や件名、キーワードをもとに自動でフォルダ振り分けできるルール機能は、仕事とプライベートをシームレスに分けたいときにうってつけです。たとえば「@自社ドメイン」を含むメールは〈仕事〉フォルダへ、「友人のアドレス」を含むメールは〈プライベート〉フォルダへ自動で移動させられます。設定後は手動でフォルダを行き来する手間がなくなり、重要なメールの見落としやプライベートな内容の誤送信をぐっと減らせるのがうれしいポイントです。
ホームタブのルールボタンをクリックし新しいルールを作成
Outlookの上部にあるホームタブをアクティブにしてから、［ルール］アイコンを探します。ファンネル型のアイコンをクリックしてメニューを開き、［仕分けルールと通知の管理］を選択します。
表示された「仕分けルールと通知」ダイアログの左上にある［新しいルール］ボタンをクリックして、ルールの作成画面を表示します。この画面で条件やアクションを細かく設定できます。
特定アカウント宛てのメールを選んで移動先フォルダーを指定
受信トレイの上にある検索ボックスをクリックして、to:あなたのメールアドレスと入力します。Enterキーを押すと、そのアカウント宛ての全メールが一覧表示されます。
一覧のメールをすべて選ぶにはCtrl+Aを押します。選択後、メールの上で右クリックして「移動」＞フォルダー名をクリックすれば、選んだフォルダーへまとめて移動できます。
署名をアカウントごとに変えてプロらしく返信
Outlookならアカウントごとに署名を変えられるようになっていて、仕事用・プライベート用で手間なくプロらしい返信ができるようになります。
それぞれのメールアドレスに合った署名を設定すると、相手に与える印象がグッと上がり、うっかり間違った署名で送信する心配も減らせます。
- アカウントに合わせた情報を自動挿入できる
- 仕事とプライベートの区別がはっきりする
- 送信ミスのリスクを減らしながらプロっぽさを演出できる
ファイルタブのオプションからメール署名を開く
まずはOutlook画面左上のファイルタブをクリックします。表示されたメニューの中からオプションを選ぶと、各種設定が並ぶダイアログが開きます。
Outlook画面左上のメニューを開くイメージで、〈ファイル〉タブを押してください。
サイドメニューに現れる〈オプション〉をクリックすると設定画面が開きます。
左側に並ぶ項目から〈メール〉を探してクリックしてください。
画面右側にある〈署名〉ボタンを押すと、署名編集画面が表示されます。
アカウントごとに新規作成して既定に設定する
Outlookで複数のメールアカウントを使うときは、追加したいアカウントを個別に新規作成してから既定にしておくと、迷わずに送信できます。
Outlookを立ち上げて、左上の「ファイル」をクリックし、「アカウント設定」→「アカウント設定」を選びます。
「新規」をクリックし、追加したいメールアドレスとパスワードを入力して「次へ」を押します。自動セットアップが始まるので完了まで待ちましょう。
リストから先ほど追加したアカウントを選択し、上部に表示される「既定に設定」をクリックすれば、常にそのアカウントから送信できます。
自動セットアップでうまくいかないときは詳細設定でIMAP/SMTP情報を手動入力すると接続が安定します。
よくある質問
- Outlookでアカウント追加がエラーになる場合はどうすればいいですか？
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最新のWindows 11でOutlook 2021を使っている場合は、メールサーバー設定を手動で入力してみてください。サーバーのアドレスやポート番号が合っていないと自動設定が失敗しやすいです。プロバイダーの公式サイトで正確な情報をコピーして貼り付けると、思わぬタイポを防げます。
- 二段階認証つきのメールをOutlookに追加するコツは？
-
GoogleやMicrosoftのアカウントで二段階認証を使っているときは、アプリ用パスワードの発行がポイントです。設定画面で専用のパスワードを作成し、それをOutlookのパスワード欄に入力するとスムーズに追加できます。
- IMAPとPOPどちらを選べばいいか迷っています。
-
最新OS環境ではIMAPをおすすめします。デバイス間でメールが同期されるので、スマホで読んだメールをPCでも既読にできるからです。POPは受信するとサーバーから削除される設定が一般的なので、複数端末で管理するには手間がかかります。
- 仕事用とプライベート用を分けて使いたいときは？
-
アカウントをそれぞれカテゴリ分けすると見やすくなります。Outlookのフォルダーを「仕事」「プライベート」と作成し、仕分けルールを設定しましょう。自動で振り分けられるので、未読メールの山に埋もれにくくなります。
パスワードを忘れたときはどうすればいい？
メールアカウントのパスワードを忘れたときは、まず登録しているプロバイダー（Gmail、Outlook.com、Yahoo!など）のパスワード再設定ページを開いて新しいパスワードを発行しましょう。この方法ならブラウザで手軽に手続きを進められ、発行後すぐにOutlookのアカウント設定へ反映できるため、メールのやり取りがスムーズに復活します。
二段階認証を使っている場合はプロバイダーでアプリパスワードを作成すると、Outlookへの設定がもっと簡単になります。
手動設定で入力するサーバー情報はどこで調べる？
手動でアカウントを設定するときには、受信・送信に必要なサーバー情報がわからずにドキドキしますよね。普段は自動で入力されるけれど、思いどおり動かないこともあるものです。
そこで役立つのが公式や手元の資料から直接サーバー情報を調べる方法です。ぼくも何度か自動設定に失敗した経験があるので、確実にチェックできるポイントをまとめました。
- 公式ヘルプページ：メールサービスのサポートサイトで「POP」「IMAP」「SMTP」の設定情報を探す
- 契約書や利用案内：プロバイダーから送られてきたメールや書類に記載されたサーバー名とポート番号を確認
- 他のメールクライアント：スマホや別のパソコンでセットアップ済みのアカウント情報を参照
- 管理者やサポート窓口：会社や学校のアドレスなら担当者に問い合わせて最新情報を教えてもらう
どの方法も簡単に調べられるので、手動設定が必要になったときはあわてずに上から順番にチェックしてみてください。
Microsoft365以外のメールも追加できる？
Microsoft365以外のメールアカウントも追加できます。GmailやYahoo!メールはもちろん、会社の独自ドメインメールまで幅広くサポートしています一つのアプリで複数のメールをまとめて管理できるのが嬉しいポイントです。
- 自動設定：GmailやYahoo!など事前登録されたサーバー設定を選ぶだけでOK。
- 手動設定：独自ドメインやカスタムサーバーを使うときにサーバー名やポート番号を入力。
実体験では手動設定時にポート番号が合っていなくてエラーが出たことがあります。サーバー側でSSL/TLSを有効にしておくとスムーズに追加できるので覚えておくと安心です。
古いOutlookでも手順は同じ？
古いOutlookでも画面の並びやボタンの色合いが少し違うだけで、本質的な流れは変わりません。
バージョンごとの主な相違点をまとめると、以下の通りです。
| Outlookのバージョン | アカウント追加までのメニュー |
|---|---|
| 2013 | 「ファイル」→「情報」→「アカウント設定」→「新規」 |
| 2016/2019 | 「ファイル」→「アカウント情報」→「アカウントの追加」 |
| 365 | 「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウントの追加」 |
どのバージョンもメールアドレスとパスワードを入れる基本設定画面は共通なので、手順の大筋は同じです。
プログラマー目線のポイントとして、設定画面でエラーが出たら手動でサーバー情報を指定すると旧バージョンでも確実に登録できます。
昔のOutlookは「新規アカウント」の場所が少し見つけづらいことがあるから、ふだん使っているバージョンと比べながら探すと安心だよ。
メールが同期されないときのチェックポイントは？
- ネットワーク接続：インターネットにしっかりつながっているか確認。
- パスワードとアカウント情報：変更があれば再入力して同期を再試行。
- サーバー設定：受信/送信サーバーアドレスやポート番号、暗号化方式を再チェック。
- セキュリティソフトとファイアウォール：Outlookの通信がブロックされていないか確認。
- キャッシュクリア：
Outlook /cleanviewsなどでキャッシュ削除して再同期。 - Officeの更新：最新バージョンを適用して不具合を解消。
- 再起動：OutlookやPCの再起動で環境をリフレッシュ。
- オフラインモード：オフラインではないことを確認してから同期。
ExchangeやIMAPアカウントの場合は、メールボックスの容量制限にも注意してください。満杯だと同期が止まります。
まとめ
Outlookでメールアカウントを追加する手順を振り返ると、「設定を開く」「アカウントの追加を選ぶ」「メールアドレスとパスワードを入力」「接続テストで確認」「完了をクリック」という流れで進めるだけなので心配いりません。
途中でエラーが出ても、入力情報を再度チェックすれば大抵は解決します。サーバーの情報を確認したり、キャプチャ付き手順を参考にすると、安心して先に進められます。
アカウント追加後はフォルダー分けや仕分けルールで受信トレイをすっきり整理してみてください。仕事もプライベートも、もっと快適にメールを使いこなせるようになりますよ。