Outlookで管理している連絡先が増え過ぎてバックアップのためにエクスポートしたいけれど方法が分からず戸惑っているのではありませんか？
この記事では、画面を追いながらボタンを押すだけの具体的手順と、つまずきやすい場面を先回りするコツを紹介します。安全なバックアップに加え、CSV形式で他サービスやスマートフォンへ移す方法までまとめて分かります。
準備するのは数分の余裕と保存先フォルダーだけです。案内通りにクリックを進め、大切な連絡帳を守る一歩を今すぐ踏み出しましょう。手順を覚えておけば、突然のパソコン交換にも慌てません。
Outlook連絡先をエクスポートする具体ステップ
連絡先をエクスポートするとき、Windows版OutlookアプリかOutlook Webのどちらかを使えます。それぞれ操作がちょっと違うので、自分に合った方法を選ぶと安心です。
- Windows版Outlookアプリを使う：Outlookがインストールされているパソコンで、アプリのメニューから連絡先をCSVにまとめて保存できます。
- Outlook Webを使う：ブラウザでOutlookにサインインして、Web上の設定画面から連絡先をエクスポートできます。
まずはWindows版Outlookアプリを例に、具体的な手順を順番に見ていきましょう。
Outlookデスクトップ版でエクスポートする方法
WindowsにインストールしたOutlookデスクトップ版なら、メニューをたどるだけで連絡先をCSVやPST形式に一気に書き出せます。オフラインでも作業できるので、ネットワークの心配がいらないのが安心ポイントです。
特にフィールドの割り当てを自分で確認しながらエクスポートしたいときや、何百件もの連絡先をまとめてバックアップしたいときにぴったりの方法です。
①Outlookを開き左上のファイルをクリック
スタートボタンをクリックして「Outlook」と入力し、表示されたOutlookアプリをクリックして起動します。起動したら画面左上にあるファイルタブを選んでください。
②開くエクスポートを選んでインポートエクスポートを押す
Outlook画面左上にある「ファイル」をクリックすると、サイドメニューが開きます。ここで開く＆エクスポートを選んでから右側に現れた「インポート/エクスポート」を押してください。
③ファイルへエクスポートを選び次へをクリック
インポート／エクスポートウィザードでファイルへエクスポートを選んで、画面下部の「次へ」をクリックします。
④カンマ区切りCSVを選んで次へをクリック
エクスポート形式の選択画面でファイルの種類ドロップダウンを開き、カンマ区切りCSVをクリックして選んでください。日本語の文字化けが気になる場合は「UTF-8 CSV」が表示されていればそちらを選ぶと安心です。その後、右下にある次へを押して進めます。
⑤連絡先を選択して次へをクリック
フォルダ一覧からエクスポートしたい連絡先フォルダをクリックして選びます。同じメールアドレスで複数あるときはアカウント名の下に表示される「連絡先」を指定してください。
選択が終わったら画面右下の「次へ」をクリックして進みます。
コツ：フォルダ数が多いときはキーボードの矢印キーでリストを素早く移動すると見つけやすいです。
⑥参照を押して保存先と名前を決め完了をクリック
参照をクリックするとエクスポート先のウィンドウが開きます。ドキュメントなど使い慣れたフォルダを選び、ファイル名に管理しやすい名前（例 contacts.csv）を入力します。準備ができたら保存を押してウィンドウを閉じ、元の画面で完了をクリックしてください。これで連絡先のエクスポートが始まります。
⑦エクスポート進行バーが消えるまで待つ
エクスポート中は画面下部に進行バーが現れます。連絡先の数によっては完了まで数分かかることもあるので、Outlookを閉じたりほかの操作で中断しないように気をつけてください。進行バーが完全に消えたら、安心して次の作業に移りましょう。
OutlookWeb版でエクスポートする方法
ブラウザだけで連絡先を取り出せるので、パソコンにOutlookを入れていない場面でもすぐにバックアップできるのが嬉しいポイントです。
Office365のアカウントでサインインすれば、どのパソコンを使っても同じ手順で進められるので、外出先や自宅以外の環境でも迷わずに連絡先をエクスポートできます。
ソフトのインストール不要で最新データをCSV形式で受け取れるため、軽い作業で手早く保存しておきたいときに特におすすめです。
①ブラウザでOutlookを開き左の人型アイコンをクリック
お使いのブラウザ（ChromeやEdgeなど）でOutlook.comにアクセスします。ページ左側に並ぶアイコンの中から、人型のアイコンを探しましょう。カーソルを合わせると「連絡先」と表示されるので、見つけたらクリックしてください。
②ツールバーの管理を開き連絡先のエクスポートを選ぶ
Outlook画面上部のツールバーにある「管理」ボタンを探します。歯車アイコンの隣に表示されているので迷わず押してください。「管理」メニューが開いたらリスト内の「連絡先のエクスポート」を選びます。
メニューがすぐ閉じてしまう場合は、マウスカーソルをゆっくり動かすと安定してクリックできます。
③全ての連絡先を選びエクスポートボタンを押す
連絡先一覧が表示されたらキーボードのCtrlキーとAキーを同時に押して全件を選択します。そのままウィンドウ上部にあるエクスポートボタンをクリックしてください。ポップアップで保存先が求められたら任意のフォルダを指定してファイル名を入力し、保存を実行します。
CSV形式の連絡先ファイルは後でExcelなどで開けますが、開く前に文字化けしないように必ずUTF-8またはShift_JISでエンコードを確認してください。
④ダウンロードされたCSVを確認する
エクスポートが終わったら、エクスプローラーで保存先フォルダを開き、ダブルクリックでcontacts.csvを開いてください。
Excelでは文字化けしやすいので、「データ」→「テキスト/CSVから」を選んで、文字コードをUTF-8に設定しながら読み込むと安心です。ヘッダー行に名前やメールといった項目が並んでいるかをチェックしましょう。
注意：カンマ区切りがずれていると列がずれて見えます。テキストエディタで改行コードをLFに統一すると列ずれが直りやすいです。
古いOutlook2010以前でエクスポートする方法
古いOutlook2010以前には、メニューからぽちぽち進めるだけで連絡先をまとめて取り出せる操作画面が備わっています。エクスポートウィザードが最初から用意されているので、CSV形式でほかのソフトと連携したり、PSTファイルにまとめてバックアップしたりといった柔軟なお引越しがかんたんにできます。
特に「どのフィールドをCSVに出すか」をドラッグで並べ替えられるところはプログラマー視点でも便利で、カスタム項目を含めたまま移行したいときに重宝しました。旧バージョンでもしっかり列の対応付けができるので、手動でマッピング情報を整理せずにサクッと作業を終えたい場面におすすめです。
①Outlookを開きファイルタブをクリック
WindowsのスタートメニューやタスクバーからOutlookアイコンを探して起動します。
画面が開いたら、左上のファイルタブをクリックします。
②オプションを開いて詳しい設定を選ぶ
エクスポートウィザードの画面で「オプション」をクリックします。歯車アイコンを探して押せば、細かい設定画面が立ち上がります。
「フィールドのユーザー設定」画面で、左側から必要な項目を右側へドラッグして並び順を決めます。不要な項目はドラッグで外せるので、CSVの列をすっきり整理できます。
住所や名前にカンマが含まれる場合は、デリミタを「タブ区切り」に切り替えると列がずれにくくなります。
③エクスポートをクリックしてウィザードを起動
「インポート/エクスポート」が選択されたメニュー画面でエクスポートをクリックします。
これでエクスポートウィザードが開きます。初めてだとどこに現れるかわかりづらいので、ウィンドウの裏に隠れていないか確認してください。
④ファイルにエクスポート→CSV→連絡先と進む
Outlook画面左上のファイルタブをクリックして「開く＆エクスポート」を選んでください。
表示されたメニューから「インポート/エクスポート」をクリックするとウィザードが開きます。
「ファイルにエクスポート」を選択して次へ進み、エクスポート形式でカンマ区切り(CSV)を選んで次へ進んでください。
エクスポートするフォルダー一覧から「連絡先」を選ぶと、保存先とファイル名の指定画面が表示されます。
⑤保存先を決めて完了を押す
フォルダ一覧から保存先をクリックし、わかりやすいファイル名を入力します。形式は通常「.csv」のままで問題ありません。準備ができたら〈完了〉ボタンを押すと、保存処理が始まります。
同じ名前のファイルがあると上書きされるため、必要に応じて別フォルダやバックアップ用の名前を設定してください。
エクスポートした連絡先で広がる楽しい活用
連絡先をエクスポートしたあとは、ただ保存するだけじゃもったいないです。せっかく集めたデータを活かして、メール配信やデバイス間での同期、イベント案内などを気軽に楽しめます。
| 活用方法 | どう役立つか |
|---|---|
| メーリングリストの作成 | 友達やチームに一斉メールを簡単に送れる |
| CRMツールへの取り込み | 顧客情報をまとめて管理して連絡漏れを防ぐ |
| 他デバイスとの同期 | スマホやタブレットでいつでも最新の連絡先を参照できる |
| イベント招待の一括送信 | パーティーや勉強会の案内をスムーズに配信 |
| バックアップ保管 | データ紛失時にも復元して安心 |
こんなふうに活用の幅がぐっと広がると、連絡先の管理がぐっと楽しくなります。ぜひ自分の使い方に合わせていろいろ試してみてください。
新しいパソコンへらくらく引っ越し
新しいパソコンに乗り換えるとき、連絡先の移行でつまずきたくないですよね。Outlookのエクスポートとインポート機能を使えば、連絡先をまとめたPSTファイルを新しい環境に読み込むだけで完了します。
操作はファイルの書き出し→読み込みの２ステップでシンプル。プログラマー視点のちょっとしたコツですが、ファイル名に日付を入れて管理するとバックアップとして追跡しやすくなるのでおすすめです。
USBメモリーにCSVファイルをコピーする
USBメモリーをWindows 11搭載のパソコンの空いているUSBポートにしっかり差し込みます。
タスクバーのフォルダーアイコンをクリックしてエクスプローラーを起動し、左側のドライブ一覧にUSBメモリーが表示されているか確認します。
エクスプローラーの左側メニューから「ドキュメント」など、CSVファイルをエクスポートしたフォルダーを選んで開きます。
該当するCSVファイルを右クリックし「コピー」を選ぶか、ドラッグ＆ドロップでUSBドライブアイコンへ移動します。進捗バーが消えたら完了です。
引っ越し先のOutlookでインポートウィザードを開く
Windows11のタスクバーやスタートメニューからOutlookをクリックし、画面左上のファイルを選択します。
「開く＆エクスポート」をクリックし、続いて「インポート/エクスポート」を選ぶとウィザードが立ち上がります。
Outlookが別のアカウントでサインイン中だと表示メニューが変わるので、あらかじめ目的のプロファイルで起動してください。
保存したCSVを選んで連絡先を取り込む
インポートのダイアログで「参照」をクリックして、先ほどエクスポートしたCSVファイルを保存したフォルダを開きます。
ファイルタイプのプルダウンで「CSV（カンマ区切り）」を選び、対象のファイルをクリックして「開く」を押します。
ファイル名が表示されたら「次へ」をクリックして、フィールドの対応付け画面に進みましょう。
CSVを別の文字コードで保存していると文字化けすることがあります。WindowsのExcelではUTF-8で保存しておくと安心です。
Excelで名簿をおしゃれに整理
Excelならセルの塗りつぶしや罫線を使って、連絡先リストをカラフルに見やすくまとめられます。たとえば見出し行にテーマカラーをセットして列間に余白を入れつつ、行ごとにストライプ柄を加えると情報がパッと目に入ります。
条件付き書式を使うとグループや都道府県ごとに背景色を自動で切り替えられます。手動で色を塗る手間が省けるうえ、担当者ごとの検索もしやすくなるのでチームで共有するときにも便利です。
Excelを開いてデータ取得からCSVを読み込む
Excelを立ち上げたら、まずはCSVを取り込むための入口を開きましょう。上部のデータタブをクリックしてみてください。
データタブの左側にあるテキスト/CSVからをクリックします。初めてなら少し迷いそうですが、アイコンはファイルと小さなカンマが目印です。
エクスプローラーが開くので、保存先のフォルダを開いて対象のCSVを選択してください。選んだら右下の「読み込み」を押します。プレビュー画面で文字化けや区切り位置を確認できるので安心です。
列幅や書式を整えて見やすく仕上げる
エクスポートしたCSVをExcelで開いたら、列ヘッダーの境界線をダブルクリックして文字に合わせて幅を広げます。一覧全体を選んでから境界線をダブルクリックするとまとめて自動調整できます。
電話番号や日付の列を選んで右クリック→セルの書式設定を選びます。電話は「文字列」、誕生日などの日付は「日付」に変更すると表記が統一されます。ヘッダー行を太字にしたり背景色をつけるとさらに見やすくなります。
大量の列があるときにはまず表示したい主要列だけを並べ替えて先頭に集めておくと操作がラクになります。
並べ替えやフィルターで必要な人をすぐ探す
連絡先をExcelで開いたら、まず列見出しをクリックしてアクティブにしてください。次に、データタブから並べ替えを選ぶと、名前順や会社名順に一気に並びかえられます。さらにフィルターを有効化すると、特定の条件で絞り込めるようになります。たとえば「役職」「地域」「ドメイン」で絞ると、探したい人がすぐ見つかります。
Gmailへワンタッチ同期
OutlookにGmailアカウントを追加すると、連絡先の同期がワンタッチでできるようになります。Gmailの連絡先をエクスポートせずに、クリック一つで最新情報をOutlookに取り込めるのが魅力です。
この方法は、日々の連絡先更新を手間なく管理したい人にぴったりです。設定さえ済ませれば、あとはいつでも気軽に同期できるので、急な変更にも慌てずに対応できます。
- 自動同期：Gmail側で連絡先を更新すると、ワンクリックでOutlookにも即反映されます。
- 双方向更新：Outlookで修正した内容がGmailにも戻るので、一元管理がかんたんです。
- 手動エクスポート不要：CSVの出力やインポート作業を省略できるので手間が減ります。
- いつでも同期：送受信ボタンを押すだけで最新の連絡先リストにアクセスできます。
Gmailの連絡先を開きインポートをクリック
まずブラウザでcontacts.google.comを開いてログインします。左側のメニューにある「インポート」を探してクリックしてください。これで連絡先の読み込み画面が表示されます。
間違ったアカウントで操作すると別の連絡先を上書きしてしまうので、必ず利用中のアカウントか確認してください。
先ほどのCSVを選んでアップロードする
Outlookのインポート画面で「参照」や「ファイルの選択」を押して、先ほどエクスポートしたCSVがあるフォルダを開きます。拡張子が見えないと探しにくいので、エクスプローラーの表示設定で.csvを確認するとスムーズです。「開く」をクリックするとファイルがセットされます。
続いて画面下の「次へ」を押すとアップロードが始まります。完了すると連絡先のプレビューが表示されるので、名前やメールアドレスの列がずれていないかしっかりチェックしましょう。
スマホを開き同期が完了したかチェックする
ホーム画面のOutlookアイコンをタップしてアプリを起動します。サインインが求められたら、普段使っているMicrosoftアカウントを入力してください。
画面下部の「人」アイコンを選ぶと連絡先一覧が表示されます。最新の連絡先がリストに並んでいるか確認してください。もし反映されていない場合は、画面を引き下げて更新を試みましょう。
よくある質問
CSV形式でエクスポートしたら文字化けしてしまいました。どうすればいいですか？
- CSV形式でエクスポートしたら文字化けしてしまいました。どうすればいいですか？
OutlookのCSVエクスポートはデフォルトでANSI（Shift-JIS）なので、他のアプリで開くと文字化けしやすいです。UTF-8で開くには、Excelを使うなら「データ」→「テキスト/CSVから」→「65001: Unicode (UTF-8)」を選んでインポートすると安心です。
PSTファイルとCSVファイルの違いは何ですか？
- PSTファイルとCSVファイルの違いは何ですか？
PSTはOutlook専用のデータコンテナなので、連絡先のグループや写真なども丸ごと保存できます。CSVはテキストベースなので連絡先の基本情報（名前、メールアドレスなど）だけになります。移行先がOutlookならPST、ほかのサービスならCSVがおすすめです。
グループ（連絡先リスト）も一緒にエクスポートできますか？
- グループ（連絡先リスト）も一緒にエクスポートできますか？
CSVではグループ情報は別扱いになるので、メンバーがばらばらの行として出ます。グループごとに管理したいなら、PST形式でエクスポートするとグループ構造もそのまま残ります。あとPSTをインポートすればグループもすぐに復元できます。
エクスポート中にエラーが出て止まってしまいました。どう対処すればいいですか？
- エクスポート中にエラーが出て止まってしまいました。どう対処すればいいですか？
Outlookのプロファイル設定やデータファイルの破損が原因かもしれません。まずはOutlookをセーフモードで起動してから再挑戦してみてください。Windowsキー＋Rで「outlook.exe /safe」と入力して起動できます。これでうまくいくことが多いです。
失敗して重複した連絡先が増えましたどうすれば？
まずはOutlookを開いて「ホーム」タブの「連絡先ツール」から「重複のクリーンアップ」を選んでみましょう。重複したエントリを自動で検出してまとめてくれるので、手軽に整理できます。
さらにしっかり管理したいときは、一度連絡先をCSV形式でエクスポートしてExcelの「重複の削除」機能を使うのも手です。プログラマーならではのスクリプトを書いて自動化すれば、同じ手順を繰り返す必要もなくなります。
重複を取り除いたあとは、クリーンなCSVを再インポートして古いフォルダやファイルをまとめて削除するとすっきりします。
実行前に必ず連絡先をCSVやPSTでバックアップしておくことが大切です。
Outlookが英語表示でメニューが分かりません？
英語表示のOutlookでは、「File」や「Contacts」などのメニューが見慣れないと戸惑います。そんなときには、表示言語を日本語に切り替えるのが安心です。Officeの設定画面から日本語を選ぶだけなので、迷わず操作できるようになります。
この方法なら、メニューの意味を調べる手間が省けて、スムーズに連絡先のエクスポート画面までたどり着けます。初めて使う人も、いつもの日本語表示で楽に進められるのが嬉しいですね。
iPhoneと同期するにはエクスポートしないと無理？
iPhoneでOutlook連絡先を同期するなら、Outlook.comやMicrosoft365のアカウントをiPhoneに追加してあげれば自動で連絡先が反映されます。
会社PCのローカルPSTだけで管理している場合は、iCloud for Windowsを使ってvCard書き出し→iCloudへ読み込む手順が安心です。CSVよりフィールドズレが起きにくくスムーズに取り込めます。
CSVとPSTどっちで保存すればいい？
CSVは連絡先の一覧をExcelでサクッと編集したいときにぴったりです。名前やメールアドレスなどの項目だけを軽量に保存できるので、データを加工したり他のサービスにインポートしたりする場面で便利です。
PSTはOutlook自体のフォルダー構成や添付ファイルまで丸ごとバックアップしたいときに向いています。プロジェクトの移行やトラブル時の完全復旧用として頼りになる方法です。
プログラマー目線では、日常的に連絡先のフィールドをいじるならCSVが手軽ですし、システムごと移行するときはPSTを選ぶのがおすすめです。
まとめ
Outlookの連絡先をまるごとエクスポートしておくと、パソコンを買い替えたり何かトラブルが起きたりしても安心です。
手順はシンプルで、ファイルタブ→インポート/エクスポート→ファイルへエクスポート(CSV)の順にクリックし、連絡先フォルダーを選んで保存先を指定するだけです。最後にエクスポート完了のメッセージが出ればCSVファイルができあがっています。
このCSVファイルを定期的にバックアップしておけば、新しい端末への移行もラクラクですし、万一のデータ消失にも慌てずにすみます。さっそく一度エクスポートしてみて、次のステップに備えましょう。