Outlookでメールを検索しても語句が完全一致で拾えず、余計な結果がどっと出て困っていませんか。
ここでは、実際に何度もメール整理で試した手順を順番どおりに示し、引用符や詳細条件の設定を組み合わせることで、狙った語句だけをすばやく拾い上げる方法と、条件を保存して毎日のチェックをワンクリックに変える応用ワザまでまとめてお届けします。
手順をそのままなぞるだけで、受信箱の迷子メールは数秒で姿を現しますので、忙しい作業の合間でもすぐに試し、快適な情報整理の時間を味わってみてください。
Outlook検索を完全一致させる設定をひとつずつやってみよう
Outlookで完全一致の検索結果を得るには、いくつかの設定とテクニックを組み合わせるのがコツです。ここから紹介する方法を順番にチェックしていきましょう。
- ダブルクオートで囲む：検索ボックスに”キーワード”と入れることで完全一致を厳しく指定できます
- 検索演算子を使い分ける：subject:=”件名”やfrom:=”差出人”など、演算子と”=”を組み合わせると精度が上がります
- 検索範囲の見直し：ツールバーで「現在のフォルダーのみ」や「サブフォルダーを含める」を切り替えて狙った場所だけを探しましょう
- Windows検索インデックスの設定：コントロールパネルのインデックスオプションでOutlookを優先し、再構築を実行します
- 高度な検索ウィンドウを活用：件名・本文・添付ファイルなど詳細条件を設定してさらに絞り込みます
- インデックス再構築後の待機：再構築には時間がかかるため、完了を確認してから検索すると確実です
これらの設定とテクニックをひとつずつ試せば、探したいメールがピタリと見つかるはずです。
検索ボックスで引用符を使って手軽に探す方法
Outlookの検索ボックスにキーワードを“ワード”のように引用符で囲んで入力すると、フレーズ全体をそのまま検索できます。
引用符を使うだけなので特別な設定は不要ですし、件名や本文の一部をまるごと探したいときにサクッと使えるのが助かります。
プログラマーならではのコツとして、スペースで区切られた複数の単語をまるごと一致させたいときに引用符検索を合わせると、不要な候補がガクッと減るので作業効率が上がります。
① 受信トレイで検索ボックスをクリックする
Outlookを起動したら左側のフォルダ一覧で受信トレイを選択します。表示が切り替わったら画面上部にある虫眼鏡アイコン付きの検索ボックスをクリックして準備を整えましょう。
② 探したい語を二重引用符で囲んで入力する
Outlookの検索ボックスをクリックしてカーソルを点滅させます。
語句を二重引用符で囲んで入力します。例えば、"重要なドキュメント"のように入力すると、そのままの並び順で一致するメールだけを抽出できます。
③ Enterキーで結果を確認し一致ぶりをチェックする
検索ボックスにキーワードを入力したら、キーボードのEnterキーをぽんと押します。このひと言でOutlookがインデックスと照らし合わせて結果を返してくれます。
返ってきたメール一覧をサッと眺めて、指定した語句だけがズラリ並んでいるかをチェックしましょう。
もし余計な件名や本文が混じっていたら、フィルター条件や引用符の位置を見直すとピタリと一致してくれます。
④ 不要なら語尾のスペースを削って再検索する
検索ボックスをクリックして、検索語句の最後にカーソルを合わせます。
Backspaceキーを押して余分なスペースを消し、Enterキーで再検索します。
検索語句の最後のスペースは目に見えにくいので、文字の後ろにカーソルを置くことを意識してください。
詳細検索を開いて条件を完全一致にする方法
Outlookの検索バー横にある詳細検索を開くと、よりこまかい条件を組み合わせてメールを探せるようになります。ここで件名や本文などのフィールドを指定して、完全に一致するキーワードだけを対象に絞り込めるのが魅力です。
ふだんはざっくりとした検索でも十分かもしれませんが、同じフレーズが複数使われているときや、似たワードがたくさんあるときはぜひ活用してください。詳細検索で「完全一致」をONにすると、欲しいメールだけがスパッと表示されて手間がぐっと減ります。
① Ctrl＋Shift＋Fで詳細検索ウインドウを開く
Outlookのメイン画面をアクティブにして、CtrlキーとShiftキーを押しながらFキーを一緒に押してください。
画面右側に詳細検索ウインドウが表示され、送信者や日時、件名など細かい条件を指定できるようになります。
② メッセージタブで件名や本文に語を入力する
Outlookの画面上部にあるメッセージタブをクリックします。件名に絞りたいときは件名欄、本文から探したいときは本文欄を選んで、調べたい語を入力してください。
入力後はEnterキーを押すか検索アイコンをクリックすると、該当するメールだけが一覧に表示されます。
③ その他の条件を外して完全一致に集中する
検索バーで入力しているfrom:やsubject:などの条件はいったん消してみましょう。
画面右側のフィルターウィンドウも閉じて、検索ワードだけのシンプルな状態に戻します。
こうすると余分な指定が邪魔せず、“探したいフレーズ”そのままでピタリと一致した結果を得やすくなります。
④ 検索をクリックし結果一覧を保存する
入力したキーワードの横にある虫眼鏡マークをクリックすると、該当するメールが一覧で絞り込まれます。
リボンの「ホーム」タブから「検索フォルダー」→「新しい検索フォルダー」→「現在の検索条件を基に作成」を選び、わかりやすい名前を付けて保存しましょう。
検索フォルダーを作ってワンクリックで使う方法
いつも同じキーワードを毎回入力するのは少し手間ですよね。検索フォルダーを使うと、その手間を一度きりにできます。
検索フォルダーは、自分で決めた条件を保存しておける“お気に入り検索”みたいなものです。一度フルマッチ検索の条件を登録しておくと、ナビゲーションバーの検索フォルダーからワンクリックで絞り込み結果を呼び出せます。プログラマーならではのコツとして、複数の件名や送信者をOR条件でまとめたり、フォルダーごとに色分けしておくと視認性がアップします。
① フォルダータブから新しい検索フォルダーを選ぶ
Outlookを開いたらリボンの上部にあるフォルダータブをクリックします。リボンが切り替わったら、左側にある新しい検索フォルダーを探して選択してください。
② カスタムを選び条件で語を引用符付き入力する
検索ボックスの右端にあるフィルターアイコンをクリックしカスタムを選びます。
開いた入力欄に"見積書"のように半角の引用符で囲んで入力すると、その語句だけをぴたりと探し出せます。
③ 検索フォルダーに名前を付けて保存する
検索結果の一覧画面でリボンの「フォルダー」タブをクリックし「検索フォルダーを保存」→「新しい検索フォルダーの作成」を選んでください。
ダイアログが開いたら分かりやすい名前を入力し、保存先フォルダーを指定して「OK」を押します。
重複しない名前を付けると管理が楽になります。
④ 左ペインのフォルダーをクリックし即検索を試す
Outlookの左ペインに並ぶフォルダー一覧から、検索したいフォルダーをクリックします。たとえば「受信トレイ」や「送信済みアイテム」をピンポイントで選んでみてください。
フォルダーを選択すると検索ボックス下に「現在のフォルダーを検索」と表示されます。この状態でキーワードを入力してEnterキーを押すと、そのフォルダー内だけから結果が抽出されます。
プログラマーのちょい技：大量のメールがある場合は検索対象を限定すると処理が速くなる傾向があります。さらに時期や差出人で絞ると、ピタリと狙い撃ちできます。
完全一致検索が身についたら仕事をぐんと楽にする応用ワザ
完全一致検索を使いこなせるようになると、ほんのちょっとの工夫で仕事が楽になる応用ワザがいくつも出てきます。
| 応用ワザ | 役立つ場面 |
|---|---|
| 検索フォルダーの活用 | よく使う完全一致条件をワンクリックで呼び出すとき |
| 日付フィルターの組み合わせ | 特定期間の完全一致メールにすばやく絞り込むとき |
| ワイルドカード併用 | 前方一致や後方一致条件を混ぜたいとき |
| 検索条件の保存と共有 | チームで同じ検索設定を使い回すとき |
| 演算子との併用 | from:subject:hasattachments:などでさらに絞りたいとき |
これらのワザを組み合わせれば、毎日大量に届くメールの中から必要なものだけをすばやく取り出せるようになります。ちょっとしたコツで手間がグッと減るので、ぜひ試してみてください。
案件番号ごとに自動仕分けしたメールをすぐ開く
案件番号に含まれる数字を使って自動仕分けのルールを作成すると、新着メールが指定のフォルダーや検索フォルダーにサクッと振り分けられます。たとえば「PJ12345」というキーワードを条件にしておくと、プロジェクトに関連したメールだけがまとめて表示されるので、迷わず該当メールを開けます。
経験上、件名や本文のどこかに番号を拾えるようにしておくと安心です。プログラマーらしい小技として、文字パターン（ワイルドカード）をうまく使うと、フォーマットが少し違っていても自動でキャッチできる工夫ができます。
検索フォルダーで案件番号をキーにまとめて確認する
Outlookの画面左側にある「検索フォルダー」までスクロールしてください。万が一見当たらないときは、フォルダー一覧の最下部にあります。
「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」を選んでください。リストから「特定の言葉を含むメール」をクリックして「選択」を押します。
条件画面の「特定の言葉」に案件番号を入力します。件名や本文に一致させたいときは、必要に応じて「件名／本文」を選択してください。
同じ番号が含まれるメールだけを集めたいときは、前後にスペースや記号を入れずに番号だけ入力すると確実です。
作成後の検索フォルダーを右クリックして「名前の変更」を選びます。案件番号を含めた名前にしておくと、一覧から探しやすくなります。
仕分けルールと組み合わせて通知を減らす
通知が多すぎて大事なメールを見落としがちなら、仕分けルールをうまく使って、ピンポイントにだけデスクトップ通知を出すと安心です。
Outlook画面左上の［ファイル］→［オプション］→［メール］を開き、「メッセージ到着時にデスクトップ通知を表示」のチェックを外します。
［ホーム］タブ→［ルール］→［ルールと通知の管理］で「新しいルール」をクリックし、「空白のルールから開始」「受信メッセージに適用」を選びます。
条件一覧で「件名に特定の単語が含まれる」を選び、ここに正確なキーワードを入力して追加します。
アクション一覧で「デスクトップ通知を表示」のみチェックして［次へ］→［完了］を押します。
チーム用の共有語句を登録して漏れゼロにする
チームで使う専門用語やプロジェクトコードは入力ゆれが起きやすい。そんなときIMEのユーザー辞書に共有用語を登録すると全員が同じ文字列で入力できて、検索でもれがなくなります。
使い方は簡単で、よく検索するキーワードを辞書に登録してファイルで配布するだけ。登録された語句は候補に出るので、入力ミスや表記ゆれを気にせずにピタリと一致する検索ができます。
プログラマー仲間と辞書を更新しながら使ってみたら、検索ストレスがぐっと減りました。登録漏れが見つかったらすぐに追加できるのも便利です。
共通タグを引用符付きでテンプレート化する
Outlookの検索バーに"from:山田太郎"のように条件を含むタグ全体を"…"で囲みます。
入力した"from:山田太郎"部分をドラッグして選択し、「挿入」タブ→「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選びます。
分かりやすい名前とタグ用のカテゴリを決めて、OKを押して登録します。
OneNoteリンクを置いて連携をスムーズにする
連携したいノートをOneNoteで表示して画面上部の共有アイコンをクリックし「このページのリンクをコピー」を選びます。
リンクを貼り付けたいメールの下書き画面や予定の詳細画面を開きます。
カーソルを希望の位置に移動してコピーしたリンクを貼り付けます。
VBAマクロで複数の完全一致を一括検索する
Outlookの検索画面で一つずつキーワードを入力するのはけっこう手間ですよね。プログラマーらしい工夫でVBAマクロを使えば、あらかじめ用意した複数の語句をまとめて完全一致検索できます。フォルダをまたいでも一発で結果を取得できるので、メール整理のストレスがグンと減ります。
- 複数キーワードを一括処理：CSVや配列で語句リストを用意してワンクリックで連続検索
- 完全一致フィルタ：部分一致を排除してピンポイントでヒット
- 結果を見やすく出力：Excelシートやメッセージボックスで一覧化
プログラミング経験があると、ちょっとしたVBAのコード追加で日々のメール管理がパワーアップします。手動でポチポチ検索する時間を節約したい方にぴったりの方法です。
クイックアクセスツールバーにマクロを配置する
Outlook画面右上のクイックアクセスツールバーにある下向き矢印をクリックします。
表示されたメニューから［その他のコマンド］をクリックしてオプション画面を開きます。
オプション画面左の［クイックアクセスツールバー］を選び、［コマンドの選択］で［マクロ］を選択して追加したいマクロをクリックします。
［追加］ボタンで選択中のマクロをリストに移動させ、［OK］でオプション画面を閉じます。
マクロ実行が無効だと追加できません。［ファイル］→［オプション］→［セキュリティセンター］→［セキュリティセンターの設定］→［マクロの設定］で有効化してください。
語リストを配列で管理し結果をタブで表示する
まずJavaScriptの先頭で、探したいキーワードを配列にまとめます。あとから増やしたり減らしたりできるようにしておくと、保守性が高まります。
const words = ['未読','重要','添付あり'];
つぎにHTML側でタブと中身表示の枠を用意し、JavaScriptで要素を流し込めるようにidを付けておきます。
<ul id="searchTabs"></ul><div id="tabContent"></div>
この準備ができたら、配列をループして
- にタブ
- を、divにそれぞれ対応する結果エリアを動的に生成できます。
配列が大きくなると描画コストが増します。タブ生成時は不要な更新を防ぐ工夫を入れるとサクサク動きます。
よくある質問
Outlook検索で完全一致検索にするにはどうすればいいですか？
- Outlook検索で完全一致検索にするにはどうすればいいですか？
検索ワードを半角の引用符「”」で囲むと、フレーズ全体がまるごと一致するものだけが結果に出てきます。たとえば “会議資料” と入力すると、会議＋資料の両方が並んだ箇所だけを探せるようになります。英語でも同じ方法で快適に絞り込めるのでおすすめです。
複数フォルダーをまたいで完全一致検索したい場合はどうすればいいですか？
- 複数フォルダーをまたいで完全一致検索したい場合はどうすればいいですか？
「検索ツール」タブから「すべてのメールアイテム」を選ぶと、受信トレイだけでなく送信済みアイテムなどもまとめて検索できます。その状態で引用符検索をすると、指定したワードが含まれるメールをすべてのフォルダーから完全一致で拾ってくれます。
検索結果が遅いときの対策はありますか？
- 検索結果が遅いときの対策はありますか？
インデックスを再構築すると高速化できます。Windowsの「設定」→「検索」→「Windows検索の詳細設定」から「再構築」を選ぶと、Office関連のインデックスがリフレッシュされます。夜間など作業に余裕がある時間帯に実行するとスムーズです。
引用符を入れても完全一致にならないときは？
引用符を入れてもフレーズ検索がうまくいかないのは、Outlookの検索エンジンが単語の先頭一致を優先しているからです。
そんなときは、Ctrl+Shift+Fで開く「詳細検索」を使ってみてください。ここには「完全に一致する単語のみ」というオプションがあり、このチェックをオンにするとピタリと完全一致の検索ができます。GUI操作だけで設定できるので、レジストリを触らずに安心して試せる方法です。
英単語と日本語を混ぜたフレーズも一致させられる？
英語と日本語が混ざったフレーズも「”Project 進行状況”」のようにダブルクォートで囲むと、Outlookがひとつの文字列として扱ってくれます。
この方法だとProjectだけでなく進行状況まで含めた完全一致検索が可能です。
注意したいのは半角スペースと全角スペースが別の文字として認識される点です。入力時はスペースの種類を正しく選んでください。
英語と日本語を組み合わせた件名や本文を社内メールでよく使う方にとって、ピンポイントで探したいときに大活躍します。
エンジニア的な裏ワザとして、Windowsのインデックスオプションで「日本語テキストのフィルタ」を有効にすると、検索の精度と速度がグッと上がります。
検索が遅いと感じたらどうすればいい？
Outlookの検索がもたつくときは、まず探す範囲をぐっと絞ってみましょう。たとえば受信トレイだけや過去一週間のメールに絞り込むと、サクサク結果が返ってきやすくなります。
それでもまだ遅い場合は、Windowsの検索インデックスを見直すのがおすすめです。大きな添付ファイルや古いアーカイブメールがインデックスの邪魔をしていることがあるので、不要なフォルダーはインデックス対象から外すと、検索速度アップに役立ちます。
さらに、メールボックスを定期的にアーカイブして軽くしておくと、全体の動きがキビキビして気持ちいいですよ。
まとめ
Outlookの検索をピタリと完全一致させるには、インデックスを見直して再構築し、詳細検索でキーワードを引用符で囲むかフィールド指定を活用するのがポイントです。
これらのステップを実践すれば、余計な候補が減って目的のメールへすばやくたどり着けます。サクサク快適な検索体験をぜひ楽しんでください。