Outlookで毎回似た文章を書き直すたびに、定型文登録をしたいのに設定方法がわからず時間ばかり過ぎて困っていませんか？
経験をもとにした具体的な設定手順と少しのコツを知るだけで、慌ただしい朝でも数クリックで定型文を呼び出せます。メール作成の時短に加え、打ち間違いによる誤送信の不安もぐっと減ります。一度登録した文面はメールだけでなく予定表の招待状でも活用できるので、作業の幅も広がります。
さあ、マウスとキーボードを用意して、次の手順を試しながら体で覚えていきませんか。Outlookでのメール作成が驚くほどスムーズになります。
Outlookで定型文を登録してスッと呼び出す具体ステップ
何度も同じ内容を入力するのは疲れますよね。Outlookのクイックパーツを使えば、ワンクリックで呼び出せる定型文が登録できて、メール作成がグッと楽になります。
- クイックパーツを開く：リボンの「挿入」タブから「クイックパーツ」をクリック
- 定型文を新規登録：定型文にしたい本文を選択して「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選ぶ
- 名前とカテゴリを入力：わかりやすい名前と自分用のカテゴリを指定して「OK」を押す
- メール作成時に貼り付け：本文上で再び「クイックパーツ」を選び、登録した定型文をクリック
- リボンにボタン登録（応用）：［クイックパーツ］→［クイックパーツギャラリーの管理］からお気に入りをリボンに追加すると一段と素早く呼び出せる
プログラマーならではのコツとして、頻繁に使う定型文はリボン上でAlt＋数字キーのショートカットを割り当てると、クリック操作なしでサッと貼り付けられます。
クイックパーツを使う方法
Outlookのクイックパーツは、よく使うフレーズや文書の一部をギャラリーに登録しておき、ワンクリックで挿入できる心強い相棒のような機能です。定型文をわざわざテンプレートから引っ張り出す手間が省けるので、メール作業がパパッとスピードアップします。
本文の中で「この一文だけ」「この段落だけ」を何度も使いたいときに大活躍。書式やフォントサイズもそのまま残るから、毎回キレイな体裁をキープしつつ同じ文を貼り付けられます。署名の一部や注意書き、よくある案内文などをサクッと呼び出せるのがうれしいポイントです。
プログラマー目線のコツとしては、クイックパーツに登録する名前を短く整理しておくこと。名前を付けすぎると探すのに迷子になりますが、カテゴリを意識して「見積依頼_挨拶」「納期遅延_お詫び」など分かりやすくしておくと、あとで「あれどこだっけ？」と悩まずに済みます。
①新しいメールを開いて定型文にしたい文章を入力する
Outlookを起動したら画面上部の「新しい電子メール」をクリックしてください。またはキーボードでCtrl+Nを押すとメール作成ウインドウがパッと開きます。
本文欄が表示されたら、登録したい文章をそのまま入力します。書式がバラバラになりやすいときは、入力後に全選択(Ctrl+A)してCtrl+スペースで標準フォントにリセットすると見た目がスッキリします。
プログラマーならではのワザとして、Windowsのクリップボード履歴(Win+V)を使うと、以前コピーした文面をサクッと呼び出せるので便利です。
②文章を選択して挿入タブからクイックパーツを開く
まず、メール本文中で定型文として登録したい文章をドラッグして選びます。選択が正しくできていると、段落全体にハイライトがかかります。
リボンメニューの「挿入」をクリックし、クイックパーツを選んでクリックします。メニューが開いたら「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選んでください。
③定型句を保存を選んで名前を付けてOKを押す
保存用のダイアログが開いたら、〈名前〉欄にわかりやすいラベルを入力します。〈分類〉は「クイックパーツギャラリー」のままで問題ありません。最後にOKをクリックして登録完了です。
あとで一覧からさっと呼び出せるように、用途や文面の特徴が想像できる名前にすると便利です。
④別のメールで挿入タブからクイックパーツを選ぶ
Outlookで新しいメッセージを作成します。
上部の「挿入」タブをクリックし、「クイックパーツ」を選択します。
保存した定型文が一覧に表示されるので、使いたい名前を選ぶと本文内に挿入されます。
⑤一覧から登録した定型文をクリックして挿入する
メール作成画面で本文の挿入位置にカーソルを置きます。上部の挿入タブをクリックし、クイックパーツを選びます。表示された一覧から登録した定型文の名前を探してクリックすると、そのまま本文に挿入されます。
署名を活用する方法
Outlookにはメールの末尾に自動的に署名を挿入する機能があります。実はこの署名、挨拶文や注意書きなど好きな定型文をいくつでも登録できるので、手軽に使い回しができます。
署名を利用すると、リストアップした定型文をメニューからすぐ呼び出せるのが魅力です。メール作成中にカーソルを置いて署名アイコンをクリックすれば、サクッと本文に追加できます。
この方法は、プロジェクトごとに異なる注意事項を都度挿入したいときや、社外向けの定型フレーズを何種類も使い分けるときにぴったりです。プログラマーの視点では、HTML形式で保存しておけばコードブロックの装飾もそのまま再利用できるのがうれしいポイントです。
テンプレート機能ほど設定は大がかりにならないので、まずは気軽に署名に定型文を登録してみると、メール作業がかなりスムーズになります。
①ファイルタブからオプションを開く
Outlook for Microsoft 365をWindows 11で開いたら、画面左上にあるファイルタブをクリックしてください。
バックグラウンドで設定画面が表示されるので、画面下部にあるオプションを選んでクリックします。
②メール設定で署名をクリックする
画面右上の歯車アイコンをクリックして設定を開いたら、表示されたメニューからメールを選びます。
作成および返信をクリックすると、署名の編集エリアが表示されます。
ここで既存の署名をクリックすると、すぐにテキストを編集できる状態になります。
③新規作成で署名名を入力する
「新しい署名」のダイアログが開いたら、わかりやすい名称を入力しましょう。部署名や用途（例：営業用、社内連絡用）を含めると後で迷わず選べます。
署名名は後から変更できるものの、最初に整理しやすい名前を付けておくと、複数用意したときにパッと選べて助かります。
④署名編集欄に定型文を入力して保存する
Outlookの設定画面で「メール」→「署名」へ進み、エディタを表示してください。
あらかじめ作成しておいたテキストファイルから定型文をコピーして、エディタ欄に貼り付けてください。
画面下部の「保存」ボタンをクリックして、登録した定型文を署名として保存してください。
⑤メール本文の署名ボタンから定型文署名を挿入する
メール作成画面を開いて、本文を挿入したい位置にカーソルを置きます。
リボンの挿入タブから署名をクリックしてください。
表示された一覧から先ほど登録した定型文署名を選ぶと、本文にそのまま挿入されます。
テンプレートファイルを作る方法
テンプレートファイル（.oft）を作ると、毎回同じ内容のメールを新規作成画面でサッと呼び出せます。新規メールに文章を手入力したりコピペしたりする手間がなくなるうえ、うっかり文章を消してしまう心配も減らせます。
活用ポイントは保存場所の工夫です。共有用テンプレートは社内ネットワークの専用フォルダにまとめるとチームのみんなで使えて便利ですし、自分用はローカルの「テンプレート」フォルダに整理すると見つけやすくなります。バージョン管理のためにファイル名に日付や用途を入れておくと、あとで振り返りやすいですよ。
①新しいメールを開いて件名と本文に定型文を書く
まずOutlookを立ち上げてリボンの「新しいメール」をクリックするかCtrl+Nで新規作成ウィンドウを表示します。
件名欄にはあとで呼び出しやすい定型タイトルを入力します。たとえばご請求書送付のご案内やミーティング日程調整など、用途がひと目で分かる文言が便利です。
本文欄には挨拶・要件・結びの言葉を順番に書いていきます。日付や部署名など変わる部分は仮のテキストにしておくと、後で編集しやすくなります。
件名と本文を入力し終えたらドラッグで選択して、次のステップでQuick Parts登録の準備は完了です。
②ファイルタブから名前を付けて保存を選ぶ
③ファイルの種類をOutlookテンプレートにして保存する
「名前を付けて保存」画面でファイルの種類欄の▼をクリックします。表示されたリストを下にスクロールしてOutlookテンプレート（*.oft）を選びます。
初期設定ではC:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesフォルダーが開きます。分かりやすい場所に移動してファイル名を付け、〈保存〉をクリックします。
④ホームタブの新しいアイテムからその他のアイテムを開く
Outlookの画面上部にあるホームタブをクリックし、新しいアイテムを選びます。メニューが開いたらその他のアイテムにポインターを合わせ、サブメニューを表示させましょう。
⑤フォーム選択をクリックしてユーザーテンプレートから開く
Outlookのメニューで開発（デベロッパー）タブを選んでからフォーム選択をクリックします。
表示されたダイアログの〈参照先〉プルダウンでユーザーテンプレート ファイル システムを選び、先ほど保存したテンプレートを選択して開くをクリックしてください。
定型文を使ってもっとラクになる応用アイデア
定型文の基本をマスターしたら、次はもっと便利に使えるアイデアを取り入れてみましょう。ちょっとした工夫でメール作成の手間がグッと減りますよ。
| 応用テクニック | 役立つ場面 |
|---|---|
| フォルダー管理でさくっと切り替え | プロジェクトや取引先別に整理してすぐに呼び出せる |
| ショートカットキー連携 | キーボード操作だけでテンプレ挿入から送信まで完結 |
| VBAマクロで自動化 | 定期レポートや週次報告をワンクリックで作成 |
| クイックステップ活用 | 宛先・件名・本文をまとめて一発設定 |
| カスタムビューで選別 | よく使う定型文だけを一覧表示して迷わない |
どれもWindows歴10年のプログラマー経験から試してみて効果を実感した方法です。ぜひ取り入れて、サクサクメールを楽しんでくださいね。
ショートカットキーで一瞬挿入
キーボードだけでポンと定型文を呼び出せるのが、ショートカットキー挿入のいいところです。Outlookのメール作成画面で、事前に設定した名前（たとえば「greeting」など）をタイプしてからF3キーを押すだけで、面倒なマウス操作を一切はぶいて一瞬で文章が挿入できます。
開発現場でよく使う挨拶文や署名は、Alt＋F3で登録→F3で呼び出しの流れを体に覚えさせると格段にスピードアップします。名前は短めにしておくと入力ミスも減るので、ぜひ試してみてください。
クイックパーツをAltキーで呼び出して矢印キーで選ぶ
Altキーを押すとリボン上にショートカットキーが表示されます。続けてNキー→Qキーの順に押すと、クイックパーツのギャラリーが開きます。
↑↓矢印キーで登録済みの定型文を選択し、Enterキーを押すだけで本文へサッと挿入できます。
テキスト展開ソフトで署名定型文を割り当てる
まずPhraseExpressやTextExpanderなどWindows対応のテキスト展開ソフトを公式サイトからダウンロードしてインストールしてください。Windowsの設定画面は触らずに済むので気軽に始められます。
ソフトを起動したらスニペット（定型文）の管理画面を開きます。フォルダを「署名用」に分けると整理しやすくなります。
スニペットの内容欄に自分の署名をペーストします。メールアドレスや連絡先も一緒にまとめておくと後から手直しが楽になります。
トリガー文字列（例「;sig」）を設定し、Outlookのメール本文で入力すると自動展開されるか試してください。プログラマー視点では重複しない文字列を狙うと安心です。
チームで定型文を共有する
チーム内で同じあいさつ文や案内文を使うと、お客さまに一貫した印象を与えられます。Outlookのクイックパーツをエクスポートして共有フォルダに置いておけば、みんながサクッと呼び出せて便利です。
さらに、Teamsのファイルタブと連携させると更新履歴が自動で残るので、「いつ変更されたか」をすぐに確認できます。最新版をチェックしておけば、書き直しや「古い文面を送ってしまった！」という慌てるミスを防げます。
共有可能なテンプレートフォルダを作って保存する
まずはみんながアクセスできる場所に「Outlookテンプレート」というフォルダを作ります。
- OneDriveや社内共有サーバーを開く
- 空き領域を右クリックして新規フォルダを選択
- フォルダ名を「Outlookテンプレート」と入力してEnter
- Outlookを開き、ホームタブ→定型句→定型文の管理をクリック
- 「ファイルから追加」をクリックし、先ほど作ったフォルダに保存
OneDriveやSharePointにテンプレートを置いて全員で参照する
OneDriveまたはSharePointのブラウザ画面から、社内用テンプレート保存用のフォルダを作ります。必要に応じて「閲覧のみ」「編集可」のアクセス権をメンバーに付与してください。
Outlookで定型文を新規メールに貼り付けたら、[ファイル]>[名前を付けて保存]で.otf形式(.oft)ファイルとしてローカルに保存します。その後、先ほど作成したフォルダにドラッグ＆ドロップしてアップロードしてください。
Outlookで新規メール作成画面を開き、[ホーム]>[新しいアイテム]>[その他のアイテム]>[フォームを選択]をクリックします。[ファイルシステム]タブを選び、アップロード先のOneDrive/SharePointフォルダをナビゲートして該当の.oftを指定すると定型文が呼び出せます。
テンプレート名に更新日やバージョンを含めておくと、古い文面を使うミスを避けられます。
画像やリンク入りのリッチ定型文を作る
画像やリンクを含めたリッチな定型文は、文字だけの挨拶文よりずっと印象に残りやすいです。例えば会社のロゴや商品の写真を入れておけば、一目で誰からのメールかがわかりますし、リンクを設定しておけばワンクリックで社内資料や製品ページに誘導できます。
実際に私も社内向けの案内メールでバナー画像＋「詳細はこちら」のリンクを定型文に組み込んで使ったところ、クリック率がぐっと上がりました。視覚的な訴求と即行動を両立できるので、重要な情報を確実に届けたいときにぴったりです。
画像をコピーしてクイックパーツに含める
Windowsのエクスプローラーで登録したい画像ファイルを右クリックしコピーを選ぶか、ファイルを開いてCtrl+Cでクリップボードにコピーします。
Outlookの「新しいメール」を開き、本文欄をクリックしてCtrl+Vで先ほどコピーした画像を貼り付けます。
貼り付けた画像をクリックして選択状態にし、[挿入]タブ → [テキスト]グループ → [クイックパーツ] → [選択範囲をクイックパーツに保存]を選びます。
ダイアログで名前やカテゴリを設定して［OK］を押せば保存完了です。
ハイパーリンクを挿入してテンプレートとして保存する
Outlookで新規メールを開いたら、本文にテンプレート化したい文字列を書いてから文字列をドラッグして選択します。
リボンの「挿入」タブをクリックし、「リンク」を選んでURLを貼り付けてテキスト表示名を確認し、OKを押します。
続いて選択したリンク付き文字列を右クリックし、「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」を選びます。
名前にわかりやすいキーワードを入れておくと、あとで呼び出しやすくなります。分類も必要なら設定して保存してください。
よくある質問
定型文の保存に失敗してしまいます。何が原因でしょうか？
- 定型文の保存に失敗してしまいます。何が原因でしょうか？
Outlookでは定型文に画像や署名のHTMLが含まれていると登録時にエラーになることがあります。実体験から、保存前に画像や署名を一時的に削除してからテンプレート化すると問題なく登録できます。そのあと保存済みテンプレートを開いて再度画像や署名を追加してください。
複数の定型文をフォルダ分けしたいです。整理するコツは？
- 複数の定型文をフォルダ分けしたいです。整理するコツは？
プログラマー的視点で、定型文名の頭にカテゴリコードを付けると並び替えがしやすくなります。例えば「PR_お知らせ」「INQ_問い合わせ対応」のようにするとアルファベット順でまとまります。フォルダビューをカスタマイズしておくとさらに見つけやすくなります。
Outlookのバージョンが異なると手順は変わりますか？
- Outlookのバージョンが異なると手順は変わりますか？
最新のMicrosoft 365やOutlook 2021ではUIが共通化されており、定型文（クイックパーツ）の登録手順はほぼ同じです。筆者が確認した限り、メニューの呼び出し位置が微妙に変わる程度で大きな差異はありませんでした。
クイックパーツがグレー表示で選べないのはなぜ？
Outlookでクイックパーツがグレーアウトになる一番多い理由は、メールの形式がHTML以外になっているからです。プレーンテキストやリッチテキストだと呼び出しができないので要チェックです。
それ以外に、カーソルが本文領域外にあるとメニュー自体が選択できません。返信ウィンドウの本文をクリックしてアクティブにしてから操作しましょう。
また、Outlook Web版ではクイックパーツ機能が提供されていないこともあります。デスクトップ版Office 365を開くと使えるので、Web版をお使いの場合はアプリに切り替えてみてください。
プログラマー目線のひと工夫として、Wordをメールエディターに設定すると内部的にWordの機能で動くため安定します。ファイル→オプション→メール→エディタオプションから有効にしておくと安心です。
以上をチェックすればほとんどのグレーアウトは解消します。改めて本文をアクティブにしてクイックパーツを呼び出し、サクサク定型文を挿入してみてください。
署名に画像を入れたのに相手に届かないのはどうして？
署名に入れた画像が届かないのは、Outlookが署名内の画像を「リンク参照」扱いにしているからです。見た目は一緒でも、実際には外部サーバーから呼び出して表示しているので、受信側のメールソフトが外部画像を読み込まない設定だと真っ白になります。
対策としては、署名に画像を貼り付ける際にインライン（埋め込み）にすることです。署名の編集画面で画像を右クリック→「図の書式設定」→「データに埋め込む」にチェックを入れるか、「ファイルから貼り付け」を選ぶと、メール本文と一緒にデータとして送られるようになります。
注意点：画像を埋め込むとメールサイズが大きくなるため、あまり大きすぎないようにリサイズしておくと安心です。
テンプレートをダブルクリックすると返信メールになるの？
- テンプレートをダブルクリックすると返信メールになるの？
-
いいえ、保存したメールテンプレート（.oftファイル）をダブルクリックすると新規作成用のウィンドウが開きます。受信メールへの返信扱いにはならないので、返信元の宛先や件名を引き継ぎたいときは、該当メールを選択した状態でクイックステップやクイックパーツを使って本文を挿入する方法がおすすめです。
定型文を修正すると上書き保存できる？
Outlookの定型文（クイックパーツ）は、修正しただけでは自動で上書き保存されません。元の登録を置き換えたいときは、手動で定型文の内容を更新する必要があります。
更新するときは、リボンの「挿入」タブから「クイックパーツ」→「ビルディングブロックの整理」を開きます。一覧から変更したい定型文を選び、「編集プロパティ」をクリックして本文を修正したうえで「保存」を押せば、同じ名前で上書き登録ができます。
ビルディングブロックの整理画面で別名保存するとオリジナルはそのまま残るので、意図しない置き換えに注意してください。
定型文を別のパソコンに移すにはどうすればいい？
別のパソコンで同じ定型文を使いたいときは、定型文が入っているテンプレートファイルをそのまま移してしまうのがいちばん手軽です。
- テンプレートファイルをコピー：エクスプローラーで
C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\QuickParts\TemplateFile.datを探して、新旧パソコン間でそっくり上書きする。 - PSTファイル経由のエクスポート：Outlookの「ファイル＞開く/エクスポート＞インポート/エクスポート」で定型文を含むPSTを出力し、新環境で同じ手順で読み込む。
- Office 365の同期機能を活用：Microsoftアカウントでサインインすると、定型文がクラウド経由で自動的に新しいパソコンに流れ込む。
移行前にOutlook本体を完全終了しておかないと、テンプレートファイルの変更が反映されないことがあります。
まとめ
Outlookで定型文登録を使うと、よく使う挨拶やお知らせをワンクリックで呼び出せるようになりますので、メール作業のムダなコピペがなくなります。
手順としては、ホームタブのクイックパーツを開き、選択した本文にわかりやすい名前を付けて保存します。呼び出しは同じメニューから保存済みアイテムを選ぶだけで完了します。プログラマーならではのコツとして、よく使う定型文にはキーボードショートカットを割り当てると、さらにテンポよくメールを作成できます。
まずは基本の挨拶文や署名から登録してみて、慣れてきたら案件や顧客ごとにフォルダ分けしてみましょう。定型文を増やすほどメールの流れがスムーズになり、ほかの業務に集中できる時間が増えます。