会社の共有カレンダーでOutlookを開くたび、プライベートな用事を同僚に覗かれそうで非公開の予定にしたいのに方法が分からず困っていませんか？
ここでは鍵アイコンの位置からショートカットキーまで画面を追いながら丁寧に案内します。数クリックで詳細を隠しつつ日時は共有できるようになるため、会議の誘いを無理に断られる心配も減り、気兼ねなく作業に集中できます。
まずは手元のカレンダーを開き、案内に沿ってひとつだけ非公開設定を試してみてください。流れを体で覚えた後は、大切な用事を安心して登録できるようになり、毎日の予定管理がぐっと軽やかになります。
Outlookで予定を非公開にするやり方をまるっと紹介
外出先や社内会議の予定、ちょっと人に見られたくないことありますよね。カレンダーを共有していると、プライベートな用事が丸見えになると気まずいこともあるはずです。
ここでは、Windows版のOutlookデスクトップ、ブラウザーから使えるWeb版、スマホアプリ版まで、主要な環境で予定をサクッと非公開にする方法をまとめています。プログラマーならではのちょっと便利な小ワザも交えつつ紹介するので、あなたの使い方にピッタリのやり方を見つけてください。
- Outlookデスクトップ版で「プライベート」マーク：最も手軽に非公開にできる標準機能です。
- Web版Outlookで予定の感度設定：ブラウザー上で選択肢を切り替えるだけの簡単ステップです。
- スマホアプリでプライベートスライド：外出先でも数タップで隠せるから安心です。
- Graph APIで一括設定スクリプト：プログラマー向け、複数の予定を自動で非公開にできます。
手軽さ優先ならデスクトップ版の「プライベート」マークがおすすめですし、スクリプトで大量の予定をまとめて隠したいならGraph APIを使った方法がイチ押しです。次から具体的な手順を順番に見ていきましょう。
新しい予定を作りながら非公開をオンにする
新しい予定を追加するときに、作成ウィンドウの上部にある鍵マーク〈プライベート〉アイコンをクリックしておけば、はじめから非公開の状態で登録できます。カレンダーが共有されているときでも、うっかり中身を見られる心配がなく安心です。
Outlookのデスクトップ版でもWeb版でも同じ手順でOK。プログラミングの打ち合わせや個人作業の時間など、誰にも知られたくないスケジュールをまとめて管理したいときにぴったりです。ショートカットキーと組み合わせて使えば、思い立った瞬間にサクッと非公開設定ができます。
①カレンダー画面を開いて新規予定ウィンドウを表示する
Outlookを起動後に左下のカレンダーアイコンをクリックしてカレンダー画面に切り替えます。キーボード操作ではCtrl＋2で一発切り替えが可能です。
予定を追加したい日付や時間枠をダブルクリックすると、新しい予定ウィンドウがパッと現れます。リボンのホームタブから新しい予定を押しても同じウィンドウを開けます。
②リボンの鍵マーク非公開をクリックする
予定を作成したあと、ウィンドウ上部のリボンにある鍵のアイコンを探してください。鍵マークをクリックすると「非公開」に切り替わり、他の人から予定の詳細が隠れます。
鍵アイコンを押したあと、アイコンが塗りつぶされているか確認しましょう。これで非公開設定が完了です。
③タイトルと詳細を入力する
開いた予定ダイアログの一番上にある「タイトル」欄をクリックして、予定の名前を入力してください。次にTabキーを押すとスムーズに「詳細」欄に移動できます。
「詳細」欄には場所や準備するもの、会議のアジェンダなどを整理して書くと後から見返したときに役立ちます。
よくある定型文はクリップボードに登録しておくと、毎回入力しなくて済むので時短になります。
詳細欄の文字数は特に制限がないものの、改行位置で見やすさが変わるので必要に応じて調整しましょう。
④保存して閉じるを押して予定を確定する
すべての入力が終わったら、画面左上の保存して閉じるボタンをクリックします。この操作だけで、新しい予定がカレンダーに追加されます。
キーボード操作が好みの場合は、Ctrl+Sキーを押しても同じように保存できます。閉じたあと、カレンダーに予定が反映されているか確かめてみましょう。
すでに入れてある予定をあとから非公開に切り替える
Outlookで作成済みの予定をあとから非公開に切り替えるのはとても簡単です。既にスケジュールに登録したものを開いて、プライベート設定をオンにするだけで予定の詳細が他の人に見えなくなります。
Windows版のOutlookでは予定をダブルクリックして詳細ウィンドウを表示し、上部リボンの鍵マークがついた「非公開」ボタンを押すだけでOKです。Outlook on the webでも、予定の編集画面で同じようにプライベート切り替えが可能です。
初めに非公開設定を忘れても後からまとめて切り替えできるので、ふとしたときにプライバシー対策をおこないたい場面で役立ちます。
①非公開にしたい予定をダブルクリックで開く
まずOutlookを開いて、画面左のカレンダーアイコンをクリックします。表示されたカレンダーから、非公開にしたい予定がある日付や時間を探してください。
予定を見つけたら、その枠をすばやく2回連続でクリックします。そうすると予定の詳細画面がポップアップで開きます。
Tip：予定が小さくてダブルクリックしづらい場合は、画面右上の「表示」タブで「週」や「日」ビューを選ぶと枠が広がって操作しやすくなります。
②リボンの鍵マーク非公開をクリックする
予定の編集画面で上部リボンにある鍵アイコンを探してください。
鍵アイコンをクリックするとステータスが「非公開」に切り替わります。
③内容を確認して保存して閉じるを押す
表示されている内容に間違いがないかもう一度チェックしてください。設定に問題がなければ、画面下部の保存して閉じるをクリックします。これで予定が非公開になります。
④カレンダーに鍵アイコンが付いたか確かめる
鍵アイコンがカレンダー上の予定タイトルの横に表示されていれば、非公開設定がちゃんと反映されています。もしアイコンが見当たらないときは、ブラウザやアプリをいったん更新してみてください。
ショートカットキーでぱぱっと非公開を設定する
Outlookの予定を選んだらCtrl+Shift+Hキーを押すだけでぱぱっと非公開に切り替えられます。リボンをいちいち開かなくてもいいので、サクサク操作したいときにぴったりです。
急ぎで共有しなきゃいけないときや、ちょっとした裏スケジュールを他人に見せたくないときにも重宝します。キーボード操作を取り入れると、プログラマー目線ならではのスマートな仕事術が身につきますよ。
①予定ウィンドウを開いた状態でAltとHを押す
予定を作成または編集するウィンドウをアクティブにしてから、Altキーを押したままHキーを押します。リボンの「プライベート」アイコンがオレンジ色に光り、非公開設定が有効になります。
リボン操作をマウスで探す手間が省けるので、ショートカットに慣れておくとスケジュール管理がよりスムーズになります。
②続けてVそしてPを押して非公開をオンにする
予定の詳細ウィンドウが開いている状態でVキーを押し、続けてPキーを押します。予定のタイトルバーに鍵マークが付いていれば非公開が有効です。
③Enterで保存して閉じる
予定の詳細画面が開いたままの状態でキーボードのEnterキーを押しましょう。これだけで編集内容がその場で保存されてウィンドウが閉じられます。
④カレンダーで鍵アイコンを確認する
プライベート設定した予定がカレンダーに表示されたら、予定タイトルの左側にある小さな鍵アイコンを探します。鍵マークがあれば非公開状態がちゃんと反映されています。
非公開設定を使いこなしてカレンダー管理をもっと楽しく
非公開設定は隠すだけじゃなく、ちょっとしたひと工夫でカレンダー管理をもっと楽しくしてくれます。
| 応用テクニック | 役立つシーン | 楽しむポイント |
|---|---|---|
| ステータスのみ公開 | 会議中や集中タイムを知らせつつ内容を隠したいとき | 忙しそうだけど詳細は内緒な演出でチームに配慮 |
| カテゴリと連携 | プライベート予定を色分けしてひと目で判別 | お気に入り色で秘密のお出かけもぱっと判別 |
| モバイル通知活用 | 外出先で急なプライベート予定を見逃さない | スマホでサクッと確認できる安心感 |
これらの応用を組み合わせれば、隠したい予定はしっかり守りつつ、見せたい情報だけスマートにアピールできます。自分らしいカレンダー管理で、毎日のスケジュールがもっと楽しくなります。
カテゴリと非公開をひとまとめにしてワンクリック登録
プライベートな予定を作るたびにカテゴリと公開範囲を個別に設定するのは意外と手間ですよね。クイックステップを活用すると、カテゴリと非公開設定をまとめてワンクリック登録できるボタンをリボンに追加できます。
このボタンを押すだけで、あらかじめ決めた色分けカテゴリが自動で付与され、非公開フラグもONのまま新規予定フォームが立ち上がります。毎回の設定漏れを防ぎながら、サクッとスケジュール登録したい人にぴったりの方法です。
Outlookのクイック操作に非公開と色カテゴリを追加する
Outlookの「クイック操作」に「非公開」と「色カテゴリ」を登録しておくと、スケジュール作成時にワンクリックでプライベート設定や色分けができます。ここではふたつのクイック操作を順番に追加する方法を紹介します。
Outlookのホームタブからクイック操作をクリックし、「クイック操作の管理」を選びます。
「新しいクイック操作」→「カスタム」を選び、名前を「非公開」にします。アクションから「アイテムをプライベートにする」を追加し、保存ボタンをクリックします。
同じく「新しいクイック操作」→「カスタム」を選び、名前を「色カテゴリ」に設定します。アクションで「カテゴリを割り当て」を選び、お好みの色カテゴリを指定して保存します。
これで予定一覧画面や新規作成画面から、登録したクイック操作をクリックするだけで非公開設定や色分けがすぐにできるようになります。
ひな形を活用して機密ミーティングを秒速で作る
Outlookのミーティングを毎回ゼロから設定するとプライベート指定を忘れたり必要項目を入れ漏らしたりしがちです。でもあらかじめひな形として「プライベート」「参加者」「定型タイトル」を登録しておけば、日時と件名をサッと変更するだけで機密ミーティングが秒速で作れます。
実際に何度も招待ミスして慌てた経験があるのですが、ひな形を使い始めてからは「ちゃんと非公開になっているかな？」という不安からも解放されました。毎回同じ設定を流用できるので時間短縮につながり、安心感もバツグンです。
さらにエンジニアらしい裏ワザとして、Quick StepsやVBAマクロにこのひな形作成を登録しておくと、ボタン一押しで同じ雛形からミーティング招待がポンッと出せるようになります。
テンプレートファイルに非公開設定を入れて保存する
Outlook上部のリボンに「開発」タブが見当たらない場合は、ファイル→オプション→リボンのユーザー設定を開いて「開発」にチェックを入れてください。
開発タブから「フォームのデザイン」をクリックし、「予定表アイテム（Appointment）」を選択して「開く」をクリックします。
デザイン画面の「プロパティ」タブを開き、プライベート（Private）のチェックボックスを右クリックして「既定値に設定」を選択してください。
開発タブに戻り「フォームの公開」→「パーソナル フォーム ライブラリ」を選択して名前を付けて保存すると、次回からこのテンプレートでイベント作成できます。
公開後にデザインを変更するには、開発タブの「フォームのデザイン」でライブラリから呼び出してください。
スマホ版Outlookでも同じように非公開を保つ
外出先でスマホから予定を追加する時でも、プライベートな内容は誰にも見られたくないですよね。
スマホ版Outlookにも、予定入力画面の「詳細」欄に非公開設定があるので、タップだけでサクッとプライバシーを守れます。
実際に出張中にカフェで打ち合わせの後、個人的な用事を登録した際も、ワンタップで「非公開」に切り替えられたので安心感バツグンでした。
モバイルアプリの予定詳細画面で鍵アイコンをタップする
Outlookのモバイルアプリで該当の予定詳細を開いたら、画面右上にある鍵アイコンを探してそっとタップします。鍵マークが濃い色に変われば、その予定が非公開に設定された合図です。
よくある質問
予定を非公開にすると他のユーザーには何が見える？
- 予定を非公開にすると他のユーザーには何が見える？
時間帯だけが「非公開の予定」として表示され、件名や詳細はまるごと隠れます。社内のカレンダーでも同じ動きで、誰がいつ何をしているかは想像できても内容は分かりませんでした。
すでに作成した予定をあとから非公開にできますか？
- すでに作成した予定をあとから非公開にできますか？
はい。該当の予定をダブルクリックして開き、リボンのカギマークの「プライベート」ボタンをクリックするだけです。クリックを外せば公開に戻るので、柔軟に切り替えられます。
スマホのOutlookアプリから非公開設定はどう行う？
- スマホのOutlookアプリから非公開設定はどう行う？
イベントを開いて鉛筆アイコンをタップし、詳細画面の下の方にある「プライベート」スイッチをオンにするだけです。オンにするとカギマークが有効になり、PCと同じように内容が隠れます。
非公開にした予定は共有カレンダーでどう見える？
共有カレンダーで非公開設定の予定を見ると、ほかのメンバーには時間帯だけが表示され、タイトルや場所、メモなどの詳細は隠れます。「非公開の予定」や「プライベート」といったラベルだけが表示されるため、内容を知られたくない時に安心です。
| 閲覧者 | 表示内容 |
|---|---|
| 予定の作成者 | タイトルや詳細が全部見える |
| 共有先のメンバー | 時間枠のみ／タイトルは「非公開の予定」 |
会議招待を送った相手には詳細が隠れる？
予定を「非公開」にしても、招待された相手には登録したタイトルや場所、説明がそのまま届きます。
非公開設定は自分のカレンダーの「空き時間」「重複確認」画面でのみ内容を隠す仕組みです。招待メールを受け取ったユーザーは、承諾すれば詳細を確認できるため、会議の中身を知られずに開催したい場合は別途メールでの案内や外部ツールの利用を検討してください。
プログラマー目線の裏ワザとして、Graph APIやExchange Web Servicesを使って参加者に送るメッセージ本文をカスタマイズすれば、カレンダー上には最低限の情報だけを載せる運用も可能です。
スマホ版で非公開ボタンが見つからないときは？
スマホ版Outlookでは画面をすっきり見せるため「非公開」ボタンが直接表示されていないことが多いです。
予定作成画面の右上にある「︙」メニューをタップすると「プライベート」切り替えが出てきます。もしメニュー内にも見当たらない場合は、アプリを最新バージョンにアップデートしてみてください。それでも難しいときは、スマホのブラウザでOutlook Web版を開き「デスクトップ表示」に切り替えると、パソコンと同じ操作感で非公開設定ができるようになります。
全部の予定を自動で非公開にする方法はある？
手動でひとつずつ「非公開」にしなくても、VBAマクロを使って予定をまとめて非公開設定にすることができるよ。予定が大量にあったり、うっかり公開し忘れるのが不安なときにぴったりな方法で、作成済みの予定はもちろん、新規作成時にも自動で公開範囲を制限できるから、毎回の手間をグッと減らせるんだ。
まとめ
Outlookでのプライベート予定設定はとっても簡単です。以下の3ステップで誰にも見られたくないスケジュールをしっかり守れます。
- 手順1：編集したい予定をダブルクリックして開きます。
- 手順2：リボンの「プライベート」アイコンをクリックします。
- 手順3：画面左上の「保存して閉じる」をクリックして完了です。
たったこれだけで大切な予定は非公開になり、安心してスケジュール管理ができます。明日からさっそく試してみてくださいね。