Outlookのメール一覧で、どのメッセージに後で対応するかを示すマークが付けられず、気付いたら大切な用件を見落としてしまうことはありませんか。
ここでは、旗アイコンの付け方から期限付きリマインダーの活用、さらに色分けや自動振り分けまで、メール整理を素早く終わらせる具体的な手順を優しく丁寧に案内します。これらを身に付ければ、対応漏れに追われるストレスが減り、作業にゆとりが生まれます。
画面を見ながら順に進めるだけで迷いませんので、受信トレイを開いて最初のメールに旗を付けるところから試してみてはいかがでしょうか。視界がすっきりし、後回しへの不安がぐっと小さく感じられるはずです。
Outlookのマークでメールに旗を付ける手順をぜんぶ紹介
メールをあとで見返したいときに便利な旗アイコンは、Outlookで複数の方法で付けられます。受信トレイ画面からすばやく操作する方法や、メールをじっくり開いたときの方法、プログラマーならではのショートカット活用まで。いずれも手順はシンプルなので好みに合わせて試してください。
- 一覧画面で旗を付ける：受信トレイのメール右端にある小さな旗アイコンをクリック
- メール詳細画面でタグを選ぶ：開いたメールのリボンにある「フォローアップ」グループから旗を選択
- ショートカットで手早く：選んだメールでCtrl+Shift+Gキーを押し、旗をセット
どの方法もクリックやキー操作だけなので、シーンに合わせてさっと旗付けできます。プログラマー的なお役立ちポイントとして、よく使う操作はクイックアクセスツールバーに追加すると、画面のどこにいてもワンクリックで旗が付けられてお勧めです。
リボンボタンで旗マークを付ける
リボンの「ホーム」タブに並ぶ旗のアイコンをポンとクリックするだけで、迷わずメールに旗を付けられます。直感的な操作感がうれしくて、初めてでもサクサク進めるのが魅力です。
特に大切なやり取りをあとで見返したいときや、進捗管理に役立てたいときにぴったりです。リボンの位置は固定なので、探す手間がなく一手間でフラグ付けできるのがうれしいポイントです。
①受信トレイで目印にしたいメールをクリック
Outlookを起動して左側のメールフォルダーから受信トレイを開き、旗を付けたいメールをクリックします。メールが青く反転して選択されたら次のステップに進みます。
②ホームタブの旗アイコンを押して完了日を選ぶ
Outlookを起動したら、ウインドウ上部のリボンでホームタブをクリックしてください。
メール一覧で完了マークを付けたいメールを選び、ホームタブの旗アイコン右側▼をクリックしてください。メニューから今日・明日・今週・カスタムなど好みの完了日を選べます。
カスタム日付を入れるなら、旗アイコン→カスタム日付を選ぶとカレンダーが開きます。具体的な期日があるときに便利です。
③人形マークが付いたら設定完了を確認
メール一覧に戻って件名の左側をチェックしてください。人形マークが付いていれば旗の設定がきちんと反映されています。
もし人形マークが見当たらないときは、Outlookの表示を更新してみてください。
④もう一度旗を押して取り消す方法も覚える
フラグを外したいメールを選んで、リストの右端やメッセージヘッダーにある旗アイコンをもう一度クリックします。オレンジ色の旗が消えて、元の状態に戻ります。
フラグを解除すると設定していたリマインダーもキャンセルされるので、再度通知が必要な場合は改めてフラグを付けてください。
右クリックメニューで旗マークを付ける
メール一覧で対象のメッセージを右クリックすると、コンテキストメニューが開きます。その中にある旗マークを選ぶだけでフラグが付きますから、リボンをたどらなくても直感的に操作できます。
この方法はマウスをメインに使う方や、ふだんショートカットキーをあまり使わない方にぴったりです。複数メールをまとめてフラグ付けしたいときにもサクッと選択できて、作業の流れが途切れにくいのがうれしいポイントです。
①メールを右クリックしてフォローアップを選ぶ
Outlookの受信トレイや任意のフォルダーを開いて、旗を付けたいメールを見つけたら、そのメールの上でマウスの右ボタンを押してください。
表示されたメニューの中から「フォローアップ」を選びましょう。期日を決めたい場合は、サブメニューで日付や「カスタム」をクリックして好みのリマインダーを設定できます。
②期間を選択してOKをクリック
ドロップダウンメニューを開いて、今日・明日・今週など希望の期間を選んでください。カレンダーアイコンを使えば、さらに細かい日付指定もできます。
選択が済んだら、ダイアログ右下のOKボタンを押します。これでメールに指定した期日のフラグが付きます。
③旗が表示されたらリマインダーも設定できる
受信トレイでリマインダーを設定したいメールの旗アイコンをクリックし、メニューを表示します。
プルダウンから「リマインダーの追加」をクリックし、好みの日時を入力して「保存」を押します。
リマインダーは予定表やTo-Doバーにも表示されるので、重複しないように注意しましょう。
ショートカットキーで旗マークを付ける
キーボード操作が好きな人には、マウスに手を伸ばさずに旗マークを付けられるショートカットがおすすめです。メールを選んでからキーを押すだけなので、作業の流れを止めずにさくっとフラグ管理ができます。
①メールを選んでCtrl+Shift+Gを押す
フラグを付けたいメールを一覧からクリックして選びます。選択した行が色付けされていることを確認してください。そのままキーボードでCtrl+Shift+Gを同時に押します。
押すと「フォローアップ」ダイアログがすぐに現れます。ここで期限や開始日時を決められます。
②ダイアログで期日を入力してEnter
クリックした旗マークのすぐ下に小さな入力欄が表示されます。
「2024/07/15」のように西暦/月/日形式で数字を入れてみましょう。
「今日」「明日」と日本語を打っても自動で日にちに変換されるので便利です。
入力が終わったらEnterキーを押すとダイアログが閉じて期日がセットされます。
③旗が付いたことをメッセージ一覧で確認
画面左側のメールフォルダから、受信トレイを選んでメッセージ一覧を表示してください。
先ほど旗を付けたメールの件名の左側に、小さな旗アイコンが並んでいますので、スクロールしながら確認しましょう。
マークを使ってメール整理がもっと楽しくなる活用アイデア
フラグ機能をちょっと工夫すると、毎日のメール整理がまるでゲーム感覚になります。ここでは実際に使ってみて「おっ」と感じたアイデアをまとめています。
| 応用アイデア | 役立つ場面とポイント |
|---|---|
| 色フラグで優先度分け | 緊急対応は赤、確認待ちは青など色を決めておくと一目で重要度がわかります。 |
| ビューをプロジェクト別にカスタム | プロジェクトごとのフラグビューを作成すると関連メールだけ抽出できて無駄な画面移動が減ります。 |
| リマインダー併用で抜け防止 | フラグに期限をセットすると、重要メールを見逃す心配がなくなり安心感が増します。 |
| フラグ＋検索フィルター | 「未完了かつ赤フラグ」など複数条件で絞り込めば、いま手をつけるべきメールがスパッと見つかります。 |
こんな風にフラグを遊び心と合わせると、メール整理が苦じゃなくなります。ぜひお気に入りの使い方を取り入れて楽しく片づけてみてください。
カテゴリカラーで旗付きメールを色分けする
Outlookの「カテゴリ」機能を活用すると、旗付きメールに好きな色を割り当てられます。例えば、プロジェクトAはブルー、クライアント連絡はグリーン、緊急対応はレッドといったように設定すれば、一覧画面でぱっと区別できるようになります。
色で分けると、件数が増えても視覚的に優先度や内容を理解しやすくなり、うっかり見落とす心配が減ります。プログラマーらしい工夫として、同じタグ名を使い回すとフィルター機能とも連携しやすくなるのでおすすめです。
受信トレイで旗付きメールをShiftクリックでまとめ選択
Outlookの受信トレイで表示されている旗付きメールのうち、一番上のメールをまずクリックしてください。
次に〈Shift〉キーを押したまま、一番下にある旗付きメールをもう一度クリックします。するとクリックした範囲内にある旗付きメールがすべて選択状態になります。
ポイント：事前に受信トレイ上部のフィルターで「フラグ付きメール」を選ぶと、対象だけを表示できて選択ミスを防げます。
ホームタブのカテゴリを開き色を選ぶ
Outlookを立ち上げて画面上部のホームタブをクリックしてください。
続いてホームタブ内のタググループにあるカテゴリアイコンを押し、色選択のメニューを開きます。
リストに並んだ色つき名称から好みのカラーを選んでクリックしてください。
選んだ色がメール一覧のメッセージ欄に反映され、ひと目で区別しやすくなります。
複数のメールをShiftやCtrlキーで選択してから同じ手順を行うと、一度にまとめて色分けできて作業がスムーズになります。
一覧で色が付いて視認性アップを実感
一覧画面でメールに色が付くだけで、必要なメッセージがぱっと目に留まるようになります。
Outlookの上部にある「表示」タブをクリックして表示オプションを呼び出します。
「表示」タブの中にある「表示の設定」ボタンを押して詳細設定画面を開きます。
詳細設定画面で「条件付き書式」ボタンを押し、書式ルール一覧を表示させます。
「追加」ボタンで新規ルールを作り、名前は「フラグ付きメール」などにしておきます。
「条件」で「フラグ付き」を選び、書式でお好みの文字色や背景色を指定して「OK」を押します。
条件付き書式で画面全体に反映される設定なので、既存の見た目が変わることがあります。設定前に表示設定をスクリーンショットで保存しておくと安心です。
検索フォルダーで旗付きだけを一発表示
たくさんのメールの中から旗付きだけをサクッと一覧表示できたら、タスク管理がグッと楽になります。
Outlookの検索フォルダーを使うと、旗付きメールだけを自動で抽出してくれるお気に入りリストが作れます。フォルダーを開くだけで今やるべきメールがすぐにわかるので、うっかり返信漏れを防げます。
プログラマーならではのヒントとしては、キーワードや送信者でフィルターを追加設定すると、プロジェクトごとに旗付きタスクを分類できます。タスクの優先順位がさらにクリアになりますよ。
フォルダーリストで検索フォルダーを右クリック
Outlook画面左側のフォルダーリストから、いま作成した検索フォルダーを探します。フォルダー名にマウスカーソルを合わせて静止させると色が変わるので、その状態で右クリックしてください。
検索フォルダーは他のフォルダーと見た目が似ているので、選択時に青くハイライトされることを確認すると探しやすくなります。
新しい検索フォルダーからフラグ付きメールを選ぶ
左ペインのフォルダー一覧で「検索フォルダー」を右クリックし「新しい検索フォルダー」を選びます。リボンの[フォルダー]タブから操作することもできます。
ダイアログの[フォローアップ付きメール]をクリックし、下部のテキスト欄に「フラグ済みメール」などわかりやすい名前を入力して[OK]を押します。
作成した検索フォルダーを開くと、フラグアイコンの付いたメールだけがリスト表示されます。ここからまとめて対応できます。
Exchangeアカウントでは同期にタイムラグが生じることがあるので、急ぎで確認したいときは画面上部の[送受信]ボタンで最新状態に更新しましょう。
作成された検索フォルダーをお気に入りに登録
Outlook画面左側のフォルダー一覧で「検索フォルダー」を開き、先ほど作成したフォルダーを探します。
フォルダー名を右クリックしてメニューを開き、「お気に入りに追加」を選びます。
これで画面上部の「お気に入り」セクションに登録され、ワンクリックで目的のメール一覧を呼び出せるようになります。
クイックステップで旗付けと移動をワンクリック化
クイックステップは〈旗を付ける〉と〈指定フォルダへ移動〉を組み合わせた操作をワンクリックで実行できる機能です。普段はメールを選んで旗を付けてからフォルダを指定して移動している手間を、一度の操作にまとめられるので、作業がぐっとスムーズになります。
たとえば「プロジェクトA用」というクイックステップを作っておけば、届いたメールを選んでボタンを押すだけで旗付けとフォルダ移動が同時に完了。プログラマーの観点から言うと、似たようなメール処理が大量に発生するチーム開発のやりとりでも、手間を大幅に減らせるのが嬉しいポイントです。
さらに自分好みのアイコンやショートカットキーを設定すれば、ほぼ指一本で操作完了。新米さんでもすぐに使いこなせて、メール整理の時間がグッと節約できます。
ホームタブのクイックステップを新規作成
Windows11対応のOutlookを起動してホームタブを選び、クイックステップ領域の下向き矢印をクリックします。
ギャラリー右下にある「新しいクイックステップ」をクリックして、テンプレート一覧を表示します。
ポップアップで名前を入力し、アクションの追加から「メッセージにフラグを付ける」を選んで希望のフラグカラーを指定します。
キーボードショートカット欄からCtrl+Shift+数字など好きな組み合わせを選んで、操作をすばやく呼び出せるようにします。
「完了」をクリックするとクイックステップが作成され、ホームタブに新しいアイコンが追加されます。
アクションにフラグ設定とフォルダー移動を追加
Outlook上部の「クイックステップ」をクリックし、追加済みのアクションを右クリックして「編集」を選択します。わかりやすい名前をつけるとあとで探しやすくなります。
「アクションの追加」を押して「フラグの設定」を選びます。プログラマー的には「完了」や「今日中」など条件を分けておくと管理が楽になります。
もう一度「アクションの追加」を押して「フォルダーへの移動」を選び、移動先のフォルダーを指定します。受信トレイがスッキリします。
画面下部の「完了」をクリックして設定を保存します。以後、新着メールに自動でフラグと振り分けがかかります。
ショートカットキーを割り当ててテスト実行
クイックステップの編集画面でショートカットキードロップダウンをクリックして、使いたい数字(1～9)を選択します。
Outlookの受信トレイに戻り、テスト用のメールを選択してCtrl＋Shift＋選んだ数字を押してみてください。旗アイコンが付き、動作がすぐ分かります。
よくある質問
- 旗マークを付けたメールだけをまとめて表示するには？
-
フォルダー一覧の上部にある「検索フォルダー」から「フラグ付きメール」を選ぶと、付けた旗をすべて一覧できます。プログラマー視点で小技を挙げるなら、検索フォルダーを右クリックしてクイックアクセスに追加しておくと、ワンクリックで表示できて便利です。
- フラグ付きメールのリマインダー通知を設定する方法は？
-
メールを右クリックして「フラグ設定」→「日付と時刻の指定」をクリックすると、リマインダーを追加できます。コード仲間のコツで言うと、同じ手順を何度も繰り返すならクイック操作ツールバーに登録しておくと作業時間が大幅に短縮できます。
- 完了したフラグを非表示にするには？
-
「ビューの設定」→「フィルター」から「フラグの状態＝完了以外」を条件に追加すると、完了済みのものを自動で隠せます。プログラミングの考え方みたいですが、フィルターを使い分けると不要な情報をさっと除外できるので助かります。
- 旗アイコンの色をカスタマイズできますか？
-
標準では色の変更はできませんが、カテゴリ機能を併用すると似たことが可能です。カテゴリごとに色を設定してフラグ代わりに使うと、視覚的にグループ分けできるのでプログラマー仲間もよく使っている小技です。
旗マークと重要度アイコンはどう違う？
Outlookには返信やフォローアップが必要なメールを「自分のタスク」として管理できる旗マークと、送信時に相手へメールの優先度を伝える重要度アイコンという２種類の印があるようです。
旗マークは受信トレイで「あとで対応したいメール」を目立たせ、期限やリマインダーを自分用に設定できるのが特徴です。一方、重要度アイコンは「高」「標準」「低」の３段階で送信相手に優先度を知らせるためだけの機能なので、自分のタスク管理ではなくメールを送るときの意図を相手に伝えたいときに使うと便利です。
旗を付けても予定表にリマインダーが出ないのはなぜ？
Outlookのフラグはメールにチェックマークを付ける機能として動いているだけで、そのままだと予定表には何も登録されません。そのため、カレンダーにリマインダーを出したいときはフラグのオプションで期限や通知時刻を指定するか、タスクに変換してからリマインダーを設定する必要があります。
スマホのOutlookでも旗マークは見える？
スマホのOutlookアプリでも旗マークは同期されているので、PCで付けたものがちゃんと表示されます。ただし画面が小さいぶん、受信トレイ画面で一目では気づきにくいこともあります。
見つけやすくするなら、画面下部のフォルダーアイコンをタップしてからフォローアップフォルダーを開いてみてください。そこに旗付きメールだけが並ぶので、重要なメッセージをサクッとチェックできます。
旗付きメールを共有すると相手にも旗が付く？
- 旗付きメールを共有すると相手にも旗が付く？
-
メールに付ける旗は、自分専用のリマインダーとして扱われるので、転送や共有しても相手の受信トレイには表示されません。
ただし、共有メールボックス（グループメールなど）で直接旗を付けると、その箱へのアクセス権があるメンバー全員に同じ旗情報が見えるようになります。
旗の色を変えることはできる？
Outlookの旗アイコンは残念ながら赤色で固定されています。しかしカテゴリ機能を組み合わせると、色分けして管理しやすくなります。
- カテゴリごとに好きな色と名前を設定してラベル付けできる
- 旗で期限管理・カテゴリで色分けすれば見落としが減る
- マクロやクイックステップで自動割り当てを組むとさらに効率アップ
まとめ
これまでメールに旗を付ける操作や色分けの切り替え、リマインダー設定までお伝えしました。
旗アイコンを活用すると、あとで対応したいメールがパッと見つかり、見落としをグッと減らせます。設定したカラーとリマインダーで進行中のタスクが整理しやすくなります。
今日からフラグ機能を使いこなして、メール管理をもっと楽しくラクにしていきましょう。