Outlookで毎回同じ挨拶や署名を打ち直し、クイックパーツを試しても登録や呼び出しが今ひとつ分からず手間取ってしまうことはありませんか？
実際の現場で培ったノウハウを基に、登録から整理、スムーズな挿入までを順を追って示しますので、初めてでも迷わず短時間で定型文を自在に活用できるようになります。
メール作業が軽くなり、浮いた時間を大切なタスクに充てられるように、ぜひ一緒に手順を進めてみませんか。
Outlookクイックパーツを作って呼び出すまでのやさしい手順
Outlookのクイックパーツを使うと、よく使う定型文やロゴをワンクリックで貼り付けられます。
- メール作成画面を開いて、登録したい文章や画像を本文に入力する。
- 挿入タブのクイックパーツ→選択範囲をクイックパーツ ギャラリーに保存をクリック。
- 名前やカテゴリを入力して保存。わかりやすい名前を付けると探しやすいです。
- 別のメール作成画面で挿入タブ→クイックパーツから登録済みパーツを選ぶと貼り付け完了。
プログラマーなら、カテゴリをプロジェクトごとに分けたり、ショートカットキーAlt＋F3を覚えておくとサクサク使えます。
リボンから新しい定型文を登録する
メール本文に定型文をさっと登録したいときは、画面上部のリボンから操作するとわかりやすいです。テキストや画像を選択したあとに「挿入」タブの中にある「クイックパーツ」をクリックして「選択範囲をクイックパーツ ギャラリーに保存」を選ぶだけで登録できます。
この方法ならマウス操作だけで進められるので、キーボードショートカットを覚えていなくても使いこなせます。定型文を新しく追加したいときや、登録内容を手軽に確認したいときにぴったりです。
①新規メールを開いて文章を入力
Outlookを起動したら、上部リボンの「新しい電子メール」をクリックするか、Ctrl+Nを押してみてください。
開いたウィンドウの本文欄をクリックするとカーソルが点滅するので、そこに文章を入力していきましょう。
長文を送るときは、最初に箇条書きでポイントをまとめてから文章を肉付けすると読みやすくなります。
②登録する文章を選んで挿入タブをクリック
クイックパーツの一覧から使いたい定型文をクリックで選んでください。選択したらリボンの挿入を押すだけで、メール本文にパッと貼り付けられます。
定型文が多いときは、一覧上部の検索ボックスにキーワードを入れるとサクッと見つかります。
③クイックパーツを開いて選択範囲を保存を選ぶ
画面上部の[挿入]タブをクリックしてリボンを切り替えます。
[クイックパーツ]ボタンを探してクリックし、メニューを開きます。
表示された一覧から[選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存]を選びます。
ダイアログが出てきたら名前をわかりやすく入力し、必要に応じてカテゴリを選んで[OK]を押します。
④名前を付けて保存ボタンを押す
「名前」欄にわかりやすい名称を入力したあと、ダイアログ右下の名前を付けて保存をクリックします。ここでつけた名前がクイックパーツ一覧にそのまま表示されるので、あとから見つけやすくなります。
⑤メールは下書き保存か閉じてもOK
リボンやキーボードから【Ctrl+S】を押して下書き保存します。その後、画面右上の×ボタンをクリックするとウィンドウが閉じます。
保存せずに閉じたいときは、×ボタンをクリック後に表示されるダイアログで【変更を保存しない】を選んでください。
受信済みメールの文章をそのまま登録する
受信トレイにあるメール本文から、よく使うフレーズや定型文をさっと選択してクイックパーツに登録できる方法です。過去に受け取った丁寧な案内文や署名付きの定型返信をそのまま保存すると、入力ミスを防ぎつつすばやく呼び出せます。
この方法のうれしいポイントは、実際のやり取りで使われている自然な表現がそのまま使えることと、レイアウトや書式も残せることです。プログラマー的には、変数部分をわかりやすいタグに置き換えておくと、あとから呼び出したときに編集しやすくなります。
①登録したい文章をドラッグで選ぶ
メール作成画面で、登録したいテキストの先頭にマウスカーソルを合わせ、左ボタンを押したまま終わりまでドラッグする。
もし選択範囲がずれてしまったら、Shiftキーを押しながら矢印キーで微調整するとピタリと合わせやすい。
②挿入タブからクイックパーツを選ぶ
リボンの挿入タブを開いて、「テキスト」グループの中にあるクイックパーツをクリックします。
クリックするとこれまで保存したクイックパーツが一覧表示されるので、活用したいアイテムを選びましょう。
③選択範囲を保存をクリック
選択範囲を保存ボタンは「挿入」タブ→「クイックパーツ」を開くと出てきます。これを押すと新しいクイックパーツの登録ダイアログが表示されます。
ダイアログではわかりやすい名前を付けるとあとで探しやすくなります。カテゴリーも分けておくと重宝します。
④名前を入力して保存を押す
ダイアログの「名前」欄に、あとで見つけやすいラベルを入力します。プログラマー視点のコツとして、先頭に日付や分類を付けると整理しやすいです。
たとえば「202407_greeting」や「QP_thanks」のように、半角英数字とアンダースコアだけで命名するとトラブルが減ります。
入力が終わったら、画面右下の「保存」をクリックします。これでクイックパーツへの登録が完了です。
⑤登録完了のメッセージを確認する
保存処理を終えると、画面右下から「クイックパーツに追加されました」といったポップアップが現れます。
この表示がしっかり出ていることが、新しいクイックパーツの登録完了を知らせる合図です。
登録したクイックパーツをメールに挿入する
登録したクイックパーツは、メール本文にサッと呼び出すだけで定型文やよく使う署名を一瞬で挿入できる便利な機能です。手作業でコピペする必要がなくなるので、うっかりタイプミスを防ぎつつ、やりとりのスピードをグッと上げられます。
- 定型文の入力ミスが減る：一度登録した文面をそのまま呼び出せるので、言い回しのブレがなくなります。
- メール全体の見た目がそろう：書式やフォントを含めた装飾をそのまま使えるので、統一感が保てます。
- 時間のムダが減る：何度も同じ文を打つ手間がなくなり、他の作業にすぐ取りかかれます。
①新規メールでカーソルを置く
Outlookで「新規メール」をクリックすると空白のメール作成ウィンドウが立ち上がります。画面真ん中の大きな白い部分、本文欄を見つけたら、その中をクリックします。すると点滅カーソルが表示されて、文字入力の準備が整います。
プログラマー視点のちょっと裏技として、マウスを使わずTabキーを連打すると、宛先→件名→本文という順番でフォーカス移動できます。手が止まらずサクサク進めたいときにおすすめです。
②挿入タブからクイックパーツを開く
Outlookのリボンにある挿入をクリックします。テキストグループからクイックパーツを選び、表示されたリストから「クイックパーツの組織管理」をクリックします。
登録したクイックパーツが一覧で確認できるようになります。
③一覧から目的の定型文をクリック
リストに並んだ定型文の中から使いたいものを探します。見つけたら項目をクリックすると、メール本文のカーソル位置に定型文がぱっと挿入されます。
④文章が挿入されたら必要に応じて編集する
Quick Partsから挿入した文面を選択して、文字を直接入力し直します。宛先の名前や日付など、個別の情報に合わせて書き換えてください。
書式が崩れている場合は、リボンの「フォント」や「段落」ツールを使ってフォントサイズや余白を整えましょう。
Outlookクイックパーツでできる楽しい応用ワザ
クイックパーツは定型文を呼び出すだけじゃなくて、ちょっと工夫するとメール作成がもっと楽しくなる工夫がいろいろできます。
| 応用ワザ | どんなときに役立つか |
|---|---|
| カスタムボタンでワンクリック返信作成 | よく使う「了解です」や「承知しました」などの短文をボタン化して、すぐに返信したいとき。 |
| 部署別テンプレート切り替え | 営業用・総務用・技術用といった部署ごとのあいさつ文や署名をまとめて管理するとき。 |
| 季節ごとのあいさつ文保存 | 年末年始やゴールデンウィークなど、毎年同じ季節あいさつをサクッと差し込みたいとき。 |
| 多言語メールの瞬間切り替え | 英語や中国語など相手に合わせて本文を切り替えるときに、ドロップダウンから瞬時に選べると便利。 |
| よく使うリンク集をまとめる | 社内ポータルや顧客向けマニュアルのURLをテンプレート化して、メールの最後にまとめて載せたいとき。 |
このように用途ごとにクイックパーツを整理しておくと、毎回キーワードを探さずにボタンひと押しでピタッと挿入できます。ぜひ自分だけのオリジナルワザをどんどん増やしてみてください。
宛先と文章をまとめてワンクリック送信
いつも同じ相手に同じ内容のメールを送ることがあるなら、この機能がぴったりです。あらかじめ送信先と本文をセットにして保存しておけば、新規作成画面で呼び出すだけで宛先も文章も一気に入力できます。
プログラマーならではのちょっとした工夫で、保存した本文に変数を使って日付や名前を自動で差し込むようにアレンジすることも可能です。これでルーチンワークがさらにスムーズになります。
①クイックパーツに差し込みフィールドを含めて登録する
Outlookの新規メッセージ画面を開きます。
- リボンの挿入タブから〔クイックパーツ〕→〔フィールド〕を選びます。
- 表示されたダイアログで必要な差し込みフィールド（例:AuthorやCompany）を選択します。
- 書式やプロパティを調整したら〔OK〕をクリックして本文に挿入します。
- 差し込みフィールドを含む定型文をドラッグして範囲選択します。
- 〔挿入〕→〔クイックパーツ〕→〔選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存〕をクリックします。
- 名前やカテゴリ、保存先（ギャラリー）を設定して〔OK〕を押します。
これで差し込みフィールド付きの定型文をいつでもワンクリックで呼び出せるようになります。
どのフィールドを使うか事前に整理しておくと、登録作業がスムーズになります。
②メール作成時に宛先を選びクイックパーツを呼び出す
新しいメールを開いたら「宛先」欄をクリックして送り先を指定します。アドレス帳から選ぶときは宛先ラベル右のアイコンを押せば連絡先一覧が出るので、必要な相手をダブルクリックして登録してください。
続いてリボンの「挿入」を選び「クイックパーツ」を押します。保存済みのブロック一覧が出るので目的のパーツ名をクリックすれば本文に差し込まれます。頻繁に使う場合はAlt+F3キーを覚えるとさらに早く呼び出せます。
パーツ一覧が表示されないときはウィンドウ幅を広げてみてください。リボンが折りたたまれてアイコンが見えづらくなることがあります。
署名の代わりにクイックパーツで自己紹介を入れる
メールの最後にいつも定型の署名を入れるかわりに、クイックパーツを使って自分の自己紹介をサクッと挿入できます。
あらかじめ自己紹介文を登録しておけば、受け取る相手やメールの内容に合わせて、必要なときだけ呼び出せるので見た目を整える手間やタイピングミスをぐっと減らせます。
①署名用の文章と連絡先を入力して保存する
Outlookを起動して新規メールを作成します。本文欄に氏名、所属、電話番号などの署名を入力しましょう。例として「山田太郎 株式会社○○ 営業部 TEL 03-1234-5678」のように並べると読みやすいです。
入力が終わったらその部分をドラッグで選択します。上部メニューの「挿入」タブを開き、「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツ ギャラリーに保存」をクリックしてください。
ダイアログが表示されたら名前欄にわかりやすいラベル（例 signature）を入力してから［OK］を押して保存します。
②通常の署名設定をオフにしてクイックパーツで差し込む
Outlookの左上にあるファイルをクリックします。
サイドメニューからメールを選び、署名とひな形ボタンをクリックします。
表示された画面で各アカウントの「新しいメッセージ」プルダウンを署名なしに変更し、既存署名の自動挿入を解除します。
次にメール作成画面を開き、上部メニューの挿入タブからクイックパーツ→登録済みの署名名をクリックして差し込みます。
これで自分の好きなタイミングで署名を挿入できるようになります。
部署ごとにフォルダ分けして定型文を整理
部署ごとにクイックパーツをフォルダ分けすると、メール作成のときに欲しい定型文を迷わず選べます。たとえば「営業」「人事」「サポート」といったフォルダを分けておくと、長いリストの中から目的のテンプレートを探すストレスがぐっと減ります。
プログラマー視点でいうと、テンプレート名に部署名のプレフィックスを付けると一覧表示でも自然にグループ化されます。実際に使う頻度の高いテンプレートをトップに揃えておけば、キーボード操作だけでサクッと呼び出せて作業ペースが落ちません。
①クイックパーツのギャラリーでカテゴリを作成する
- Outlookの挿入タブをクリック
- クイックパーツ→選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存を選択
- 表示されたダイアログのカテゴリ▼をクリック
- 一覧から新しいカテゴリを選ぶか直接名前を入力しOKをクリック
②カテゴリ名を選んで登録し一覧をすっきりさせる
クイックパーツの作成画面でカテゴリ欄をクリックすると、既存のカテゴリ一覧が表示されます。探したいグループがあればそこから選んでください。
新しいカテゴリを作りたいときは、一覧の一番下にある「新しいカテゴリ」を押して名前を入力しましょう。プロジェクト名や定型文の種類が分かる名前にしておくと、後から見つけやすくなります。
カテゴリを選んだらそのまま「OK」や「保存」をクリックすると登録完了です。クイックパーツ一覧が選んだカテゴリごとに整理されて、目的の定型文を探す時間がグンと短くなります。
カテゴリ名は後から変えると混乱しやすいので、登録前にじっくり決めておくと安心です。
VBAでショートカットキーを付けて秒速挿入
VBAを使うとクイックパーツをマクロ化して、好きなショートカットキーに割り当てできるようになります。
この方法ならマウス操作ゼロでキーボードだけですぐ定型文を呼び出せるので、文章をたくさん挿入する作業がぐっとラクになります。
①AltF11でVBAエディターを開く
Outlookを前面に表示した状態で、Altキーを押しながらF11キーを押します。これだけでVBAエディターが立ち上がります。
ノートPCでF1～F12キーをファンクションキーとして使う場合、Fnキーとの同時押しが必要になることがあります。
②標準モジュールにクイックパーツ呼び出しコードを書く
開発タブからVisual Basicエディターを起動して、標準モジュールをダブルクリックします。
その中に、自分で登録したビルディングブロックを呼び出すマクロを記述します。
Sub InsertMyQuickPart() Dim insp As Inspector Dim doc As Object Set insp = Application.ActiveInspector Set doc = insp.WordEditor doc.Application.QuickParts.InsertBuildingBlock Name:=”あなたのパーツ名”, Gallery:=1 End Subパーツ名は登録時に使った名前を半角で正確に入力してください。
③クイックアクセスツールバーにマクロを登録する
Outlookのクイックアクセスツールバーへ、先ほど作成したマクロを登録しましょう。
Outlookを起動して画面左上のファイルをクリックし、メニューからオプションを選択してください。
左側のメニューからクイックアクセスツールバーをクリックし、登録画面を表示します。
画面上部のコマンドの選択で「マクロ」を選び、一覧から先ほど作ったマクロ名を選択して追加をクリックします。
[OK]をクリックすると、Outlookのリボン上部にマクロのアイコンが追加されます。クリック一発でマクロが実行できるようになります。
マクロを有効にするには信頼センターの設定で「すべてのマクロを有効にする」にチェックを入れてください。セキュリティリスクに注意しつつ作業を進めましょう。
よくある質問
- クイックパーツを登録したのに一覧に表示されませんどうすればいいですか？
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まずOutlookをいったん閉じてから再起動してください。NormalEmail.dotm（ユーザーテンプレート）へ登録情報を保存しているため、再起動で反映されることが多いです。もしそれでも出ないときは、テンプレートファイルが破損している可能性がありますので、一度名前を変えて新しく作り直してみましょう。
- 新規メール以外でもクイックパーツは使えますか？
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はい返信メールや転送メールの本文入力画面でも同じ手順で呼び出せます。本文がHTML形式になっていないと利用できないので、もしテキスト形式になっている場合は「形式をHTMLに変更」してからお試しください。
- 別のPCでも同じクイックパーツを使いたいときはどうしますか？
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登録情報はNormalEmail.dotmに保存されているので、そのファイルをエクスプローラーでコピーして移行先の同じフォルダへ上書きすればOKです。プログラマー的にはバージョン管理フォルダに置いて同期すると便利ですよ。
Outlookクイックパーツがグレーアウトして選べないときは？
クイックパーツが急に選べなくなるとドキッとしますよね。グレーアウトの原因は設定や画面モードにあることが多いので、落ち着いてチェックしてみましょう。
- メール形式を確認：クイックパーツはHTMLまたはリッチテキスト形式でのみ使えます。返信画面や新規作成画面でプレーンテキストになっていないかチェックしましょう。
- 別ウィンドウで開く：メイン画面のプレビューウィンドウでは利用できない場合があります。メッセージをダブルクリックして独立した作成ウィンドウで試してみてください。
- アカウント種類の確認：ExchangeやOffice 365のアカウントなら問題ありませんが、POP/IMAPアカウントでは制限されることがあります。設定画面でアカウント種別を見てみましょう。
- Officeの再起動：思いがけず一時的な不具合でメニュー操作が効かないことがあります。一度Outlookを閉じてから再度起動すると直ることもあります。
この四つを確認すれば、グレーアウトが解消してサクッとクイックパーツを呼び出せるようになりますよ。
他のパソコンにクイックパーツをコピーする方法は？
クイックパーツはOutlookのテンプレートファイルにまとめて保存されているので、そのファイルをまるごとコピーすれば他のパソコンでも同じクイックパーツが使えます。
作業中のデータを保護するためにOutlookを終了します。その後エクスプローラーでアドレスバーに%appdata%\Microsoft\Templatesと入力してEnterキーを押します。
フォルダ内のBuilding Blocks.dotxまたはBuilding Blocks.dotというファイルをUSBメモリやクラウドストレージにコピーします。
コピーしたファイルを同じフォルダ%appdata%\Microsoft\Templatesに貼り付けます。既存ファイルがある場合はバックアップしてから上書きしてください。完了したらOutlookを起動するとすぐにクイックパーツが反映されています。
間違えて上書き保存したクイックパーツを復元できる？
Outlookのクイックパーツは「元に戻す」機能が効かないため、上書き保存した直後に取り消せません。
ただし、Windowsのファイル履歴（ファイル履歴バックアップ）やOneDriveの「以前のバージョンの復元」を使うと、クイックパーツを格納しているNormalEmail.dotmを以前の状態に戻せます。急いで上書きしてしまったときは、C:\Users\<ユーザー名>\AppData\Roaming\Microsoft\Templatesにあるテンプレートファイルを右クリックし、「以前のバージョンの復元」を試してみてください。
クイックパーツとテンプレートの違いは？
Outlookのクイックパーツは文章の一部を登録してサクッと挿入できる便利ツールです。ちょっとした挨拶文や署名、コードスニペットなどを登録しておけば、メール作成時にワンクリックで呼び出せます。一方でテンプレートはメール全体を雛形として保存し、件名や本文をまるごと再利用できる機能で、申請書フォーマットや定型連絡に向いています。
| 項目 | クイックパーツ | テンプレート |
|---|---|---|
| 呼び出し単位 | メール本文内の一部分 | メール全体（件名＋本文） |
| 保存形式 | NormalEmail.dotm内のXML | .oftファイル |
| 共有方法 | NormalEmail.dotmをコピー | .oftをメール添付や共有フォルダへ配置 |
| 活用例 | よく使う挨拶文やコードスニペット | 社内申請書や案内文の雛形 |
| メンテナンス | VBAやPowerShellで一括更新可能 | テンプレートごとに手動で管理 |
プログラマー視点だと、クイックパーツはスクリプトで一括管理できるのが大きな強みです。自動化すると新しい定型文を追加するたびに手作業を減らせるので、登録数が多い場合はぜひ試してみてください。
まとめ
今回の手順に沿ってクイックパーツをサクッと登録できれば、定型文やよく使う表もワンタッチで呼び出せます。リボンの[挿入]→[クイックパーツ]→[選択範囲をクイックパーツギャラリーに登録]で名前をつけるだけなので、すぐに慣れます。
これでメール作成がグッとスピードアップするので、ぜひ自分だけのパーツを増やしてみてください。毎日のやりとりが楽しくなり、空いた時間で別のことにもチャレンジできますよ。