Outlookで書式が勝手に崩れたり画像付きになってしまい、シンプルなテキスト形式で送りたいのに設定が見つからず困っていませんか？
設定を数クリックで切り替えるだけで、相手の受信環境に左右されない軽いメールになり、社内外のフィルターにも引っかかりにくくなります。さらに添付の抜け漏れや文字化けを防ぐ実体験に基づくコツも合わせて紹介します。
手元のOutlookで段階を追って確認しながら進め、シンプルで安心なメール運用を今日から始めてください。
Outlookでテキスト形式メールに設定する流れ
Outlookでテキスト形式に切り替えるには大きく分けて二つの方法があります。それぞれのメリットを知れば、自分の使い方にぴったりの手順が選べます。
- 常にテキスト形式で送信：すべてのメールを最初からテキスト形式で作成するように既定を変えます。
- 個別に切り替え：普段はHTML形式で作成し、必要なときだけテキスト形式に切り替える方法です。
- マクロで自動化：繰り返し作業を減らすために、VBAマクロでテキスト形式化をワンクリックで実行できるように設定するテクニックです。
プログラマー視点のポイントとして、テンプレートを一度作っておくと誤操作が減らせますし、マクロを活用すれば複数のメッセージを一括でテキストに変換できます。
いつもテキスト形式で送れるようにする場合
Outlookのオプションでメールの既定形式をテキスト形式に設定しておくと、新規メールも返信も自動でテキスト形式になります。絵文字やリッチテキストの表示崩れを心配せず、どんなメールクライアントでも軽やかに読んでもらえます。
社内のセキュリティポリシーが厳しい環境や、添付ファイルの内容をシンプルに送りたいときにもぴったりです。初めてOutlookを使う方でも一度設定すればずっとそのまま使えるので、設定し忘れの心配がなくなります。
①スタートメニューからOutlookを開く
画面左下のWindowsマークをクリックするかキーボードのWindowsキーを押します。
スタートメニューが開いたら、キーボードでoutlookと入力すると、検索候補にOutlookがすぐに表示されます。
表示されたOutlookアイコンをクリックすると、アプリが起動します。
②ファイルタブを押してオプションを選ぶ
Outlookの左上にあるファイルタブをクリックしてください。メニューが表示されたら、画面下部のオプションを選ぶと設定画面に進めます。
③メール項目でメッセージの作成欄を探す
Outlookを起動して画面上部を見てください。ホームや送受信といったタブが並んでいます。
この中でホームタブを選ぶと、リボンメニューに新しいメールボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、メッセージ作成欄がパッと現れます。
もしリボンが隠れている場合は、右上のピンアイコンを押してリボンを固定しておくと迷わず見つけられるので安心です。
キーボード操作が好きな方には、Alt+Hキーを押してからNキーを押すワザがオススメです。マウスに手を伸ばさずに、一瞬でメッセージ作成欄が開けます。
④メッセージの形式をテキスト形式に切替える
メール作成画面の上部にある「書式設定」タブをクリックします。
表示されたメニューから「テキスト形式」を選択すると、本文がプレーンテキストに切り替わります。
切替後は件名入力欄の下や本文上部に「プレーン テキスト メッセージ」と表示されるので、確実に切替わっていることを確認してください。
テキスト形式に切替えると本文内の画像や文字装飾がすべて削除されます。必要な画像やファイルは必ず添付として送付してください。
⑤OKを押して設定を保存する
確認画面の右下にあるOKボタンをクリックします。これでテキスト形式の設定が有効になります。
⑥テストメールを送って反映を確かめる
テキスト形式に切り替えたあとは、自分宛てにメールを送って動作をチェックしてください。
画面上部の「新しいメール」をクリックし、自分のアドレスを宛先に入力しましょう。
件名と本文に簡単なメッセージを入力して「送信」を押します。
受信トレイで開き、文字だけが並んでいればテキスト形式の設定が反映されています。
もし画像やリンクが残っている場合は、設定項目をもう一度確認しましょう。
送るメールごとにテキスト形式へ切替える場合
ちょっと手間だけど送るたびにテキスト形式に切り替えると、そのメールだけ軽くて安全に届けられます。
- 一通だけさくっと送りたいとき：余計な装飾がないので読みやすい
- 相手の環境が古いとき：ほぼすべてのメーラーで問題なく表示される
- セキュリティを意識したいとき：スクリプトや不要なHTMLが省かれて安心
Outlookの作成画面で上部リボンの「書式設定」から「テキスト形式」を選ぶだけ。慣れれば一瞬で切り替えられます。
注意点: テキスト形式ではリンクが全文表示されるので、短縮URLや説明を添えると親切です。
①新しいメール作成ボタンを押す
Outlookを開いたらウィンドウ左上にある「新しいメール」ボタンを探してクリックしてください。
クリックするとすぐにシンプルなテキスト形式のメール作成画面が立ち上がります。
②書式設定タブでテキスト形式を選ぶ
新規メール作成画面のリボンから書式設定タブをクリックしてください。
表示されたグループ内にあるテキストのみまたはプレーンテキストを選ぶと本文が自動でテキスト形式に切り替わります。
切り替え後はリッチテキストの装飾がそのまま残らないため必要な場合は事前にスクリーンショットを保存しておくと安心です。
③本文を入力して送信ボタンを押す
テキスト形式に切り替わったら、件名の下にある本文欄へメッセージを入力します。余計なHTML要素が入らないので、シンプルに文章だけで大丈夫です。
入力が終わったら画面上部の送信ボタンをクリックします。プログラマー目線の裏技として、Ctrlキーを押しながらEnterキーでも同じ操作ができるので、慣れるとスムーズです。
受信メールをいつもテキストで読む場合
受信したメールを常にテキスト形式で表示する設定なら、余計な装飾や画像が消えるので、サクサク読めます。ウイルスや迷惑なスクリプトが自動読み込みされない安心感も手に入ります。
メール本文だけに集中できるから、プロモーションや署名が多い長文でもすっきり。通信量が気になるときや、セキュリティを強化したいときにもぴったりです。
①ファイルタブを押してオプションを選ぶ
Outlookの左上にあるファイルタブをクリックするとメニュー画面が開きます。その中から左下にあるオプションを選んでください。
リボンが折りたたまれているとファイルタブが隠れることがあります。その場合はリボンの右端にある「∧」をクリックして展開してください。
②トラストセンターを開いて設定を押す
メール作成画面の左上にあるファイルをクリックします。
サイドメニューからオプションを選び、表示されたウィンドウでトラストセンターをクリックします。
画面右側にあるトラストセンターの設定ボタンを押して、詳細設定画面を開きます。
③メールの表示形式でテキスト形式を選ぶ
新しく開いたメール画面のリボンにある表示形式タブをクリックします。
リボン内に並ぶ形式の選択肢からテキスト形式をクリックします。これでHTML装飾が取り除かれ、シンプルなテキストだけのメールになります。
④OKを押して受信トレイを更新する
メッセージオプション画面の右下にあるOKボタンをクリックしてください。これでプレーンテキスト設定が有効になり、受信トレイの表示が自動で切り替わります。
受信トレイのメッセージ数が多いと更新に少し時間がかかることがあります。
テキスト形式が使えると広がる便利ワザ
テキスト形式に切り替えると装飾を気にせずにサクサク情報を届けられます。実際に使ってみて便利だった応用ワザをまとめました。
| 活用シーン | メリット |
|---|---|
| コードや設定情報の共有 | レイアウト崩れなしで正確に伝わる |
| 自動通知やシステムメール | 軽量で受信側の負担が減る |
| 解析ツールとの連携 | テキスト抽出がスムーズになる |
| 一斉配信で署名を統一 | 画像読み込みなしで素早く表示 |
テキスト形式ならではのシンプルさを活かして、さまざまな場面でメールの利便性をグッと高めてみましょう。
添付せずに容量をぐっと節約する
添付せずに容量をぐっと節約する方法は、ファイルをクラウド上に置いてリンクを共有することです。OutlookではOneDriveと連携できるので、PC内の大きなファイルをそのまま添付する代わりにクラウドリンクを差し込めます。
このやり方なら受信者側にダウンロード負荷がかかりにくく、メールボックスの容量も急激に増える心配がなくなります。また最新版へのアクセスが簡単なので、修正版のやりとりが多い開発現場でも重宝する工夫です。
開発中に頻繁に更新する資料やログをリンクで送ると煩雑になりません。ファイルを置き換えるだけで新しい内容が共有されるので、手間も減ってスマートに進められます。
Outlookで画像を貼らずにURLリンクを載せる
OutlookでURLリンクだけ載せてメールをスッキリ見せたいときにはプレビューを消す方法が便利です。自動展開されたプレビューを削除するとテキストリンクだけが残ります。
新規メールの本文にリンクを載せたいURLを貼り付けてEnterキーを押します。自動でプレビューが展開されます。
表示されたプレビュー枠の右上にある×マークをクリックするとプレビューだけが消え、テキストリンクだけが残ります。
プレビュー削除後にURL文字列を直接変更するとリンク切れの原因になります。送信前に動作を確認してください。
ファイル共有サービスのリンクで送る
普段使っているOneDriveやGoogleドライブを開いて、共有したいファイルをドラッグ＆ドロップします。フォルダごとまとめると管理が楽になります。
アップロードが終わったらファイルを右クリックして「共有」や「リンクを取得」を選びます。閲覧専用リンクに設定すると送信先での操作ミスを防げます。
取得したリンクをメール本文に貼り付けます。長い場合はURL短縮サービスを使うと見た目がすっきりします。
共有設定が「表示のみ」になっているか必ず確認してください。
フィッシング対策で安心してメールを読む
テキスト形式に切り替えるとHTMLの装飾やスクリプトがなくなるので、メールに仕込まれた不審な動きを事前にシャットアウトできます。リンク先もそのまま表示されるので、怪しいURLをじっくり確認しながら安心して読むことが可能です。
- リンクの本当のURLをそのまま確認できる
- 埋め込まれたスクリプトや画像読み込みを排除できる
- テキストのみで読みやすく、詐欺文面を見逃しにくい
一部の装飾情報や署名が崩れることがあります
トラストセンターで外部コンテンツをブロックする
Outlookのトラストセンターは、HTMLメールに含まれる外部コンテンツの読み込みを制御できる設定です。これを使うと、差出人以外のサーバーにアクセスしないようにして、プライバシーを守りつつメールを軽く保てます。
Outlookを起動して、画面左上のファイルをクリックし、表示されたメニューからオプションを選びます。
オプション画面で左側のトラストセンターを選び、右下のトラストセンターの設定ボタンをクリックします。
「自動ダウンロード」の項目で『HTMLメールまたはRSSアイテムの画像を自動的に読み込まない』にチェックを入れてからOKを押します。
この設定をすると、送信者が信頼できる相手ならば、メッセージ右上の「外部コンテンツのダウンロードを許可」を手動で押せます。
不審なリンクを右クリックで事前に確認する
本文内のリンクを右クリックして表示されるメニューからリンクの編集を選びます。
開いたダイアログに表示されているアドレスをしっかりチェックして、安全そうかどうかを判断してください。
リンクの編集がない場合はコピーしてメモ帳に貼り付けでもチェックできます
プログラムコードをきれいに送り合う
プログラムコードをそのまま正確に届けたいときは、メールをテキスト形式にしておくと安心です。コード全体のインデントやスペースがずれずに届くので、受け取った人も迷わずにコピペできます。
- インデントや改行を忠実に保持：コードの可読性が下がらない。
- HTMLタグや余計な装飾が混じらない。
- 受信側でそのままエディタに貼り付けやすい。
フォントを等幅に変えて貼り付ける
メッセージ作成画面で書式設定タブをクリックします。フォント一覧からCourier NewやConsolasなどの等幅フォントを選んでください。これで貼り付けたテキストがずれずに見やすくなります。
受け取り側にもテキスト形式で届くことを伝える
メールを受け取る相手が驚かないように、本文の最初に「このメールはテキスト形式で送信しています」と一言添えます。
こうすることで、画像や装飾が表示されない理由がすぐに伝わり、返信やファイル添付時のトラブルを減らせます。
よくある質問
- メールをテキスト形式にしたときリンクはどう表示されますか
-
テキスト形式ではリンクの見た目がアンダーラインや色付きではなく、URLそのものが並ぶ形になります。メールクライアントによってはクリックできない場合があるので、読み手がコピー＆ペーストしやすいように短縮URLを使うのがおすすめです。
- HTMLで作成した署名をテキスト形式でも使えますか
-
HTML署名からタグを削ってプレーンテキスト化したものを用意すれば使えます。署名ファイルを「.txt」形式で保存し、署名フォルダーに配置するとOutlookが読み込むので、HTML署名と並行利用ができます。
- 毎回テキスト形式に切り替えるのが面倒です。テンプレート化できますか
-
はい。テキスト形式で新規メールを作成し、「名前を付けて保存」から「Outlookテンプレート（.oft）」で保存します。次回からそのテンプレートを開けば、最初からテキスト形式でメールが作れます。
リッチテキストとテキスト形式はどう違うの？
| 形式 | 特徴 |
|---|---|
| リッチテキスト | 太字や色つき文字、リンク、画像などの装飾がそのまま見える |
| テキスト形式 | 文字だけのシンプル表示でサイズが軽く、文字化けやウイルス影響を受けにくい |
装飾たっぷりなリッチテキストは見た目のインパクトが楽しい一方で、ファイルサイズが大きくなりやすいです。とくにテキスト形式は容量が軽く送信時間も短く、安全性も高いので、相手の環境を気にせずスムーズにメールを届けたいときに心強い選択肢になります。
画像や太字が消えてしまうのはなぜ？
Outlookがテキスト形式に切り替わると、メール本文はHTMLのタグをすべて取り除きます。その結果、太字や色つき文字を指定するためのタグが消えてしまい、装飾が反映されなくなります。
同じ理由で、本文に直接貼り付けた画像もHTMLで表示される仕組みなので、テキスト形式では削除されるか添付扱いになります。これによって、意図せず画像が消えてしまうケースが発生します。
テキスト形式で送るときは、画像や装飾に頼らないシンプルな表現を意識すると読み手にやさしいメールになります。
一部の相手にだけテキスト形式で送りたいときは？
特定の相手にだけテキスト形式で送りたいなら、送信直前にメール単体で切り替える方法がおすすめです。HTMLメールのままだと見え方が崩れやすい相手や、機密性を重視する相手だけにさっとテキスト形式を選べます。
- 一時的な切り替えがかんたん：送信前にメニューから選ぶだけなので煩わしさゼロ
- 特定の相手に만有効：一度設定しても他の相手には影響しないので安心
- プログラマー的応用：頻繁に使う相手ならクイックステップに登録するともっとラク
スマホのOutlookでも同じ設定はできる？
スマホのOutlookアプリでは残念ながらテキスト形式切り替え機能が用意されていません。
どうしてもテキスト形式でメールを送りたいときは、スマホのブラウザでOutlookのWeb版にアクセスするとデスクトップ版とほぼ同じ手順で切り替えができます。
受信メールが読みにくいと感じたときの対処は？
受信したメールが装飾や画像だらけで文字が追いにくいと感じたら、Outlookのプレーンテキスト表示を使うとスッキリ読めるようになります。
Outlook画面左上の「ファイル」をクリックし、「オプション」を選びます。
「セキュリティセンター」→「セキュリティセンターの設定」→「電子メールセキュリティ」タブで標準メールをすべてテキスト形式で読み込むにチェックを入れて「OK」をクリックします。
これでHTMLの装飾や画像が省かれ、文字だけがシンプルに表示されるので読みやすくなります。
まとめ
Outlookでテキスト形式メールに切り替えるには、画面左上の[ファイル]を押して[オプション]→[メール]→[メッセージの作成形式]を「テキスト形式」に変更します。
さらに、返信や転送時も同じ設定が反映されるように[返信/転送用のメッセージ形式]もテキスト形式にしておくと安心です。
手順どおり進めればすぐにシンプルで軽快なメールを送れるので、さっそく試してみてください。メーラーがスムーズに動いて気持ちいいですよ。