Outlookでメールを作るたびに同じ挨拶を打ち込み、マイテンプレートがあれば早いのにと感じることはありませんか。
ここでは実務で試した手順をもとに、テンプレートの作成や呼び出し、整理のコツまで画面付きで丁寧に案内します。よく使う定型文を一息で挿入できるようになり、送信前の確認にも余裕が生まれます。
手順をなぞりながら設定すれば、次のメールから数クリックで送信準備が整いますので、ぜひ仕事の合間にセットアップして効率的な時間を手に入れてください。
Outlookマイテンプレートを作って呼び出すまでのやさしい手順
初めに、マイテンプレートを使うときの全体像をつかみましょう。大きく三つのステップでメール作成がサクサクになります。
- Outlookアドインを有効化：メール作成画面でマイテンプレート機能を表示できるようにします。
- テンプレートの作成：よく使う定型文や署名をマイテンプレートに登録します。
- テンプレートの呼び出し：登録済みテンプレートをメール本文にワンクリックで挿入します。
この手順はOutlookデスクトップ版とWeb版で共通です。どちらでも同じ流れでテンプレートを活用できます。
デスクトップ版Outlookでの作り方
デスクトップ版Outlookは、会社PCや自宅PCにインストールして使うメールソフトです。マイテンプレート機能を使うと、何度も送る定型文をリボンにピン留めできて、ワンクリックですぐ呼び出せるようになります。オフライン環境でもサクサク動いて、豊富な書式設定やマクロと組み合わせてさらにメーリングワークを効率化できるのが魅力です。
- リボンからすばやく呼び出せるのでメール作成がぐっとラクになる
- 豊富な書式や画像を含めた状態でテンプレート保存できる
- オフラインでもテンプレートを使えるのでネット環境を気にしない
- VBAマクロやアドインと組み合わせるとさらに自動化が進む
①Outlookを起動して新しいメールを開く
Windowsキーを押して「Outlook」と入力し、Enterキーで起動します。仕事用パソコンならタスクバーにピン留めしておくとすぐ呼び出せます。
Outlookが立ち上がったら、左上の「新しいメール」をクリックします。キーボード派ならCtrl＋Shift＋MまたはCtrl＋Nでも新しいメッセージ画面が出せます。
起動後、差出人が複数アカウントになっている場合は送信元欄のプルダウンで希望のアカウントを選んでおくと安心です。
②メッセージタブのマイテンプレートを押す
新規メール作成画面のメッセージタブを開いて、右端にあるマイテンプレートをクリックします。これでテンプレート一覧がサイドパネルに現れます。
③テンプレート欄の＋アイコンを選ぶ
メール作成画面の右側に表示されるマイテンプレートの枠を確認します。
枠の上部にある＋アイコンをクリックします。
すると、新しいテンプレートを登録する入力フォームが開きます。
④タイトルと本文を書いて保存を押す
「タイトルを追加」の欄にわかりやすい名前を入力します。たとえば定例報告テンプレートのようにしておくと後で見つけやすくなります。
本文欄にはいつも使う文面をそのまま入力しましょう。改行や太字が必要な場合はツールバーを使って装飾できます。
差し込みたい項目は「【顧客名】」などで囲っておくと、メール送信時に置き換え作業がラクになります。
入力が完了したら画面右下の「保存」をクリックします。慣れてきたらCtrl+Sキーでも保存できます。
⑤テンプレート名をクリックして挿入する
メール作成画面の右側に並ぶマイテンプレートから、挿入したいテンプレート名をポンとクリックします。このとき本文のカーソル位置にぴったり内容が呼び出されます。
もし狙った場所に入らないときは、クリック前に本文中の好きな位置をあらためてクリックしてからテンプレート名を選ぶと安心です。
カーソル位置がずれていると意外な場所に挿入されることがあります。挿入前に必ずどこに入るか確認しましょう。
⑥不要になったテンプレートをゴミ箱アイコンで削除する
マイテンプレートの一覧画面で、削除したいテンプレートを探します。
対象のテンプレート行の右端にあるゴミ箱アイコンをクリックします。
確認ダイアログが表示されたら、もう一度削除を押して完了です。
削除したテンプレートは復元できない場合があります。本当に不要かどうかを確認してから操作してください。
OutlookWeb版での作り方
OutlookのWeb版を使うと、ブラウザー上でサイドバーからすばやくマイテンプレートを登録できます。特別なアプリを入れずにいつでもどこでも定型文を呼び出せるのが魅力です。
- クラウド同期でどの端末からでも同じテンプレートを使える
- 共有機能でチームメンバーとテンプレートを簡単に分かちあえる
- ブラウザーだけで完結するからソフトの更新を気にしなくていい
①ブラウザーでOutlookを開き新規メールを押す
お使いのブラウザーでアドレスバーに outlook.office.com と入力してアクセスします。
画面右上の「サインイン」をクリックし、Microsoftアカウントでログインしてください。
サインイン後、画面左上にある新規メールをクリックします。
サインインしていないと「新規メール」が表示されないので、必ずログイン状態を確認してください。
②メール本文右下の雷マークテンプレートアイコンを押す
メール本文作成ウィンドウの右下にある雷マークのテンプレートアイコンを押してください。すると画面の右側から登録済みテンプレートがずらりと現れます。
③＋テンプレートを追加を選ぶ
Outlookのマイテンプレート画面で右下にある＋テンプレートを追加ボタンを押します。小さな入力フォームがポップアップで表示されます。
ここにテンプレートのタイトルと本文を入力すると、繰り返し使いたい定型文を登録できます。
④題名とメッセージを入力して保存を押す
マイテンプレート画面の上部にあるテンプレート名欄にわかりやすい題名を入力します。
下のテンプレートの本文欄に、よく使う文章や定型文を入力してください。必要ならプレースホルダー（{名前}など）を設定しておくと便利です。
入力が終わったら画面下の保存ボタンをクリックします。これであなた専用のテンプレートが登録されます。
⑤作ったテンプレート名をクリックして本文に挿入する
メール作成欄の「マイテンプレート」を開いたら、リストから先ほど登録したテンプレート名を探します。見つかったら、名前の部分をポンとクリックしてください。この動作だけで、本文に定型文がサッと挿入されます。
もし複数のテンプレートが並んでいると見づらいときは、スクロールバーをちょいと動かして表示範囲を調整してみるとスムーズです。
⑥編集や削除は鉛筆アイコンとゴミ箱アイコンを使う
Outlookのマイテンプレート一覧を開いたら、編集したいテンプレートの右端にある鉛筆アイコンをクリックしてください。保存済みの内容がメッセージ本文として開くので、気になる部分を直して再保存できます。
不要になったテンプレートを削除したいときは、ゴミ箱アイコンを押します。確認ダイアログが出るのでOKを選ぶと、そのテンプレートは完全に消えます。削除は取り消せませんので注意してください。
大事なテンプレートをうっかり消さないように、削除前に内容を他の場所へコピーしておくと安心です。
クイックパーツで代用する方法
クイックパーツはメールでよく使う定型文や画像、表をまとめて保存できる機能です。リボンの挿入＞クイックパーツから登録した内容を呼び出せるので、書式込みでそのまま貼り付けられます。件名や宛先を入力したあとにササッと選ぶだけでOKなので、Myテンプレートを設定していない場合の手軽な代替策として便利です。
①メール作成画面で定型文を入力する
Outlookのメール作成画面で、画面上部の「ホーム」タブを選択し、その中にある「マイテンプレート」アイコンをクリックします。
右側に表示された「マイテンプレート」パネルには、すでに登録した定型文が一覧で並んでいます。項目を探しやすくするために、上部の検索欄にキーワードを入力して絞り込むこともできます。
使いたい定型文を見つけたら、それをクリックしてください。メール本文へ一瞬で貼り付けられるので、内容を少し調整すればすぐに送信準備が完了します。
②文字列を選んで挿入タブのクイックパーツを押す
メール本文の中で登録済みの文章をマウスでドラッグして選択してください。
リボンの「挿入」タブを押して、関連メニューを表示しましょう。
「クイックパーツ」を押し、リストから保存したテンプレート名をクリックすると挿入できます。
③選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存を選ぶ
選択範囲を右クリックしてクイックパーツギャラリーに保存をクリックします。
表示されたダイアログでわかりやすい名前と目的別のカテゴリーを入力しましょう。
同じ名前を使うと既存のエントリーが上書きされるので気を付けてください。
④名前を付けてOKを押す
名前を付けるウィンドウが表示されたら、テンプレートをすぐに見つけやすいような言葉を入力しましょう。
入力が終わったらOKを押して保存完了です。
名前がシンプルすぎると後から迷うことがあるので、用途や相手の名前を含めると探しやすくなります。
⑤挿入したい位置でクイックパーツから選択する
まず本文内の挿入したい場所をクリックしてカーソルを合わせます。次にリボンの［挿入］タブを開き、［クイックパーツ］を押すと、これまで登録したテンプレートがズラリと並びます。目的のテンプレート名をクリックすると、その中身がパッとカーソル位置に表示されます。
キーボード派ならAlt＋N→Qの順にキーを押すと、メニューをたどらずにクイックパーツ一覧が開きます。慣れておくとスムーズです。
マイテンプレートを使いこなしてメール時間を短縮する便利ワザ
マイテンプレートの基本操作に慣れたら、ちょっとした工夫をプラスするだけでメール作成のスピードがさらにアップします。
| 応用ワザ | 役立ちシーン |
|---|---|
| プレースホルダー活用 | 「お名前」や「日付」を変数でまとめて入力し、毎回の手入力をゼロに |
| クイックステップ連携 | テンプレート呼び出しと同時に宛先や件名を一気にセットして送信準備を完了 |
| チーム共有リンク | Teamsやチャットに登録リンクを貼り付けて、複数人で共通テンプレートをサクッと利用 |
| 定期バックアップ | テンプレートのJSONファイル書き出しで、万が一のデータ消失にも備える |
| 名前付けルール | 【営業】【社内】など頭にカテゴリを付けて、使いたいテンプレートを迷わず選択 |
定型返信をワンクリックで送る方法
Outlookのマイテンプレートは返信画面のサイドパネルから登録した定型文をボタン一つで呼び出せる機能です。よく使うあいさつ文や会議案内、よくある問い合わせへの回答などを登録しておけば、ひらがなや漢字を打ち間違える心配もなくパパッと送信できます。
操作手順はあとで詳しく紹介しますが、概要としてはテンプレートをひとまとめにしておくことで探す手間が減り、マウスクリックだけでメール本文が完成します。名前に「会議」「確認」など頭文字をそろえておくと、登録一覧の中から見つけやすくなってプチストレスが解消できます。
返信ボタンの後にテンプレートを挿入して署名を追加する流れを覚える
まずは対象のメールで返信を押します。新しいウインドウで本文入力エリアが開くので、ここにテンプレートと署名を流し込みます。
リボンのマイテンプレートを選んでサイドパネルを呼び出します。使いたいテンプレートの〈挿入〉ボタンを押すと、本文の先頭に定型文がパパッと入ります。
本文の最後までスクロールして、リボンの署名をクリックします。表示されたメニューから事前に作った署名を選ぶと、一瞬で署名が挿入されます。
テンプレートと署名の間に想定外の改行が入ることがあるので、挿入後は必ずプレビュー画面で崩れをチェックしてください。
添付ファイル付きテンプレートを用意するコツ
Outlookの「マイテンプレート」には添付ファイル機能がないので、ファイル付きのメールひな形が必要なときはデスクトップ版Outlookの.oftテンプレートを使うのが近道です。本文と添付をセットにしたメールをいったん作成し、「名前を付けて保存」でテンプレートに登録しておけば、次回は同じ添付付きメールをサクッと呼び出せます。
もうひとつの方法はクイックステップです。クイックステップに文面と添付ファイルをまとめて登録しておくと、ワンクリックで必要なファイルをメールにセットできるようになります。特定の書類を定期的に送る場面で重宝する工夫です。
下書きフォルダーに添付ファイルを含めたメールを保存してテンプレートと併用する
Outlookの【新しいメール】をクリックし、送信したいファイルを添付します。添付が完了したら、画面左上の【保存】ボタンを押して下書きフォルダーに保存してください。
下書きフォルダーから先ほど保存したメールをダブルクリックで開きます。続けてリボンの【挿入】タブを選び、サイドバーの〈マイテンプレート〉をクリック。表示されたテンプレート一覧から目的のテンプレートをクリックすると、本文が自動で挿入されます。
本文と添付ファイルがそろったら、宛先や件名を必要に応じて修正します。確認が終わったら【送信】ボタンをクリックして完了です。
テンプレートを共有フォルダーでチームに配る手軽なやり方
Outlookの標準テンプレート(.oftファイル)をチーム共通のフォルダーに置くだけで、面倒な追加設定なしにみんなが同じメール文面をすぐ呼び出せます。
- 導入がかんたん：ファイル共有のアクセス権だけあればすぐスタート
- 更新が一括反映：テンプレートを上書き保存するだけでチームに即適用
- 設定不要：Exchangeや管理コンソールに触らずに運用できる
共通OneDriveにテンプレート入りテキストファイルを置き各自がコピーする仕組みを作る
ブラウザーでOneDriveにサインインして、「新規」→「フォルダー」を選び、たとえば「メールテンプレート共有」と名付けます。
作成したフォルダーを開き、「アップロード」→「ファイル」を選び、あらかじめ用意したテキストファイル（.txt）を追加します。
ファイルを右クリックして「共有」を選び、「リンクを知っている全員が編集可」を設定すると、誰でもテンプレートをコピーできるようになります。
共有リンクを開き、テンプレートを選んで「別名で保存」を押し、自分のOneDrive内にオリジナルを残したままコピーを生成します。
コピーしたテキストファイルを開き、メール本文に貼り付けるか、Outlookのマイテンプレート機能から読み込んで活用します。
共有リンクを「編集可」のままにすると他人が上書きする危険があるため、テンプレートの更新は管理者だけに限定しましょう。
よくある質問
- マイテンプレートは何件まで保存できますか？
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Outlookデスクトップ版では最大100件のテンプレートを保存できます。実際に100件近くためたことがありますが、使い勝手が落ちずに快適でした。
- 別のパソコンでも同じテンプレートを使えますか？
-
マイテンプレートはローカルに保存されるため、同じMicrosoftアカウントでログインしても自動同期はされません。もし複数台で共有したいときは、テンプレートをクリップボードでコピーしてテキストファイルに保存し、新しいパソコンへ貼り付ける方法が役立ちました。
- 保存したテンプレートの内容をあとから編集できますか？
-
残念ながら一度登録したテンプレートは直接編集できません。ただし、既存テンプレートを挿入後に本文を修正して、新しいテンプレートとして再登録するワザをよく使っています。これならタイトルだけ変えれば事実上の編集が可能です。
- メール作成時に素早くテンプレートを呼び出すコツは？
-
[ホーム]タブのマイテンプレートペインを素早く開くには、ショートカットキーAlt+N,Nを順に押すのがおすすめです。これでマウス移動を最小限にできて作業がはかどります。
マイテンプレートが表示されないときは？
マイテンプレートが表示されないときは、いつも使っているはずのボタンが見当たらず、ちょっと焦りますよね。
主に「Outlookが最新でない」「マイテンプレートアドインが無効になっている」ことが原因なので、順番にチェックしてみましょう。
- Outlookの更新を確認：WindowsアップデートやOfficeの更新プログラムを当てて最新状態にする。
- アドイン設定を確認：［ファイル］→［オプション］→［アドイン］→［管理］で「COMアドイン」を選び［設定］→「マイテンプレート」がチェックオンになっているか見る。
- Outlookを再起動：設定変更後は再起動するとリボンに反映されやすい。
- リボンの表示をチェック：ホームタブに「マイテンプレート」アイコンが並んでいるか確認する。
企業向けのOutlookでは管理者がアドインを制限している場合があります。そのときはIT担当者に相談するとスムーズです。
テンプレートの文字化けを直すには？
マイテンプレートで文字化けが出るのは、メール形式やコピー元の文字コードが合っていないことが原因になりやすいです。
Outlookのファイル→オプション→メールで「メッセージの作成形式」をHTMLに設定します。
WordやWebからコピーした文を貼るときは、ホームタブの「貼り付け→テキストのみ保持」を選ぶと余計な文字コードが入らず安心です。
文字化けを直したメールをもう一度マイテンプレートに登録し直すと問題なく呼び出せるようになります。
既存のテンプレートは上書き保存が反映されないことがあります。一度削除してから改めて登録すると確実です。
Outlook再インストール後もテンプレートを残すには？
Outlookを再インストールするとマイテンプレートがリセットされて「あれ？消えちゃった……」とガッカリしがちです。でも事前にテンプレートファイルを取り出しておくだけで、面倒な設定を一切やり直さずに元通りに戻せます。
マイテンプレートはユーザープロファイル内の「Local」フォルダーにあるnormalemail.oft（または.dat）というファイルにまとめられています。再インストール前にこのファイルをバックアップしておけば、後から同じ場所にコピーするだけでテンプレートが復活します。
この方法ならテンプレートを一つずつエクスポートする手間がゼロになり、作り込んだ定型メールを一瞬で使えるまま維持できます。急ぎの再設定作業が減って、手放せないお気に入りテンプレートを安心して残せるのがうれしいポイントです。
Web版とデスクトップ版で同じテンプレートを使える？
OutlookのWeb版で作ったマイテンプレートとデスクトップ版で使うマイテンプレートは、残念ながらそのままは同期されません。Web版はクラウド上にテンプレートを保存しますが、デスクトップ版はローカルのキャッシュやExchangeサーバー上に別管理する仕組みだからです。
実際に両方で同じテンプレートを使いたい場合は、テンプレート本文をOneDriveやSharePointにテキストファイルとして保存しておき、必要に応じてコピー＆ペーストする方法が気軽です。プログラマーらしい裏ワザとしては、よく使う定型文を「下書きフォルダー」にテンプレートとしてまとめておいて、Web版もデスクトップ版も同じ下書きを開き、本文を引き出す運用がおすすめです。
送信前に一部だけ書き換えられる？
My Templatesから定型文を呼び出すと、一括で本文がメール枠にペタッと入りますが、貼り付けたあとなら普通のメール本文と同じように編集できます。
たとえば宛先ごとに名前だけサクッと書き換えたり、日付や数値を最新の情報に変更したりできるので、テンプレートをそのまま使いながらも、送信前の微調整がとてもスムーズになります。
プログラマーの視点からひと工夫すると、置き換えが必要な部分を【名前】や＜日付＞のように目印付きでテンプレートに残しておくと、あとで見落としなく修正できて安心です。
まとめ
マイテンプレートのアドイン追加から本文登録、呼び出しまでの流れをマスターできると、毎日のメール作成がグンとラクになります。
登録したテンプレートにショートカットキーやカテゴリーを設定する応用ワザもぜひ試してみてください。ひと手間で作業時間が短縮できるのを実感できるはずです。