Outlookで受信トレイがあふれ、件名も曖昧なまま埋もれたメールを思い出そうとするとき、高度な検索を開いても条件の入れ方がわからず途方に暮れてしまうことはありませんか。
ここでは、差出人や日時の指定から添付ファイルの有無まで、実際の操作画面を追いながらやさしい手順を紹介します。パソコン歴が浅くてもクリック場所を迷わずに済み、毎日のメール探しに費やす時間をぐっと短縮できます。さらに条件を保存してワンクリックで呼び出す裏ワザもお伝えします。
まずは短いステップで目的のメールを素早く呼び出す体験を通じて、整理整頓された受信トレイの快適さを感じてみてください。
Outlook高度な検索のやりかたをゼロから丁寧に
迷わず検索機能を使えるように、まずはOutlook高度な検索の全体像をつかみましょう。
- 基本キーワード検索：メッセージ一覧上部の検索ボックスにキーワードを入力
- 検索タブの活用：検索ボックスをクリックすると表示される検索タブからフィルターを選択
- 絞り込みオプション：差出人／宛先／期間／添付ファイルの有無などを指定
- 検索演算子の利用：AND／OR／NOTを使うと複数条件を組み合わせられる
- 検索範囲の指定：特定フォルダーやサブフォルダーに限定して素早く絞り込む
Office365やOutlook2019以降で動作確認済みの手順です
リボンからゆっくり開いてじっくり探す方法
リボンの「ホーム」タブから検索ボックスをゆっくり開くと、差出人や件名だけでなく日付や添付ファイルの有無まで自分の好きな条件を組み合わせて探せます。
メールの数が多いときや過去にやりとりした内容をしっかり絞り込みたいときにぴったりです。面倒に感じるかもしれませんが、一度条件を決めておけば後から同じ検索を再利用できるのも嬉しいポイントです。
①Outlookを開いて受信トレイを表示
画面左下のWindowsアイコンをクリックします。
アプリ一覧からOutlookを選んで起動します。
起動後、左側メニューの受信トレイをクリックして開きます。
②ホームタブの検索ボックスをクリック
ホームタブのリボン上にある検索ボックスを見つけてクリックしてください。これで検索モードに切り替わります。
リボンが折りたたまれていると検索ボックスが隠れることがあります。
③検索ツールタブの詳細ボタンを押す
検索ツールタブを開いたら③「詳細」ボタンをクリックしてください。これで日付や送信者、件名などの絞り込みオプションがぱっと表示されます。
検索ボックスを選択しないと検索ツールタブは現れません。まず検索ボックスをクリックしてから「詳細」を押してください。
④高度な検索ダイアログで条件を入力して検索を実行
Outlook画面上部の検索バーをクリックすると「検索ツール」タブが現れます。そこから虫眼鏡アイコンの▼を押し「詳細検索」を選んでください。
ダイアログで「差出人」「件名」「日付」など必要な欄にキーワードや範囲を入力し、右下の「検索」を押します。複数条件が自動でAND検索され、ピンポイントで見つかります。
条件を増やしすぎると検索に時間がかかります。まずは絞り込みたい要素だけに絞るのがおすすめです。
ショートカットでサッと呼び出して秒速検索する方法
OutlookではCtrl＋Eキーを押すだけで検索ボックスがすぐにアクティブになります。このショートカット一発でメニューをたどる手間が省けるので、受信トレイにメールがたまっていても、いちばん近いところから秒速で検索できます。キーボード操作が好きな人ほど恩恵を実感しやすく、マウスに手を伸ばす時間がなくなるぶん、メール整理のスピードがグンとアップします。
①Ctrl+Shift+Fを押して高度な検索を開く
Outlookがアクティブな状態でCtrlキーとShiftキーとFキーを同時に押します。検索ボックスだけでなく詳細条件を指定できるウィンドウがぱっと開きます。
②検索対象フォルダーを確認して変更
メール一覧の上にある検索ボックスをクリックしてください。リボンに検索ツールが現れます。
リボンの左側にある「現在のメールボックス▼」をクリックし、「現在のフォルダー」や「サブフォルダーを含める」「すべてのメールボックス」から探したい範囲を選んでください。大きな範囲で探すと結果に時間がかかるので、なるべく絞り込むと快適です。
③条件タブで差出人や件名などを入力
検索ウィンドウ上部の条件タブをクリックします。
差出人欄に送信者のメールアドレスまたは表示名を入力します。自動候補が出るので候補を選ぶと確実です。
件名欄には気になるキーワードを入れておくと、該当するメールが一気に絞り込めます。
差出人は部分一致でも探せますが、日本語の表示名は少しずれるとヒットしないので注意してください。
④検索開始をクリックして結果を確認
設定した検索条件に間違いがないか確認したら、画面下の検索開始をクリックします。
受信トレイ（または指定フォルダー）に該当するメールが一覧で表示されます。件名や送信日時、差出人などを見ながら目的のメールを探しましょう。
列見出しをクリックすると昇順・降順に切り替えられます。最新順で並べたいときや送信者順で並べたいときに活用すると探しやすくなります。
もっと多くの情報を一覧に出したい場合は、列見出し上で右クリックして列の追加を選択し、必要なフィールドにチェックを入れるとカスタマイズできます。
高度な検索を使ってメール整理と作業効率をぐんとアップさせるアイデア
いくつものフォルダーを行ったり来たりしてメールを探すのは大変ですよね。Outlookの高度な検索をちょっと工夫するだけで、メール整理と作業効率がいっきにアップします。
| アイデア | 活用ポイント |
|---|---|
| 検索フォルダーの活用 | 定期的に届くメールを自動仕分けして確認漏れを防止できる |
| 検索クエリの保存 | 一度作った条件をワンクリックで呼び出してサクッと絞り込める |
| 複数条件の組み合わせ | 送信者や件名、期間などを同時に指定して重要メールを素早く表示 |
| ユーザー指定フォルダー検索 | プロジェクトごとにフォルダーを絞り込み、整理の手間を削減 |
| 未読・添付ファイル検索 | 未処理のメールだけや大きなファイル付きメールを一括チェックできる |
これらのアイデアはどれも簡単に始められるので、ぜひ取り入れてメール作業をラクにしましょう。
検索フォルダーを作ってワンクリックで再利用
検索フォルダーは一度設定しておけば、毎回同じ条件でメールを探せる便利な仕組みです。プロジェクトごとのやり取りや特定のキーワードを含むメールを、フォルダー感覚でワンクリックで一覧表示できます。
プログラマー目線のコツとして、条件にANDやORを組み合わせた複雑な検索もそのまま保存しておけます。さらに自動更新されるので、新着メールが条件に合致すれば即座に検索フォルダーに並ぶのがうれしいポイントです。
Outlookで検索フォルダーを新規作成する
Outlookを立ち上げたら左下のメールアイコンをクリックして、受信トレイなどメール画面に切り替えます。
画面左側のフォルダー一覧から「検索フォルダー」を右クリックし、メニューの「新しい検索フォルダー」をクリックします。
「検索フォルダーの選択」ダイアログで用意された条件を選ぶか、一番下の「カスタム検索フォルダー」を選択して自分好みの条件を設定します。
条件を決めたら「OK」をクリックすると、新しい検索フォルダーが一覧に表示され、該当メールだけを素早く確認できます。
Outlook for Macや古いPOP/IMAPアカウントでは「検索フォルダー」が利用できないことがあります。
高度な検索と同じ条件を入力して保存する
左ペインの「検索フォルダー」を右クリックして「新しい検索フォルダー」を選択します。
リストの一番下にある「ユーザー設定の検索フォルダー」を選び、「選択」をクリックします。
「名前」欄にわかりやすいタイトルを入力します。後で条件がわかるように、キーワードを含めると便利です。
「条件」ボタンをクリックし、先ほど使ったキーワードや差出人、日付などを同じように入力して「OK」を押します。
条件の画面を閉じたら「OK」をクリックして検索フォルダーを作成します。ナビゲーションペインに新しいフォルダーが表示されます。
ナビゲーションウィンドウに表示された検索フォルダーをクリックして結果を確認
ナビゲーションウィンドウの検索フォルダー欄に表示されたフォルダーをクリックしてください。
メインウィンドウに絞り込まれたメール一覧が表示されて、指定したキーワードや条件に合うメールをすぐに見つけられます。
よく使う条件をクイックアクセスツールバーに登録して時短
よく使う検索条件をクイックアクセスツールバーに登録すると、毎回リボンを開かずにワンクリックで呼び出せるようになります。例えば「差出人が特定の人」「件名にキーワードが含まれる」「添付ファイルあり」といった複数ステップのフィルターをひとまとめにできるので、メール探しがサクサク進みます。
探したい条件を一度作ったら、そのままツールバーに登録しておけば、あとはアイコンを押すだけ。時間短縮になるのはもちろん、慌ただしい朝や集中したい午後でも迷わず使えてストレスフリーです。
検索ボックスに条件を入力した状態でクイックアクセスに追加を選ぶ
Outlookの画面上部にある検索ボックスをクリックして、たとえばfrom:tanaka@example.com subject:請求書のようにキーワードや日付を組み合わせて入力します。
検索が完了した状態で、検索ボックス右端にある星形アイコンをクリックし、クイックアクセスに追加を選びます。
ボタン名をわかりやすく変更して保存する
Outlookの左側にあるナビゲーションウィンドウで検索フォルダーを表示します。
名前をわかりやすくしたい該当の検索フォルダーを右クリックします。
メニューの中から名前の変更をクリックします。
わかりやすい名前（例：プロジェクトAの重要メール）を入力し、Enterキーで保存します。
次回からはワンクリックで検索を実行
検索バーにキーワードや差出人などの条件を入力してから、検索タブの「検索フォルダーに保存」ボタンをクリックします。
ナビゲーションウィンドウの「検索フォルダー」一覧から、先ほど作成したフォルダーを右クリックし、「お気に入りに追加」を選ぶと次回からワンクリックで呼び出せます。
高度な検索の条件を仕分けルールに応用して自動分類
Outlookの高度な検索で設定した詳細な条件は、そのままルールに取り込んで自動分類に活かせます。たとえば件名に決まったキーワードが含まれる場合や、特定ドメインから届いたメールを振り分けたいときに使うと、手動でフォルダ分けする手間がぐっと減ります。
忙しいときほど、この仕組みが頼もしく感じます。会議招集メールや社内連絡といったメールは専用フォルダへ、ニュースレターや請求書は別フォルダへ、というふうに一度ルールを作っておけば、受信トレイはいつもすっきり。大事なメールを見落とさずにすみ、作業効率もアップします。
高度な検索ダイアログで条件を作成する
Outlookのメイン画面で検索したいフォルダー（受信トレイなど）をクリックしてアクティブにします。
ウインドウ上部のリボンから検索タブをクリックして検索ツールを表示します。
検索タブの右側にある「検索ツール」ボタンを押し、メニューから詳細検索をクリックします。
詳細検索ダイアログの「詳細設定」タブを選び、「フィールド」から探したい項目（送信者／件名など）を選んで「条件」「値」を入力し、リストに追加をクリックします。
同じ手順で他の検索条件（受信日／添付ファイルの有無など）を追加して、リストに複数の条件を組み合わせられます。
条件の追加が終わったら「今すぐ検索」をクリックして条件に合うメールを一覧表示します。
注意：フィールドリストにない項目を追加したい場合は「フィールド」→「すべてのメールフィールド」から探すと見つかりやすいです。
条件をコピーしてルールウィザードを開く
ナビゲーションウィンドウで該当の検索フォルダーを右クリックして「検索フォルダーのカスタマイズ」を選びます。
「条件」ボタンをクリックすると、詳細な絞り込み設定が表示されます。
「詳細設定」タブ内にある「クリップボードにコピー」ボタンを押すと、現在の絞り込みルールがテキスト形式でコピーされます。
プログラマー視点では、このテキストをそのままルールウィザードに貼り付けると手動入力の手間が大幅に省けるのがポイントです。
ホームタブの「ルール」→「ルールと通知の管理」をクリックし、「新しいルール」を選びます。
「空のルールから開始」で「受信メッセージにルールを適用」を選び、「詳細オプション」をクリック。
「メッセージ ヘッダーに特定の文字列が含まれる場合」をチェックし、文字列部分をダブルクリックしてクリップボードの内容を貼り付けます。
検索フォルダーとルールの条件が一致するので、「思った通りに動かない」というトラブルを減らせます。
メッセージ到着時に同じ条件で仕分ける設定を完了する
ウィザードの最後で「メッセージ到着時に同じ条件で仕分ける」ルールを有効にして一気に設定を終えましょう。
Outlook画面上部の[ホーム]タブ→[ルール]→[ルールと通知の管理]をクリックしてウィザードを再表示します。
「ルール ウィザード」の一覧から「メッセージ到着時にこのルールを実行する」にチェックを入れます。
先ほど指定した差出人やキーワードの条件、その後の移動先フォルダー設定などに間違いがないかチェックします。
[完了]をクリックしてウィザードを閉じると、新着メッセージは自動で同じ条件に従って仕分けられます。
複数のアカウントを登録している場合は、各アカウントごとに同じルールを設定するのを忘れないようにしましょう。
よくある質問
- Outlookの高度な検索ってどこから起動すればいいですか？
-
リボンの「検索」タブをクリックしてから「検索ツール」→「高度な検索」を選ぶと出てきます。慣れればCtrl+Shift+Fを押すだけでパッと開けるので、ぜひ試してみてください。
- 添付ファイルがあるメールだけをピンポイントで探すには？
-
検索ウィンドウのオプションで「添付ファイルあり」にチェックを入れるか、検索バーに
hasattachments:yesと打ち込むとOKです。実際に試すと、一瞬で添付付きメールだけがずらっと並ぶので感動しますよ。 - 特定の期間内に届いたメールを絞り込むコツはありますか？
-
「受信日時」欄で開始日と終了日を設定するのが基本です。検索バーなら
received:2024/04/01..2024/04/30のように範囲指定すると、一発で指定月のメールだけ出せます。 - サブフォルダも含めてまとめて検索できますか？
-
はい。「検索範囲」で「現在のフォルダとサブフォルダ」や「すべてのメールアイテム」を選ぶと、あちこち移動せずに一気に探せます。フォルダが多いときはこの設定が特に便利です。
- よく使う検索条件を保存する方法は？
-
検索結果を開いた状態で「検索フォルダに保存」をクリックすると、自分専用のフォルダが作れます。クリック一発で同じ条件を呼び出せるので、日常的に使う検索は全部ここに入れておくと便利です。
高度な検索がグレーアウトして押せないのはなぜ？
わたしも最初は焦りましたが、高度な検索がグレーアウトして押せないのは意外とよくあることです。
主な原因は検索ボックスがアクティブになっていないか、メールがまだWindows検索インデックスに登録されていないからです。検索窓をクリックしないままリボンを見ても、機能が無効のまま表示されてしまいます。
まずは検索バーをクリックして「検索ツール」を表示させてみてください。それでもグレーアウトしているときは、Outlookのオプション画面からMicrosoft Windows検索のインデックス設定を確認し、Exchangeをキャッシュモードで使うように切り替えてから再起動すると復活することが多いです。
検索結果が0件になるときはどうすればいい？
- 検索結果が0件になるときはどうすればいい？
-
まずは検索範囲とフィルター設定を見直してください。特定のフォルダーだけを対象にしていたり、日付フィルターがかかっていると該当メールが除外されることがあります。すべてのメールアイテムを選択して再検索するとヒットしやすいです。
それでも見つからない場合はWindowsの検索インデックスが壊れていることがあります。コントロールパネルの「インデックスのオプション」からMicrosoft Outlookを選び、詳細設定→再構築を実行してください。再構築には数十分かかることがあるので余裕を持つと安心です。
再構築中は検索が一時的に遅くなる点に注意してください。
英語と日本語を同時に探したいときは？
英語のキーワードと日本語のキーワードを同時に探したいときは、キーワードの間にORを入れる方法が便利です。たとえばreport OR レポートとすると、どちらかを含むメールだけをさっと表示してくれます。
必要に応じて括弧でグループ化すると優先がわかりやすくなるので、(report OR レポート)のように使い分けるのがおすすめです。
添付ファイルだけを素早く見つける方法は？
Outlookの検索バーにhasattachments:yesと入力すると、添付ファイル付きのメールだけが一覧表示されます。どのフォルダでも一発で絞り込めるので、目的のファイルをサクッと探し出せます。
- 時間短縮：大量のメールから添付付きだけを瞬時に絞り込みます。
- 見逃し防止：該当メールだけを表示するので埋もれません。
- 高度検索と組み合わせ：hasattachments:yes のあとにキーワードを足して特定のファイル名も一緒に探せます。
検索条件を保存する方法は？
よく使う検索条件は検索フォルダーとして保存すると便利です。検索フォルダーを作るとメール一覧のサイドバーに仮想フォルダーが追加され、設定したキーワードや差出人に合うメールが自動的に並びます。ニュースレターの確認や特定のプロジェクトメールをまとめてチェックしたいときにぴったりです。
まとめ
Outlookの検索窓をクリックして詳細検索タブを開き、キーワードや差出人、期間、添付ファイルの有無など好みの条件を組み合わせれば欲しいメールがすぐ見つかります。検索フォルダーに登録しておけば同じ条件で何度も探す手間も省けます。覚えておくと便利なワイルドカードや演算子を活用すればさらにピンポイント検索が可能になります。
このまとめを参考にメール探しのストレスから解放され、サクサクと仕事やプライベートの連絡を整理していきましょう。迷わず必要な情報に一瞬でたどり着けるはずです。