Outlook で受け取ったメールに返信するときに資料を添付ファイルとして付け直すやり方が分からなくて戸惑っていませんか？
ここでは、長年の現場で身に付けた確実な操作のコツを、動かす指とクリックする位置まで細かく示し、さらに容量超過を避ける工夫やファイルを一瞬で貼り付ける裏招きアイコンの作り方まで盛り込みます。
説明の順にゆっくり進めれば、初めて操作する方でも迷わず添付を完了できますので、まずは最初の手順から一緒に試してみてください。
Outlookで返信時に添付ファイルをつける流れをまるっとガイド
Outlookで普通に返信すると、元のメールに添付されたファイルが消えて頭を抱えた経験はありませんか。この記事では、エンジニア目線で実際に試した、返信時でも確実に添付ファイルを送る方法を３つお伝えします。
- 転送機能を活用：返信ではなく転送であれば元の添付を残したまま返信文を追加できます。宛先を書き換えるだけでサクッと送信できます。
- メールをメールに添付：元メールをドラッグして新規返信のウィンドウにドロップすると、そのまま .msg ファイルとして添付できます。
- OneDrive連携でクラウド添付：大容量ファイルはクラウドリンクで共有するとスマートです。相手側の容量を気にせず送信できます。
エンジニアならではの裏技として、VBAマクロで返信時に特定のフォルダから自動で指定ファイルを選んで添付する仕組みを組む手もあります。複数ファイルを連続で送る時に手間が激減するので、とてもおすすめです。
リボンの添付ボタンでファイルを選ぶ王道ルート
返信画面の上部にあるリボンからクリップマークの添付ファイルボタンをクリックすると、エクスプローラーが開いてファイル選択できる方法です。
いつものエクスプローラー操作なので、保存場所をはっきり把握しているファイルをサッと添付できる点がうれしいです。最近使ったファイルは一覧表示されるため、探す手間もグッと減ります。
こんなときに役立ちます：パソコン初心者でも迷わず操作したいとき、オフィス文書や画像を1～2点だけサクッと送るときにピッタリです。
①受信メールを開いて返信を押す
受信トレイで返信したいメールをダブルクリックして開きます。メッセージの上部にある「返信」ボタンを押すと、本文編集欄がパッと表示されます。
プログラマー視点のコツとして、よく使う操作はクイックアクセスツールバーに登録しておくとワンクリックで返信ウィンドウを呼び出せて便利です。
②メッセージタブの添付ファイルをクリック
返信画面が表示されたら、画面上部のリボンからメッセージタブを確認します。添付ファイルを追加したいときは、その中にあるクリップ形のアイコンを探しましょう。
クリップ形の添付ファイルアイコンをクリックしてください。ファイル選択ウィンドウが開きます。
③エクスプローラーで送りたいファイルを選ぶ
タスクバーのフォルダアイコンをクリックしてエクスプローラーを起動します。ウィンドウが開いたら、左側のナビゲーションから目的のフォルダやドライブを選びます。プログラマーならではのコツとして、アドレスバーに直接パスを貼り付けると迷わず一発で移動できます。
フォルダ内で送信したいファイルをクリックして選びます。複数のファイルを添付したいときは、Ctrlを押しながらクリックでひとつずつ、Shiftを押しながらクリックで連続した範囲をまとめて選択できます。あらかじめ名前や日付で並べ替えておくと、探しやすくなります。
④挿入ボタンを押してメールに添付されているか確かめる
返信画面のリボンから挿入タブをクリックしてください。
表示されたメニュー内の「ファイルを添付」ボタンを押すと、選択済みのファイルがメールヘッダーに並びます。
添付ファイル名がリストに出ていれば正しく添付できていますので、送信前にもう一度ファイル名を確認しましょう。
もしファイル名が表示されないときは、一度挿入ウィンドウを閉じてから再度追加を試してみると改善しやすいです。
⑤本文を書き終えたら送信をクリック
本文と添付ファイルの最終チェックを終えたら、ウインドウ左上の送信ボタンを押します。送信先が正しいかもう一度確認してからクリックすると安心です。
送信後は取り消せないので、特に添付ファイルの有無や本文の誤字脱字を最後に必ず見直してください。
エクスプローラーからドラッグ&ドロップで放り込むラクラクルート
エクスプローラーからドラッグ&ドロップする方法は直感的で、添付ファイルを扱い慣れていない方でも迷わずに使えます。開いているフォルダーからファイルをそのままメールの本文へ引き出すだけなので、ダイアログで操作する手間が省けてサクサク進みます。
マルチ選択した複数ファイルも一度にポイッと放り込めるので、連続したクリック操作が苦手な場合に便利です。プログラマー視点だと、Windowsのスナップ機能でエクスプローラーとOutlookを左右に並べて作業すると、手を移動させずにドラッグできるのでおすすめです。
①返信ウインドウとエクスプローラーを並べて表示する
まず返信用のメール画面をアクティブにしてWindowsキー＋左矢印キーを押し、画面を左半分に寄せます。その後Windowsキー＋Eキーでエクスプローラーを起動し、Windowsキー＋右矢印キーで画面右半分に固定してください。
②添付したいファイルをつかんでメール本文へドロップする
Windowsエクスプローラーで添付したいファイルを表示します。Ctrlキーを押しながらクリックすると複数選択できます。
選択したファイルの上でマウスを押し続け、返信画面の本文エリアへドラッグ＆ドロップします。
添付プレビューが表示されたらマウスボタンを離して完了です。
③添付欄にファイル名が出たら送信をクリック
添付欄にファイル名が表示されたことを確認してから、画面上部の送信ボタンをクリックしてください。
もしファイル名が薄い表示なら、アップロードが完了するまで少し待つとクリックできるようになります。
コピー&貼り付けでサクッと添付するお手軽ルート
コピー&貼り付けはエクスプローラーでファイルをコピーして返信画面にペーストするだけのシンプルな方法です。ドラッグ操作が苦手な人でもマウスクリックだけで進められるので、気楽に使えます。
特別な設定は不要で、急いでいるときや軽い資料をサクッと送りたいときにぴったりです。エクスプローラーとOutlookを行ったり来たりするだけで手軽に添付できます。
①エクスプローラーでファイルをコピーする
タスクバーのフォルダーアイコンやスタートメニューからExplorerを起動し、添付したいファイルがあるフォルダーを開きます。
添付するファイルをクリックして選択し、Ctrl+Cキーを押すか、右クリックメニューからコピーを選びます。
②返信メール本文をクリックして貼り付ける
返信画面の本文エリアをクリックしてカーソルを表示します。Ctrl+V（MacはCommand+V）でコピーした内容を貼り付けてください。
③添付欄にファイル名が表示されたら送信する
添付欄にファイル名が表示されたら無事に添付された証拠です。件名や本文に誤字脱字がないかサッとチェックしたら、右上の送信ボタンをポチっと押しましょう。
添付をもっとラクにするちょい足しテクニック
Outlookで毎回ファイルを探しに行かなくても、ちょい足しテクニックを覚えておくと添付がサクサク進みます。ちょっとした工夫で、急ぎのやり取りでも慌てずにファイルを追加できます。
| ちょい足しテクニック | 活用シーン |
|---|---|
| ドラッグ＆ドロップで添付 | エクスプローラーを開かずにデスクトップから直送したい時 |
| プレビュー画面からドラッグ | 添付前に中身を確認しつつファイルを追加したい時 |
| クラウドリンク送信 | 大容量ファイルを相手と共有したい時 |
| クイックアクセスに登録 | よく使う資料をワンクリックで添付したい時 |
クイックアクセスツールバーに添付を登録してワンクリック化
Outlookのクイックアクセスツールバーに「添付ファイル」ボタンを登録すると、返信画面でいつでもワンクリックでファイルを追加できるようになります。
リボンをずっと探してクリックする手間がなくなるので、頻繁に資料を送るときや定型レポートを添付する場面でとても役立ちます。
プログラマーならではの小ワザとして、よく使うフォルダやファイル名を統一しておくと、ボタンを押したあとのダイアログ操作もグッとスムーズになります。
表示タブからクイックアクセスツールバーの下向き矢印を開く
Outlook画面上部のリボンから表示タブをクリックします。
ウィンドウ左上のクイックアクセスツールバーにある下向き矢印を押してメニューを展開します。
ツールバーが折りたたまれていると矢印が非表示になります。リボンを表示してから操作してください。
その他のコマンドを選んで添付ファイルを追加
画面上部のクイックアクセスツールバーにある下向き矢印をクリックしてメニューを開きます。
「その他のコマンド」を選んでオプション画面を開きます。
「コマンドの選択」で「リボンにないコマンド」を選び「添付ファイルを挿入」を見つけて「追加」をクリックします。
「OK」を押して設定を確定するとツールバーに添付アイコンが表示されます。
OKを押してツールバーにアイコンが出ているか確認する
設定ダイアログでOKをクリックすると変更が反映されます。ウィンドウ上部のツールバーをじっと見て、追加したアイコンが並んでいるか探してみましょう。
もし見当たらない場合は、ツールバー上で右クリックして「リボンのユーザー設定」を選ぶと、非表示アイコンの一覧が表示されます。そこから追加したいアイコンを再表示できるので試してみましょう。
圧縮してサイズを小さくしてから送る裏ワザ
添付ファイルを送る前にZIP形式でまとめておくと、送信時のサイズをぐっと抑えられます。Windows標準の圧縮機能でも手軽に使えますが、プログラマー御用達の7-Zipを使うと高い圧縮率でさらに削減可能です。
実際に数十メガの画像や資料を送るときは、この方法でアップロードにかかる時間が半分以下になりました。まとめて1つのアーカイブにするだけで受信者側のファイル管理もラクになりますし、分割機能を使えばメールサーバーの容量制限にも対応しやすくなります。
エクスプローラーでファイルを右クリックして送るを選ぶ
エクスプローラーで添付したいファイルを見つけたら、ファイルのアイコン上で右クリックしてください。
表示されたメニューの中から送るをポイントするとサブメニューが開くので、その中のメール受信者をクリックします。
Outlookを既定のメールアプリに設定していないと、別のメールソフトが立ち上がる場合があります。
圧縮フォルダーをクリックしてzipを作る
ファイルが入ったフォルダーをWindows 11のエクスプローラーで右クリックして、「送る」＞「圧縮（zip形式）フォルダー」を選びます。
生成されたzipをメールにドラッグして添付する
zipファイルを保存したフォルダを開いておきます。
Outlookの返信画面に戻り、ファイルを本文エリアか画面上部のクリップアイコン付近にドラッグします。
マウスボタンを離すと添付状況が表示されるので、ファイル名が表示されるまで待ちます。
ファイルが大きいときはアップロードに時間がかかることがあります。
OneDriveリンクに置き換えて容量制限とお別れ
OneDriveに置き換えることで、メールに大きなファイルをそのまま添付せずに、スムーズに共有できます。クラウド上のリンクを貼るだけで、容量制限のストレスから解放されるのがうれしいポイントです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 容量制限回避 | リンクに置き換えると、メールサイズを気にせず共有可能 |
| 一元管理 | クラウド上で常に最新ファイルを参照できる |
| アクセス制御 | 閲覧や編集の権限を細かく設定できて安心 |
- Outlookの添付メニューからOneDriveにアップロードしてリンクを生成
- リンクのアクセス権を社内限定に設定して情報漏えいを防止
- メール本文に簡単な使い方や注意点を添えてクリック率を向上
ファイルをOneDriveにアップロードする
タスクバーのフォルダアイコンをクリックしてExplorerを起動します。左側メニューにあるOneDriveを選ぶとローカルに同期されたフォルダが表示されます。
任意のフォルダやデスクトップからアップロードしたいファイルを選んで、先ほど開いたOneDriveフォルダにドラッグ＆ドロップします。ファイルが自動的にクラウドに保存されます。
ファイル名の横に付くアイコンで同期状況をチェックしましょう。〈青い雲〉アイコンから〈緑のチェック〉に変わればアップロード完了です。
アップロード中にファイルを移動すると同期が途中で止まるので注意してください。
共有リンクをコピーしてメール本文に貼り付ける
ブラウザーまたはファイルエクスプローラーでOneDriveを開き、共有したいファイルを右クリックして「共有」を選びます。
表示された共有ウィンドウで「リンクをコピー」をクリックすると、クリップボードにURLが保存されます。
Outlookの返信画面に戻り、本文内で右クリックまたはCtrl＋Vを押してリンクを貼り付けます。
共有リンクのアクセス権を確認しないと、受信者がファイルを開けない場合があります。
不要なローカル添付を削除してリンクのみで送信する
返信メール画面で添付アイコンの横にあるファイル名をクリックして選択します。
選択したファイルをDeleteキーまたは右クリック「削除」を使って取り除きます。
リボンの「挿入」タブから「クラウド添付」を開き、OneDrive内の同じファイルを選びます。
表示されるメニューから「リンクとして共有」を選ぶと、ファイルのダウンロード用URLだけが本文に挿入されます。
この方法ならメールサイズを軽く保ちつつ、相手に最新のファイルを確実に届けられます。
よくある質問
返信画面で「添付ファイル」ボタンが見当たらない
- 返信画面で「添付ファイル」ボタンが見当たらない
返信ウィンドウのリボンが折りたたまれていると、「挿入」タブ内の「添付ファイル」ボタンが隠れています。右上の︙（省略記号）をクリックしてリボンを展開し、「挿入」タブ→「ファイルの参照」から任意のファイルを選んでください。
添付ファイルの並び順を変えたい
- 添付ファイルの並び順を変えたい
Outlookはファイルを追加した順に並べるので、入れ替えたい場合はいったん削除して必要な順で再添付すると確実です。複数ファイル選択時はCtrlやShiftを使うとまとめて選べるので、ドラッグよりもスムーズに並び替えられます。
大きいファイルが添付できないときは？
- 大きいファイルが添付できないときは？
ファイルサイズ制限を超える場合は、OneDriveにアップロードしてリンクを添付すると便利です。「挿入」タブ→「OneDriveのファイル」を選ぶと、自動で共有リンクになります。社内メールだと容量を気にせず送れるようになります。
前のメールの添付をそのまま返信に含めたい
- 前のメールの添付をそのまま返信に含めたい
デフォルトでは返信時に添付を外す設定です。「ファイル」→「オプション」→「メール」→「返信／転送時に元のメッセージを添付」にチェックすると、返信しても元の添付が残ります。プログラマー視点で言うと、一度設定しておくと毎回手動で再添付しなくて楽になります。
添付したのに相手に届かない？
- 添付したのに相手に届かない？
-
返信画面にクリップマークやファイル名が表示されていないと、実は添付できていないことが多いです。送信前に必ず上部のファイルリストを確認してください。
Outlookは一度に送れる容量が25MB前後に制限されている場合があります。それを超えると自動で削除されたり、外部リンクに切り替わったりします。大きなファイルはZipで圧縮したり、OneDriveにアップロードしてリンクを共有すると確実です。
ファイル名に全角文字や記号が混じっていると、相手側のメールサーバーで弾かれることがあります。半角英数字とハイフン、アンダースコアだけにするとトラブルが減ります。
ファイルが大きすぎるときはどうする？
添付しようとしたファイルが大きすぎて送信エラーになった経験はありませんか。そのまま無理に添付すると何度も失敗して時間がかかるので、まとめてサクッと対処したいところです。
OutlookならOneDrive共有リンクを使ってファイルを添付する方法があります。大容量ファイルを自動でオンラインにアップロードして、相手にはダウンロード用のリンクだけ送れるので、送信サイズに悩む必要がなくなります。
また、ファイル形式や内容によってはZIPで圧縮してサイズを小さくしてから添付するのもおすすめです。社内のやり取りなら圧縮パスワードを付けてセキュリティを守りつつ送れるので安心感が高まります。
返信で元の添付はそのまま残る？
- 返信で元の添付はそのまま残る？
-
いいえ、Outlookでは返信すると元の添付は自動で外れます。
返信は本文と署名だけが引き継がれる仕組みです。そのまま送りたいときは、一度返信後に手動で添付を戻すか、メールを転送して添付を残してください。
プログラマー向けの小技として、よく使うファイルをフォルダにまとめ、クイックステップで一発添付できるように設定しておくと手間がぐっと減ります。
スマホ版Outlookでも同じように添付できる？
スマホ版OutlookでもPC版と同じように返信メールにファイルをくっつけられます。返信画面下部のクリップアイコンをタップすると、端末内の写真やドキュメント、OneDrive上のファイルが選べる仕組みです。画面サイズが小さくてもアイコンが大きめだから操作しやすいですし、ファイルが大きいときはクラウドリンクを共有すると安定して送信できます。
ドラッグ&ドロップが反応しないときの対処は？
ドラッグ&ドロップを多用する人にはパワフルな方法ですが、突然反応しないときがあるかもしれません。この場合は、Outlookをセーフモードで立ち上げたりOfficeを最新バージョンに更新したりすると改善しやすいです。メール作成の流れを止めたくないときにサッとできる頼れるトラブル対処です。
まとめ
Outlookで返信メールに添付ファイルをつける基本は、返信画面でクリップアイコンをクリックし、最近使用したファイルか［参照］から目的のファイルを選ぶだけです。
さらにドラッグ＆ドロップで直接本文にファイルを置いたり、よく使うフォルダをクイックアクセスに登録したりすると、よりスムーズに添付できるようになります。これで毎回の返信作業がぐっと快適になりますので、ぜひ試してみてください。