Outlookで添付された資料が届いたのにファイルの適切な開き方が分からず、画面の前で固まってしまったことはありませんか？
このガイドは経験豊富な開発現場で培ったコツを盛り込み、ボタンの位置や確認メッセージの意味を画像なしでもイメージできるように、ひとつひとつ丁寧に説明します。さらに動作が重いときの対処や安全に確認するポイントも合わせて紹介します。
順番に読み進めれば迷いや不安が解け、届いた資料をすぐ安心して活用できるようになりますので、マウスとキーボードを手元に置き、一緒に操作をどうぞ試してみませんか。
Outlookファイルの開き方をまるっとやさしくお届け
Outlookのファイルを開くにはいくつか方法があります。
- ファイル形式を確認：拡張子が.pstや.ost、.msgになっているかチェック。
- 既定のプログラムを設定：Windowsの設定画面でOutlookを既定にしておく。
- Office修復ツールを実行：コントロールパネルからQuickRepairまたはオンライン修復を活用。
- Outlookをセーフモードで起動：トラブルシュートに有効でアドインの影響を切り分けられる。
- Web版Outlookを試す：Office365のオンライン版ならローカルの問題を回避。
- 専用ビューアや変換ツール：軽量なMSGビューアなどを使う。
ちなみに、プログラマー的にはPSTファイルは大きくなると壊れやすいので、定期的に新しいPSTに分割しておくと不意のトラブルをグッと減らせますよ。
これらの方法から状況に合わせて選べば、初心者でも迷わずOutlookファイルを開けるようになります。
Outlookアプリでメールの添付ファイルを開く
Outlookアプリを使えば、メールにくっついたファイルをそのままタップひとつで開けます。
特にうれしいのは、プレビュー表示がサクサク動くところと、一度開いたファイルはキャッシュされるのでオフライン時にも閲覧できるところです。
外出先でスマホから資料を確認したいときや、打ち合わせ前にさっと内容をチェックしたいときにぴったりの方法です。
①Outlookを起動して受信トレイを開く
タスクバーのWindowsアイコンをクリックし、アプリ一覧から「Outlook」を選んでクリックします。
Outlookが立ち上がったら、左側メニューにある受信トレイをクリックして未読メールを確認しましょう。
初回起動やネットワーク状況によって表示に時間がかかることがありますが、焦らずしばらく待つと読み込まれます。
②目的のメールをダブルクリックする
メール一覧の中から、開きたいメールを探してみましょう。件名や送信者を見ながらスクロールすると迷わず見つかります。
目的のメール行をマウスでダブルクリックしてください。するとメールが別ウィンドウで大きく開きます。
ダブルクリックが苦手なときは、キー操作も活用できます。メールをクリックして選択したあと、キーボードのEnterキーを押すと同じように開くことができます。
③添付ファイルのアイコンをクリックする
メール本文の上部や件名の右側にあるクリップマークのアイコンを探します。
見つけたら、そのクリップアイコンをクリックしてください。
クリックすると添付ファイルのプレビューが表示されたり、ファイルを開くアプリが自動で起動したりします。
④「開く」を選んで確認メッセージに同意する
対象のファイルをダブルクリックするとセキュリティの警告が表示されます。「開く」をクリックして先に進めてください。インターネットから入手したファイルは発行元が表示されるので、心当たりがあるかどうかを確かめるとより安全です。
⑤表示されたアプリでファイル内容を確認する
アプリが起動したら、読み込み中のメッセージが消えるまで数秒待ちます。
- 画面をスクロールしてメールや添付ファイルの中身をチェックします。
- 検索ボックスがあればキーワードを入力して素早く探せます。
- 画像や表が崩れていないか、レイアウトを軽く確認してください。
Outlookデータファイル(PST)を読み込んで開く
Outlookデータファイルをそのまま開くと「サポートされていない形式」と出ることがありますが、PSTファイルをOutlookに読み込むと普段使っているメール画面からそのままデータを参照できます。
この方法なら過去のメールや連絡先、カレンダー情報を一か所にまとめられるうえ、誤って削除してしまってもまたPSTを再読み込みすれば復元できるので安心です。
別のパソコンから受け取ったメールがPSTで届いたときや、旧PCのバックアップを丸ごと確認したいときに特に役立ちます。
インポートさえ済ませれば手軽に過去データを検索できるので、メール運用がよりスムーズになります。
①Outlookのリボンで「ファイル」タブをクリック
Outlookを起動すると、画面上部にリボンが表示されます。その中に並ぶタブのうちファイルをクリックしてください。最新バージョンでは左端にあるので、はじめてでも迷わず見つかります。
②「開く/エクスポート」を選ぶ
Outlookを開いたら左上の「ファイル」タブをクリックします。
メニューが開いたら項目の中から「開く/エクスポート」を選んでください。ここから他のメールアプリへの移行やバックアップを作る操作に進めます。
もしメニューに表示されていないときは、メニューを上下にスクロールすると見つかることがあります。
注意: 他のウィンドウやタブが重なっていると「開く/エクスポート」が隠れやすいです
③「Outlookデータファイルを開く」をクリック
ファイルタブの情報画面に並ぶボタン群からOutlookデータファイルを開くを見つけてクリックしてください。
データファイルは初期設定でドキュメントのOutlookフォルダーに配置されることが多いです。
④エクスプローラーでPSTファイルを選び「開く」を押す
Outlookの「データファイルを開く」ダイアログが表示されたら、エクスプローラー形式の一覧から先ほど保存したPSTファイルを探します。拡張子が見えないときは右上の歯車アイコンからファイル名拡張子をオンにすると探しやすくなります。
目的のファイルをダブルクリックするか、ダイアログ下部の開くボタンをクリックしてください。これでOutlookの左側ペインに新しいPSTフォルダが追加され、中のメールやフォルダを閲覧できるようになります。
⑤ナビゲーションウィンドウに追加されたフォルダーを確認する
左側のナビゲーションウィンドウを見て、追加したフォルダーが一覧に並んでいるかチェックしましょう。
もし見当たらないときは、画面上部の表示タブをクリックし、フォルダーウィンドウ→すべてのフォルダーを表示を選ぶと、隠れているフォルダーも見つけやすくなります。
エクスプローラーからMSGやICSをダブルクリックで開く
エクスプローラー上のMSGやICSをダブルクリックするとOutlookがすっと起動して中身を表示できます。アプリを立ち上げてからファイルを開く手順がいらないので、メールの確認や予定のチェックがすばやくできるのがうれしいポイントです。
もしダブルクリックで期待どおりに開かないときは、ファイルを右クリックして「プログラムから開く」→「Outlook」を選んでおくと、次回から自動的にOutlookで開くようにできます。
①エクスプローラーで目的のファイルを探す
フォルダーアイコンをクリックするか、Windowsキー＋Eを押してエクスプローラーを開きます。
左側のナビゲーションから「ドキュメント」→「Outlookファイル」を順に開き、目的の.pstファイルを探してください。もしフォルダー名が違う場合は、画面右上の検索ボックスに.pstと入力すると効率的です。
②ファイルをダブルクリックする
Outlookファイルが保存されているフォルダをエクスプローラーで開いてください。ファイル名と拡張子（.pstや.msgなど）を確認しましょう。
開きたいファイルのアイコンをすばやく2回クリックします。ダブルクリックすると、自動的にOutlookが起動してファイルの中身が表示されます。
もしOutlookが立ち上がらない場合は、ファイル形式の関連付けが外れている可能性があります。そのときはファイルを右クリックし「プログラムから開く」を選んで、一覧からOutlookを指定してください。
③「このアプリで開く」が出たらOutlookを選ぶ
ファイルをダブルクリックすると使用するアプリを選ぶ画面が出ます。リストの中からOutlookを探してクリックしてください。
もしリストにOutlookがなければ「その他のアプリ」を選んでから探すと見つかりやすいです。
④Outlookで内容を確認し必要なら保存する
メールが開いたら本文や添付が正しく表示されているか確認します。
保存したいメール全体を残したいときは画面上部の「ファイル」タブをクリックしてください。
「名前を付けて保存」を選ぶと、eml形式で好きな場所に保存できます。
メール内の添付ファイル上で右クリックをすると「名前を付けて保存」が出てきます。
好きなフォルダを選んで保存すれば、後から探しやすくなります。
Outlookファイルが開けたら広がる便利ワザ
Outlookファイルがスムーズに開けるようになれば、いろいろな応用ワザを使ってもっと作業がはかどります。
| 応用ワザ | 役立ちポイント |
|---|---|
| クイックステップを活用 | よく使う処理をワンクリックで実行できて時間を節約できる |
| ルール設定で仕分け | 特定の条件に合うメールを自動でフォルダに振り分けて整理がラクになる |
| 署名の一元管理 | 複数アカウントでも同じ署名をまとめて登録できて手間が減る |
| カレンダー共有 | チームメンバーと予定をすぐに確認し合えて調整がスムーズ |
| 添付ファイルプレビュー | ファイルをダウンロードせずに中身を確認できて作業効率アップ |
添付ファイルをワンクリックでフォルダーに集める
添付ファイルを一気にまとめたくなったら、ちょっとしたマクロ登録が特に役立ちます。プログラム初心者でも、用意したVBAをOutlookに貼り付けるだけで、メールを選択してワンクリックで指定フォルダーにサクッと集められるのが魅力です。
- 複数メールを一度に選んで添付をまとめ保存できる
- 保存先フォルダーを好きな場所で細かく指定できる
- 登録しておけば、リボンのボタンからいつでもワンクリック操作
- ファイル名に件名や送信日を自動で付けられて管理がラク
クイック操作で添付ファイル保存を作成
画面左上のファイルをクリックして、リストからオプションを選びます。
「オプション」画面で左のメニューからクイックアクセスツールバーを選び、コマンドの選択を「すべてのコマンド」に切り替えます。
一覧から添付ファイルのすべてを保存を見つけて「追加」をクリックしてください。
保存したいメールを選んで、上部のクイックアクセスツールバーに追加されたアイコンをクリックします。
フォルダー選択のダイアログが開くので、保存先を指定すると瞬時に添付ファイルがまとめて保存されます。
保存先フォルダーを指定して登録
「参照」をクリックするとフォルダー選択画面が開きます。ドキュメント内に「Outlookデータ」など専用フォルダーを用意しておくとあとで見つけやすくなります。
管理しやすいフォルダーを選んだら「OK」を押してください。これで指定場所へデータファイルが登録されます。
受信トレイでクイック操作をクリックして自動保存
Outlookを起動しホームタブを開いて、受信トレイを表示します。リボンの中に並んだクイック操作欄を見つけてください。
事前に設定した「添付ファイルを保存」などのクイック操作ボタンをクリックすると、受信メールの添付ファイルが指定フォルダに自動で保存されます。
読み込んだPSTから必要メールだけ別フォルダーに移す
読み込んだPSTの中から必要なメールだけを抜き出して別フォルダーにまとめると、膨大なメール一覧に埋もれずに大事な情報だけをサクッと確認できます。
この方法なら、あとで何度も同じフォルダーを開く手間が省けて、重要なやり取りを見失わずに済みます。特にプロジェクトごとやクライアント別に整理したいときに頼れるワザです。
メールの条件で絞り込みをかけてから移動できるので、例えば「特定のキーワードが件名に含まれているもの」「ある期間内に届いたもの」といったフィルターを使えば、一気に必要なメールだけを集められます。
エンジニア目線のちょこっとアドバイスとしては、件名検索だけでなく差出人や添付ファイルの有無でも絞り込むと、より正確に欲しいメールをセレクトできます。
ドラッグでメールを移動する
メール一覧から移動したいメールをクリックしたまま、別フォルダーまでドラッグするだけでサクッと移動できます。
画面左側のフォルダー一覧が隠れているときは、アイコンバーの「フォルダー」ボタンをクリックして展開します。
移動したいメールをクリックしたまま、目的のフォルダー名までドラッグします。
フォルダーにカーソルを合わせると色が変わるので、その状態でマウスボタンを離します。これで移動完了です。
複数メールを同時に移動したいときは、Ctrlキーを押しながらクリックで選択してからドラッグすると効率的です。
クイック検索で条件に合うメールを絞り込む
Outlook画面上部にある「検索」欄をクリックして入力状態にします。
差出人で探すならfrom:山田、件名で探すならsubject:報告のように条件を入力します。
キーボードのEnterキーを押すか虫眼鏡アイコンをクリックすると条件に合うメールだけが表示されます。
キーワードにスペースを入れると正しく絞り込めないので、複数ワードで検索するときは引用符で囲んでください。
フォルダーを右クリックしてエクスポートを実行する
Outlook左側のフォルダー一覧からエクスポートしたいフォルダーを右クリックしてください。
右クリックメニューから「フォルダーのエクスポート」を選択してエクスポートウィザードを開きます。
ウィザードの案内に従いPST形式を選び保存先フォルダーを指定したら完了を押してください。
注意 Outlookのバージョンによっては「フォルダーのエクスポート」ではなく「エクスポート/インポート」と表示されることがあります。
ICSファイルをカレンダーに取り込み予定を一括登録
ICSファイルを取り込む方法は、たくさんの予定を一気にカレンダーへ登録したいときにぴったりです。メールやウェブサービスからダウンロードしたICSファイルを使えば、手入力の手間を大幅に省けます。
この方法は、たとえばイベント情報をまとめて共有するときや、別の端末やサービスから出力した予定データをまとめて移したいときに役立ちます。取り込みの手順は数クリックなので、予定の登録ミスを減らしながらサクッと完了できます。
プログラマー的なコツとして、ICSファイル内のタイムゾーンや文字コードを事前にチェックしておくと安心です。万が一時間がずれてしまったときでも、中身をテキストエディタで修正すればスムーズに調整できます。
ICSファイルをダブルクリックしてカレンダー表示に切り替える
エクスプローラーであらかじめ保存してある.ics拡張子のファイルを開きたいフォルダーまで移動してください。
対象の.icsファイルをダブルクリックすると、すぐにOutlookのカレンダー画面が立ち上がります。
Outlookが自動でカレンダービューに切り替わり、インポート前のプレビューが表示されます。問題なければ「保存して閉じる」をクリックしてください。
ファイルが別のアプリに関連付いている場合は、右クリック→「プログラムから開く」でOutlookを選んでください。
インポートの確認画面で「カレンダーに追加」を押す
読み込んだ予定のプレビューが表示されたら、画面下部のカレンダーに追加ボタンをクリックします。この操作でOutlookのカレンダーに予定が登録されます。
Outlookカレンダーで予定が入ったことを確かめる
左下のアイコンからカレンダーを選ぶと、予定の一覧が表示されます。
画面上部の表示切り替えで「日」「週」などを選び、予定を入れた日時を探します。
該当の予定をダブルクリックすると詳細画面が開くので、タイトル・場所・参加者を確認します。
よくある質問
- Outlookのファイルがまったく開けなくて焦ったときは？
-
まずはファイルの拡張子をチェックしてみましょう。よくあるのは「.pst」「.ost」「.msg」などです。拡張子が見えない場合はエクスプローラーの「表示」タブ→「ファイル名拡張子」にチェックを入れてください。正しい拡張子なら、ファイルを右クリック→「プログラムから開く」でMicrosoft Outlookを選ぶとほとんどの場合すぐ開けます。
それでもだめならOutlookの起動時オプション
/safeを使ってアドインを切った状態で立ち上げると、邪魔しているアドインを特定しやすくなります。 - 添付ファイル（.pst/.ost）がインポートできないときは？
-
Outlookのメニューから「ファイル」→「開く／エクスポート」→「インポート/エクスポート」を選んで「他のプログラムまたはファイルからインポート」を選びます。手順が多く感じてもウィザードに沿って進めば大丈夫です。
サイズが大きいと時間がかかるので、500MBを超える場合は作業中はネットワークや他のアプリをなるべく止めておくとスムーズです。
- プレビューウィンドウで「このアイテムをプレビューできません」と出るのはどうして？
-
プレビュー機能はアドイン頼みなので、何かが競合している可能性があります。プレビューだけ切りたいときは「ファイル」→「オプション」→「トラストセンター」→「トラストセンターの設定」→「添付ファイルの処理」で「プレビュー機能を無効にする」にチェックを入れてみてください。
プレビューを再び使いたいときは同じ場所でチェックを外せば復活します。
- Mac版OutlookでWindows用PSTが読み込めない場合の対策は？
-
Mac版は直接PSTを開けないので、一度Windows版Outlookで「ファイル」→「エクスポート」→「Outlook for Mac形式（.olm）」を作成してからMacに持ってくるとスムーズです。
それが難しい場合は、無料ツール「pstsdk」を使ってCSVに変換してから読み込む方法もありますが、細かいフォルダ構成やタグは失われる点に注意してください。
添付ファイルをダブルクリックしても何も起こらないのはなぜ？
ダブルクリックしても何も起こらないときは、Windowsがそのファイルを開くアプリを知らなかったり、Outlook側のプレビュー機能がオフになっていたりするのが大きな理由です。
まずは該当のファイル形式（PDFやExcelなど）を開くソフトが入っているか確認してみましょう。入っていても関連付けが外れていると反応しません。
関連付けを直すには、ファイルを右クリックして「プログラムから開く」を選び、該当アプリを指定して「常にこのアプリを使う」にチェックを入れてください。これだけでダブルクリックで開けるようになります。
もしまだ動かない場合は、Outlookの設定を見てみましょう。メニューの「ファイル」→「オプション」→「セキュリティセンター」→「セキュリティセンターの設定」→「添付ファイルの取り扱い」でプレビュー機能が有効かチェックしてください。
会社のパソコンならセキュリティソフトや管理者設定で開封制限がかかっていることもあります。心配なら管理者に相談すると安心です。
PSTファイルが表示されるのにフォルダーが空っぽなのはどうして？
OutlookにPSTファイルは追加されているのに、フォルダーを開いても何も表示されず「空っぽ」に見えてしまうことがあります。
| 原因 | 詳細 |
|---|---|
| フィルター設定 | 未読／過去のメールなどのフィルターがかかっていて表示されない |
| ビュー並び替え | スレッド表示や並び替え条件により、期待のフォルダーにメールが隠れている |
| PSTファイルの破損 | データの一部が壊れ、フォルダー構造だけ読み込まれる状態 |
| 誤ったPSTを開いている | バックアップ用の空のPSTファイルを誤って追加している |
| 同期／読み込み未完了 | クラウド連携やインデックス作成中でデータが一時的に非表示 |
まずはフィルター解除とビュー設定のリセットを試しましょう。それでも空っぽのままなら、scanpst.exeを使ったPST修復や、正しいファイルの追加を行ってみてください。
MSGファイルを開くたびに既定アプリを聞かれるのは面倒？
毎回MSGを開くたびに「このファイルを開くアプリを選択してください」と聞かれると作業のリズムが崩れてしまいますよね。
Windowsの設定画面からMSGファイルの関連付けをOutlookに固定しておけば、次回以降はダブルクリックだけでスムーズに開けるようになります。
ウイルスが心配だけど安全にファイルを開く方法はある？
ウイルスが心配なときは、いきなり添付ファイルを開く前にちょっと一手間かけると安心できます。
- プレビュー機能で安全に確認：Outlookのプレビュー画面なら実行形式ファイルも直接起動せずに中身をチェックできます。
- セキュリティソフトで事前スキャン：添付を保存したあと右クリックでWindows Defenderや他社製ソフトの「スキャン」を選ぶとウイルス検知率が高まります。
- オンラインウイルスチェック：
VirusTotalなどの無料サービスにファイルをアップロードして複数のエンジンで同時チェックできます。 - Windows Sandboxで試し開き：Windows10以降に標準搭載された仮想環境を使うと、本体に影響を与えずにファイルを実行可能です。
注意: Windows SandboxはPro以上で利用可能です。Homeエディションでは機能が制限されるのでご注意ください。
まとめ
ここまでで紹介した方法を順番に試すとOutlookのファイルが開かない悩みをすっきり解消できます。まず、Outlookとファイルの関連付けを確認し、次にOfficeの更新や修復ツールで不具合を直し、それでも開けないときはWeb版やサードパーティ製ビューアを活用しましょう。
これでメールの閲覧やデータ管理がスムーズになり、作業効率がぐっとアップします。困ったときはこの記事の手順を思い出しながら、気軽な気持ちでOutlookを使いこなしてください。