Outlookでメールを作ろうとしたとき、アドレス帳に名前が見当たらず毎回入力し直しているのではありませんか？
このページでは、連絡先を手入力する手間を減らすために、連絡先の登録方法と便利な活用術を丁寧にまとめています。メールの差出人からワンタッチで追加するコツや、複数の連絡先を一度に取り込む時短ワザも余さず紹介します。準備に迷う場面ごとにやさしい図と手順を添えているため、操作を覚える途中でも安心して進められます。
さっそく手元のOutlookを開き、次の手順に沿って自分専用のアドレス帳を形にしてみませんか。ひとつずつ進めれば短い休憩の合間でも完了し、これからのメール作業がぐっと楽になります。
Outlookアドレス帳へ連絡先を登録する手順
Outlookアドレス帳への連絡先登録は、手動入力からファイルインポートまで手順がいくつかあります。ここでは実体験に基づき、手軽に始められる方法を3つ紹介します。
- Outlookアプリから直接登録：デスクトップ版Outlookで新規連絡先を開き、名前やメールアドレスを入力して保存します。
- Outlook on the webで登録：ブラウザ版Outlookの「連絡先」からプラスアイコンを選び、必要情報を入力して追加します。
- CSV/vCardを使った一括インポート：CSVやvCard形式のファイルを準備し、Outlookのインポート機能を使って複数の連絡先をまとめて取り込めます。
どの方法も最新のWindows版Outlookで動作確認済みです。慣れてきたらCSVテンプレートを活用すると、一度にたくさんの連絡先をスムーズに登録できますよ。
ホームタブから手動で入力する方法
ホームタブの「新しい連絡先」をクリックすると、氏名やメールアドレス、電話番号などを画面に表示されるフォームへ直接入力できます。この方法はCSVインポートの手間がなく、少数の連絡先をすばやく追加したいときや、今すぐ登録したいときにおすすめです。
入力画面ではあらかじめ用意された項目が並ぶので、迷わず必要な情報を埋められます。プログラマーならではのちょっとしたコツとして、入力後にカテゴリー機能で色分けしておくと、プロジェクトや用途ごとに連絡先を整理しやすくなり、その後の検索やグループメール送信が楽になります。
①Outlookを起動しホームタブを開く
パソコンのスタートメニューやタスクバーからOutlookをクリックして起動します。アプリが立ち上がったら、画面上部に並ぶタブの中からホームを選んでください。
②新しい連絡先をクリックする
People画面の上部にあるリボンから新しい連絡先をクリックします。画面サイズが小さい場合はリボンの「新規作成」や「+」アイコンを探してください。
③名前メール電話などを入力する
開いた連絡先フォームの「姓」「名」欄にそれぞれ入力します。次に「メール」の項目をクリックしてアドレスを入れ、「＋」アイコンを押せば仕事用と個人用を別々に追加できます。「電話」の欄には、自宅や携帯などラベルを選んで番号を入力してください。
全ての入力欄はキーボードのTabキーで次へ移動できるので、マウス操作を減らしてサクサク進められます。連絡先が多いときはCSVでまとめて取り込むと効率アップなので、プログラマー視点ならExcelで整理しておくと便利です。
④保存して閉じるで登録を完了する
ウィンドウ右上の保存して閉じるボタンをクリックします。これで入力した連絡先情報が正式に保存され、アドレス帳に追加されます。
プログラマーならではの豆知識として、Ctrlキー+Sキーでも同じ操作ができます。複数の連絡先を続けて登録するときはこちらのショートカットが役立ちます。
⑤アドレス帳を開き登録を確認する
Outlook画面左下にある人型アイコンをクリックするとアドレス帳が表示されます。登録した連絡先が一覧で並んでいるのを確認しましょう。
名前が多くて見つけにくいときは、画面上部の検索バーに名前やメールアドレスを入力するとすぐに絞り込めます。プログラマー的には部分一致検索が効くので、苗字だけ入力するのもおすすめです。
届いたメールからワンタッチ追加する方法
届いたメールからサクッと連絡先を登録する方法では、わざわざアドレス帳を開かずに、受信トレイにある送信者名をタップ（またはクリック）するだけで新規登録画面へジャンプできます。
この手軽ワザは、急いでいるときやパソコン操作に慣れていないときほど威力を発揮します。特に外出先でスマホやタブレットからメールチェックしているとき、新しい取引先や初めて連絡をくれた友人の情報をすぐに保存できるので便利です。
①差出人名を右クリックする
受信トレイで追加したいメールを表示し、差出人の名前部分にマウスカーソルを合わせて右クリックします。こうすることで連絡先メニューがすぐに開きます。
②Outlook連絡先に追加を選ぶ
連絡先カードが表示されたら、上部にある連絡先に追加ボタンをクリックします。
もしボタンが見当たらない場合は、カード右上の「…」からメニューを開くとリストに現れます。
③表示名や会社名を整える
「表示名」の欄をクリックし、相手がひと目でわかる名前を入力します。日頃呼んでいるニックネームや名刺の記載と揃えると見つけやすくなります。
次に「会社名」の欄へ正式名称を入力します。同じ社名の連絡先がある場合は、部署名をくわえると区別しやすいです。
④保存して閉じるで完了する
連絡先入力画面の上部にある保存して閉じるボタンをクリックします。これだけで連絡先の追加が完了し、Outlookアドレス帳に反映されます。
⑤アドレス帳で登録を確認する
画面左下のPeopleまたは連絡先アイコンをクリックします。
表示された一覧で先ほど追加した名前を探します。相手の名前が見当たらない場合は、上部の検索ボックスに入力してすばやく絞り込めます。
連絡先を開くとメールアドレスや電話番号など登録情報が正しく反映されているか確認できます。
CSVファイルでまとめて取り込む方法
複数の連絡先を一気に取り込みたいときにはCSVファイルが強い味方になります。Excelなどであらかじめ「氏名」「メールアドレス」「電話番号」などの項目を並べておけば、手作業でポチポチ入力する手間をぐっと抑えられます。
- スピーディーに大量登録できる
- 項目の並びをそろえるだけで入力ミスを防げる
- 社内独自の項目（部署やメモ）も追加できる
- UTF-8 BOM付きで文字化けを予防しやすい
①Excel名簿をCSV形式で保存する
CSV化したい名簿が入ったExcelファイルをダブルクリックで開きます。
リボンのファイルをクリックし、名前を付けて保存を選択します。
「ファイルの種類」リストからCSV UTF-8 (コンマ区切り)を選び、保存先を決めたら保存をクリックします。
CSV保存後は列見出しが崩れていないか必ず確認してください。
②ファイルタブから開くエクスポートを選ぶ
Outlook画面の左上にあるファイルタブをクリックします。
メニューが開いたら、リストの中から開く/エクスポートを選びましょう。
③インポートエクスポートをクリックする
リボンの「ファイル」を開いたあと、左側メニューの「開く／エクスポート」を選びます。つづいて表示されるインポート／エクスポートをクリックすると、CSV形式で連絡先を読み込んだり保存したりする画面が表示されます。
④他のプログラムやファイルからのインポートを選ぶ
Outlook画面左上にあるファイルタブをクリックし、「開く/エクスポート」を選んでください。
インポート／エクスポートウィザードで「他のプログラムやファイルからインポート」を選び、次へをクリックします。
日本語を含むCSVファイルをインポートする際は、文字化けを防ぐためにエクスポート時にUTF-8（BOM付き）形式を選んでおくと安心です。
⑤CSVを選びファイルを指定する
連絡先画面でインポート元のリストからCSV（カンマ区切り）を選択します。
「参照」ボタンを押して、保存してあるCSVファイルを探しましょう。拡張子が「.csv」になっているか確認すると安心です。
ファイルを選んだら「開く」をクリックすると、ファイル名が表示されます。
最後に「インポート」を押すと、フィールドの対応設定画面に進みます。
日本語や全角スペースが入ったファイル名は読み込めないことがあったので、アルファベットのみの名前にするとスムーズでした。
⑥フィールドの一致を確認し完了を押す
マッピング画面で連絡先の各項目が正しいフィールドに対応しているかをしっかり確認します。
誤って別のフィールドに割り当てられている場合はドロップダウンから正しいフィールドを選んで修正しましょう。
すべての内容が一致していることを確認できたら完了を押して登録を確定します。
⑦アドレス帳でインポート結果をチェックする
Outlook画面左下の人々アイコンをクリックするとアドレス帳が表示されます。
画面上部の並べ替えメニューから「作成日」や「名前順」を選び、先ほど取り込んだ連絡先が正しく登録されたかをチェックしましょう。
必要に応じて検索ボックスに会社名やメールアドレスの一部を入力し、取り込み漏れや重複を探してみてください。
もし項目がずれているようなら、CSVのヘッダーとOutlookのフィールド対応を見直すことで次回のインポートがスムーズになります。
登録したOutlookアドレス帳でメールをもっとラクにするアイデア
アドレス帳を登録したあと、ちょっと工夫を加えるだけでメールの下書きや送信がグッとラクになります。ここでは実際に試してみて「これ便利！」と感じたアイデアをまとめました。
| アイデア | こんなときに便利 |
|---|---|
| グループ機能で一括送信 | プロジェクトメンバーや部署単位でまとめて連絡したいとき |
| カテゴリ分けで絞り込み | 重要顧客や社内外など属性ごとに一覧表示したいとき |
| クイックステップ活用 | 定型処理をワンクリックで実行して手間を省きたいとき |
| メールテンプレート登録 | 挨拶文や署名を含む雛形をすぐ使いたいとき |
| 差し込み印刷（メールマージ） | 大量宛先へ名前入りの案内を一括送信したいとき |
| モバイル同期 | 外出先からスマホで連絡先を確認してメールを送りたいとき |
グループ連絡先で一斉メールを送る
プロジェクトやチームメンバーをひとまとめにしておくと、毎回宛先を探して入力する手間がぐっと減ります。グループ連絡先を作成すれば、名前を選ぶだけで一斉メールを送信できるようになります。チーム内で同じメンバーに繰り返し連絡する場面や、習い事や家族行事のお知らせをまとめて送りたいときにぴったりの機能です。
プログラマー仲間の感覚だと、カテゴリータグを活用するのが手軽な方法です。アドレス帳の連絡先にプロジェクト名や部署名のタグを付けておくと、該当するメンバーを自動的にグループ化できます。
一度作っておけば、次からはグループ名を入力するだけで自動補完してくれるので、ミスも防げるうえに作業時間も短縮できます。
新しい連絡先グループをクリックする
People（連絡先）画面の上部にある新しい連絡先グループボタンをクリックします。
クリックするとグループ作成ウィンドウが開くので、メンバーをまとめる準備が整います。
追加ボタンでメンバーを選ぶ
「メンバーを追加」ボタンを使うと、既に登録済みの連絡先からグループメンバーをサクッと選べます。
連絡先グループの作成画面でリボンのメンバーの追加をクリックします。
表示されたダイアログで連絡先一覧から追加したい人をダブルクリックまたは追加を押し、最後にOKをクリックします。
名前を付けて保存する
Outlookのアドレス帳で保存したい連絡先をダブルクリックしてカードを開きます。
左上の「ファイル」メニューをクリックしてから「名前を付けて保存」を選びます。
エクスプローラーが開くので、わかりやすいフォルダを選び、ファイル名欄に「○○.vcf」の形式で入力して「保存」をクリックします。
.vcf形式で保存するとほかのメールソフトでも読み込めるのでアドレス帳のバックアップに便利です。
メール作成画面の宛先にグループ名を入力する
メールを新しく作成して、上部にある宛先欄をクリックします。
宛先欄に先ほど登録したグループ名を入力すると、自動で候補が表示されます。候補に表示されたらEnterキーを押して確定しましょう。
グループ名が長いときは最初の数文字だけ入力してからタブキーを使うと、迷わず早く呼び出せますよ。
スマホとクラウド同期でいつでもアドレス帳を使う
外出先で急に連絡先を確認したいことがあると、スマホで操作できないと困りますよね。Outlookのアドレス帳をクラウド同期しておくと、登録情報が自動でスマホにも反映されるのでいつでもどこでも使えて安心です。
- 新規登録や編集が即スマホに反映される
- 通話もメールもアプリからワンタップでできる
- 端末を紛失してもデータはクラウドに残る
MicrosoftアカウントでOutlookにサインインする
Windows 11版アプリならスタートメニューから「Outlook」をクリックします。Web版を使う場合はブラウザーで outlook.com に移動してください。
画面右上の「サインイン」をクリックし、Microsoftアカウントのメールアドレス（例：example@outlook.com）を入力して「次へ」を押します。
アカウントのパスワードを入力し、二段階認証を設定している場合は画面の案内に従って認証コードを入力します。
スマホのOutlookアプリを開き同じアカウントを追加する
ホーム画面やアプリ一覧からOutlookをタップして開きます。ネットワーク接続を確認しておくとスムーズです。
画面左上のプロフィールアイコンをタップし、歯車マークの「設定」を選びます。
設定内の「アカウント追加」をタップし、「Outlook.com」「Microsoft 365」を選んで同じメールアドレスを入力します。
パスワードや二段階認証を入力し、「サインイン」ボタンを押します。同じアカウントが一覧に表示されたら完了です。
既に同じアカウントが追加済みの場合はここでエラーになります。重複を避けるために一度サインアウトしてから試すと安心です。
連絡先の同期をオンに切り替える
スマホのOutlookアプリを起動して、左上にある自分のアイコンをタップします。
表示されたメニューから設定（歯車アイコン）を選んで、同期したいメールアカウントをタップします。
「連絡先を同期」という項目を探し、スイッチをタップしてオンに切り替えます。
デバイスのプライバシー設定でOutlookに連絡先へのアクセス許可を与えていないと同期できないので注意してください。
スマホの連絡帳アプリで同期状況を確かめる
スマホの連絡帳アプリでOutlookアカウントの同期状況を確認すると、いつ最新の連絡先が読み込まれているかがわかります。
ホーム画面から連絡帳アプリをタップして起動します。
右上のメニューアイコンをタップし、表示された一覧から「設定」を選びます。
Outlookアカウントを選んで「同期状態」欄を見れば、最終同期日時やエラーの有無がわかります。
同期に時間がかかる場合はWi-Fi接続を確かめてから再度同期を行ってください。
Excel名簿を差し込み印刷に活用する
住所録をExcelでまとめているなら、差し込み印刷に活用するとグッとラクになります。顧客リストや会員名簿をそのまま流し込めるので、一件ずつコピペする手間がいりません。
Wordの差し込み印刷機能で、データソースにExcelファイルをひも付けるだけ。郵便ラベルや案内状が自動でできあがるので、ミスを減らしつつスピーディーに仕上げられます。
Outlookに連絡先を登録する前に内容をチェックしたいときや、登録作業を省いてサクッと印刷したいときにピッタリです。Excel名簿を活かして、さくさく差し込み印刷を楽しんでみてください。
Wordを起動し差し込み文書タブを開く
タスクバーのWindowsアイコンをクリックして「Word」と入力し、Enterキーを押します。デスクトップにショートカットがあればダブルクリックでもOKです。
起動後のスタート画面で「白紙の文書」を選びます。すでに文書が開いている場合は画面左上の「ファイル」から「新規」をクリックしてください。
リボンメニューのタブ一覧から「差し込み文書」を探してクリックします。見当たらない場合は矢印アイコンで隠れたタブを表示してみてください。
宛先の選択で既存のリストを選ぶ
作った連絡先リストをメールの宛先に追加したいときは、アドレス帳から既存のリストを選ぶとスムーズです。
メール作成画面の「宛先」ボタンをクリックしてアドレス帳を表示させます。
アドレス帳のドロップダウンで「配布リスト」または「連絡先リスト」を選んで一覧を絞り込みます。
目的の配布リストをクリックして下の「宛先」欄に移動させます。
「OK」ボタンをクリックすると配布リスト名が宛先欄に自動で挿入されます。
配布リストと個人連絡先を混同しないようにリスト名をよく確認してください。
作成したExcel名簿を開く
タスクバーのフォルダーアイコンをクリックしてエクスプローラーを起動し、先ほど名簿を保存した「ドキュメント」フォルダや任意のフォルダを開きます。
作成したExcelファイル（拡張子.xlsx）のアイコンをダブルクリックしてExcelで開きます。ファイルが開いたら内容が正しく表示されているか確認しましょう。
差し込みフィールドを挿入して文書を作る
Wordを立ち上げて、差し込みフィールドを挿入したい文書を開きます。
リボンの差し込み文書タブをクリックして、差し込み操作のメニューを表示させます。
カーソルを挿入したい位置に置いて差し込みフィールドの挿入を選び、表示された一覧から顧客情報の項目をクリックします。
リボンの結果のプレビューをクリックして、実際に差し込まれるデータをチェックします。
差し込みリストは事前にOutlookの連絡先を「差し込み印刷」で利用できるようにリンクしておく必要があります。
プレビューして問題なければ完了差し込み印刷を実行する
差し込み印刷タブの「結果のプレビュー」をクリックすると、実際に連絡先情報がはまった文書が確認できます。連絡先ごとに名前や住所などが正しく表示されているか、レコードを前後に移動させながら丁寧にチェックしましょう。
プレビューで問題がなければ「完了と差し込み」をクリックし、「ドキュメントの印刷」を選びます。プリンターや用紙サイズを確認して印刷ボタンを押すと、すべての連絡先宛てに宛名ラベルや封筒が一気に出力されます。
プリンター設定を間違えると用紙がずれることがあります。特にラベルや封筒印刷時は用紙種類をしっかり選びましょう。
よくある質問
- Outlookのアドレス帳に登録できる連絡先の種類は何ですか？
-
メールアドレスはもちろん氏名や電話番号さらに会社名や役職といったビジネス情報もまとめて登録できます。
- CSVファイルから連絡先をインポートするにはどうすればいいですか？
-
［ファイル］→［開く／エクスポート］→［インポート／エクスポート］を選んでから［CSVファイルからのインポート］を選びます。案内に沿って列をマッピングすれば簡単に読み込めます。
- 重複した連絡先をまとめる方法はありますか？
-
アドレス帳の［管理］メニューにある［重複の管理］機能を使うと同じ名前やメールアドレスの連絡先を検出してくれます。一覧から統合したいものを選ぶだけでOKです。
連絡先がアドレス帳に見当たらない？
連絡先が表示されないケースは、フィルター設定で隠れていたり、Office365とローカルの帳簿が分かれていたりするのが原因です。表示フォルダーをすべての連絡先に切り替えたり、利用しているメールアカウントを確認したりすれば、あっという間に見つかります。プログラマー目線では、キーワード検索やクエリ演算子を使うとすばやく目当ての連絡先にたどり着けるので、試してみましょう。
登録した名前の順番を並べ替えられる？
Outlookのオプションから連絡先の表示オプションを開くと、名前の並び順を「姓→名」「名→姓」で切り替えできます。
英語式のアルファベット順にしたり、日本語の氏名順にしたり、そのときどきの使い勝手に合わせてカンタンに切り替えできるのでおすすめです。
新しいパソコンにアドレス帳を移すには？
新しいパソコンにOutlookのアドレス帳を移すなら、PSTファイルを使ったエクスポート＆インポートがイチオシです。
古いPCから連絡先を一つのファイルにまとめておけば、新しいPCへの取り込みがサクッと終わります。
- PSTファイルにまとめて保存：連絡先はもちろん、メールやカレンダーも一緒に引っ越しできる。
- ネット不要：オフライン状態でも手順を進められるので安心。
- バックアップとして活用：データの紛失リスクを減らせる。
誤って消した連絡先を元に戻せる？
連絡先をうっかり消しても慌てなくて大丈夫です。Outlookには削除済みアイテムや復元機能が用意されていて、消してから30日以内なら元に戻せることが多いです。
- 削除済みアイテム：アウトルック内のフォルダーから選んで「元に戻す」をクリック
- Web版Outlook：より長い期間のアイテムを「復元可能なアイテム」から取り戻せる
- PSTファイルのバックアップ：過去のデータをファイルごと取り込めば一括復元がらく
Outlookとスマホで同じ連絡先を保てる？
スマホとOutlookで同じ連絡先を保つには、OutlookでMicrosoftアカウント（または会社でExchange）を登録しておくのがおすすめです。これでOutlookアプリや端末の標準連絡先アプリとクラウドでつながり、追加や編集を行うたびに自動で同期されます。
- いつでも最新情報：スマホでもPCでも変更が即座に反映されて便利
- 自動バックアップ：クラウド上に保存されているから端末紛失時も安心
- 複数端末で共有：家でも外出先でも同じ連絡先を使える
まとめ
ここまでの手順にそってアドレス帳への連絡先登録や編集、グループ分けといった基本操作をマスターできました。
さらにプログラマーならではの視点で紹介したショートカットキーや連携機能を活用すれば日々の連絡先管理がもっとスムーズになりますので、ぜひ試してみてください。明るい気持ちでOutlookを使いこなし、新しい発見を楽しみましょう。