Outlookでメールを送ろうとしても、途中で添付ファイルの付け方や容量のことがよく分からず手が止まってしまうことはありませんか？
ここでは、実際の操作画面を追いながら送信方法のコツ、失敗を防ぐ確認ポイント、容量オーバー時の回避策まで丁寧にまとめています。さらに、プログラマー視点で作業を効率化する小技も交え、短時間でトラブルを解消できるようサポートします。
スマートな送受信を今日から始められるよう順に読み進め、まずは手元のパソコンで手順を試してみてください。少しの練習で迷いは消え、毎日の業務がぐっと楽になりますのでぜひ挑戦してみてください。
Outlookで添付ファイルを送る手順をゼロからやさしく
Outlookで添付ファイルを送るとき、どこから選べばいいか迷ったことはありませんか。これから紹介する4つの方法を覚えれば、初めてでもサクッと添付できます。
- リボンの「挿入」タブから添付：メール作成画面の上部にある挿入タブを開き「添付ファイル」をクリックして、送信したいファイルを選びます
- ドラッグ＆ドロップで添付：エクスプローラーから直接メール本文にファイルをドラッグして手軽に添付できます
- OneDriveのリンクを共有：大きいファイルを送るときはクラウドにアップロードしてリンクを送ると、容量制限を気にせずに済みます
- 最近使ったアイテムから選択：挿入タブの「最近使ったアイテム」を活用すれば、よく使うファイルへのアクセスがスピーディーです
プログラマー目線のコツとして、頻繁に使うフォルダーはエクスプローラーのクイックアクセスに登録しておくと、リボンで参照するときに迷わず呼び出せます。
それぞれの方法を使い分けると、ファイルサイズや操作スピードによって最適なやり方が選べるようになります。
リボンから添付する方法
Outlookのウィンドウ上部にあるリボンから添付すると、パソコン内のファイルはもちろん、OneDriveなどのクラウド保存先からもかんたんに選べます。アイコンが並んでいるので初めてでも迷いにくく、複数のファイルをまとめて添付したいときにもとても便利です。
①Outlookで新しいメールを開く
まずWindowsのスタートメニューからOutlookのアイコンを探してクリックします。
Outlookが立ち上がったら、画面上部のホームタブにある「新しいメール」を選んでください。
プログラマー目線の裏技として、キーボードでCtrl＋Shift＋Mを押すと即座に新規メール画面が開きます。
Outlook起動直後はメールデータの同期に時間がかかる場合があります。同期完了マークを確認してからメールを作成しましょう。
②メッセージタブのクリップマークを押す
画面下部のメッセージ入力欄近くにクリップのマークがあります。マウスポインターを合わせると「ファイルを追加」と表示されるので、そこをクリックしてください。
③ファイルを選んで挿入ボタンを押す
添付用のウィンドウが開いたら、メールに載せたいファイルを探します。クイックアクセスに登録したフォルダやデスクトップを使うとすばやく見つかります。
該当のファイルをクリックして選択し、右下の挿入ボタンを押してください。添付アイコンにファイル名が並べば準備完了です。
④件名と本文を書いて送信ボタンを押す
件名欄をクリックして、メール内容が一目で分かるように簡潔に入力します。
つづいて本文欄に挨拶やファイルの中身の説明を書き入れます。どんな資料かをひと言添えると親切です。
送信ボタンをクリックする前に、宛先と添付ファイルの有無をもう一度チェックしましょう。
ドラッグアンドドロップで添付する方法
エクスプローラーで添付したいファイルを選んで、そのままOutlookのメール作成画面にドラッグすると、簡単に添付できます。
ファイルをまとめて選択してドラッグすれば、複数ファイルを一度に添付できるので手間が減ります。画面を左右に並べておくと、さらにサクサク作業できます。
ドラッグ時にAltキーやCtrlキーを一緒に押すと動作が変わることがあるので、素のドラッグだけで添付するのがトラブル回避のコツです。
①エクスプローラーで送りたいファイルを表示する
キーボードでWindowsキーとEキーを同時に押してエクスプローラーを起動します。
左側にある「クイックアクセス」や「PC」「ドキュメント」などからファイルが保存されたフォルダーを選びます。
目的のファイルが見つからないときは、ウィンドウ右上の検索ボックスにファイル名の一部を入力して探してください。
頻繁に送るファイルがあるフォルダーは右クリックからクイックアクセスにピン留めしておくと、次回以降すぐに開けて便利です。
②アウトルックの新規メールにファイルをドラッグする
ファイルエクスプローラーで添付したいファイルを探して左クリックを押し続けながら、Outlookのメッセージ作成ウインドウまでドラッグします。
マウスポインターが添付マークに変わったらクリックを離してファイルをドロップします。
添付ファイル欄にファイル名が表示されたら完了です。
③添付ファイル欄に入ったことを確認する
メール作成ウィンドウの下側にある添付ファイル欄を見てください。追加したファイル名とアイコンが並んでいれば問題なく取り込み完了です。
ファイル名が途中で省略されている場合は、マウスポインターをファイル名の上に重ねて全表示を確認しましょう。
④メールを書き終えたら送信ボタンを押す
メールの入力が終わったら、画面右上にある送信ボタンをクリックしてください。キーボード派ならCtrlキー＋Enterキーの同時押しでも送信できます。
送信後は取り消しができません。添付ファイルの漏れや宛先、本文の誤字脱字をいま一度確認してからボタンを押しましょう。
OneDriveリンクで共有する方法
大きなファイルを送信したいときは、OutlookからそのままOneDriveリンクを共有すると便利です。添付エラーを気にせずに容量の大きな資料や動画を届けられます。
リンクのアクセス権は「閲覧のみ」「編集可」など自由に設定できます。最新版へのリンクになるので、更新したあとも再送不要で相手に最新のファイルを見てもらえます。
①新規メールを開いてOneDriveを選ぶ
Outlookを起動して画面上部の「新しいメール」ボタンをクリックします。メール作成画面が表示されたら、リボンのクリップアイコン（添付ファイル）を押してください。一覧から「OneDriveを参照」を選ぶと自分のクラウドストレージにアクセスできます。初回はMicrosoftアカウントへのサインインが求められる場合があるので、登録済みのアカウント情報を入力しましょう。
OneDriveが表示されないときはOutlookのメールアカウント設定画面からクラウドストレージ接続を確認してください。
②共有したいファイルをチェックする
エクスプローラーで送信したいファイルがあるフォルダーを開きます。ファイル名にスペースや特殊記号が入っていないか確認し、右クリック→プロパティでサイズをチェックしましょう。
25MBを超える大きなファイルはOutlookでブロックされやすいので、zip圧縮などでまとめると安心です。
ファイルが他のアプリで開かれていると添付できない場合があります。事前に保存して閉じておきましょう。
③リンクを挿入してアクセス権を選ぶ
リンクを貼り付けた後、どこまで共有するかを選べる欄が表示されます。設定を済ませると安心です。
リンクの下にある「アクセス許可を変更」をクリックします。ドロップダウンが開くので、どの範囲に共有するか一覧から選択しましょう。
社内だけに限定するなら「組織内のユーザーのみ」に、相手に編集を許すなら「編集可」を選びます。選び終わったら画面外をクリックして閉じます。
誤って「リンクを知っている全員」にすると、外部にファイルが見られるので注意してください。
④メールを書いて送信ボタンを押す
宛先フィールドに相手のメールアドレスを入力して件名を入れます。本文には挨拶や要件をわかりやすく書きましょう。添付ファイルがある場合は確認用に本文でファイル名を一度触れておくと安心です。最後にウィンドウ左上の送信ボタンをクリックします。
送信前に宛先や件名、添付ファイルの有無を必ずチェックしましょう。
添付ファイルをもっと便利に使う小ワザ
| 小ワザ | 活用シーンとメリット |
|---|---|
| OneDriveリンクで共有 | 大容量ファイルをメール容量を気にせず送信できるためスムーズにやり取りできる |
| 添付プレビュー活用 | 受信せずに中身を確認できるので資料チェックが素早く終わり作業効率がアップする |
| 検索フィルターで絞り込み | 「hasattachments:true」や「.pdf」などで過去の資料を即時検索でき作業負担を軽減できる |
| クイック保存登録 | クイックアクセスツールバーに「添付ファイル保存」を追加するとワンクリックで任意の場所に保存できる |
| 添付名のリネーム | 送信前にファイル名を変更すると相手の混乱を防ぎ受け取り後の整理が楽になる |
ファイルサイズを減らしてサクッと送る
大きなファイルをそのまま添付すると送信に時間がかかるうえ、はじかれて戻ってくることがあるので、添付前にサイズをコンパクトにするとスムーズに送信できます。写真なら解像度を少し下げてリサイズしたり、複数のドキュメントはZIP圧縮でひとまとめにすると効果的です。プログラマーの視点では不要なデバッグ情報やソースマップを取り除いてから圧縮すると、想像以上にファイルが軽くなって驚きます。
エクスプローラーでZIPに圧縮してから添付
たくさんのファイルをまとめて送りたいときはWindowsエクスプローラーの圧縮機能が心強い味方になります。
エクスプローラーで送信したいファイルやフォルダーをCtrlキーを押しながらクリックして複数選択します。
選択した状態で右クリックし「送る」「圧縮(zip形式フォルダー)」をクリックすると.zipが作成されます。
作成された.zipファイルをOutlookの本文エリアまたはクリップマークにドラッグ＆ドロップして添付します。
ZIP内に.exeなどの実行ファイルが含まれると送信できない場合があるので注意してください。
画像ならペイントでリサイズして軽量化
リサイズしたい画像を右クリックして「プログラムから開く」→「ペイント」を選んでください。ペイントはWindowsに標準搭載されているので追加インストールは不要です。
画面上部の「サイズ変更」をクリックし、「ピクセル」または「割合」で新しいサイズを入力してください。縦横比を維持するチェックは必ず入れて、歪みを防ぎます。設定後に「ファイル」→「名前を付けて保存」で別名保存するとオリジナルが残せます。
PNG形式で保存するとファイルサイズが大きくなることがあるので、JPEG形式も試して軽量化具合を確認してください。
自動で添付ファイルをフォルダーに保存
受信した添付ファイルをひとつずつ手作業で保存していると時間がかかりますよね。OutlookにPower Automate（旧Microsoft Flow）を連携すれば、受信トレイに届いた添付付きメールから自動で指定フォルダーにファイルを保存できます。
これなら、たとえば日付や送信者でフォルダーを分けたり、ファイル名にタイムスタンプを付けたりして整理がはかどります。うっかり保存先を間違えるミスも防げるので、忙しいときでも安心です。
ルールと仕分けで条件を作り保存先を指定
Outlookを起動して受信トレイを表示し、メニューバーのホームタブからルールを選択し、仕分けルールと通知の管理をクリックします。
ダイアログが開いたら新しいルールをクリックし、テンプレートから始める：添付ファイル付きのメッセージにルールを適用を選択します。
ルールウィザードで「添付ファイルがある」にチェックが入っていることを確認し、「指定フォルダーへ移動」にチェックを入れます。下部のリンク「指定フォルダー」をクリックして保存先のフォルダーを選ぶか、新規作成してください。
リンクを設定したら「完了」をクリックし、仕分けルールと通知ダイアログで「適用」→「OK」を押してルールを保存します。以後、添付ファイル付きメールが自動で指定フォルダーへ移動します。
Outlookの仕分けルールは適用順序に注意してください。複数ルールが重なる場合は上にあるルールから処理されます。
VBAスクリプトで名前を付けて整理
Outlookを起動したらリボンの「開発」タブから「Visual Basic」をクリックし、コード編集画面を用意します。
「挿入」→「標準モジュール」を選んで新規モジュールを作成し、以下のコードをコピー＆ペーストしてください。
Sub SaveAttachmentsWithName()
Dim itm As Object
Dim atmt As Attachment
Dim saveFolder As String
saveFolder = "C:\Attachments\" '保存先フォルダーを自分用に変更
For Each itm In Application.ActiveExplorer.Selection
If TypeName(itm) = "MailItem" Then
For Each atmt In itm.Attachments
atmt.SaveAsFile saveFolder & Format(itm.ReceivedTime,"yyyy-MM-dd") & "_" & atmt.FileName
Next atmt
End If
Next itm
End Subエディターを閉じてOutlookに戻り、添付ファイル付きメールを選択して「マクロ」から「SaveAttachmentsWithName」を実行すると、自動で所定フォルダーに日付付きで保存されます。
マクロ実行時にセキュリティ警告が出たら「マクロの設定」で「警告を表示してすべてのマクロを有効にする」を選ぶと安心です。
パスワード付きZIPをワンクリックで作る
選択したファイルを右クリックするだけでパスワード付きZIPをサクッと作れる方法です。7-Zipという無料ソフトをインストールしておくと、Windowsのコンテキストメニューに「暗号化ZIPを作成」という項目が追加されます。たったこれだけで、毎回複雑な設定を開かずに、AES-256の強力な暗号でファイルを守ったまま圧縮できるのがポイントです。
プログラマー視点では、自分好みのパラメーターを設定したカスタムコマンドを登録しておくと便利です。標準のメニューに加えて「秘密ZIP(自動)」みたいに名前を付けておけば、社内でもメール添付前の最終チェックに迷わず使えます。
この方法ならソフト起動や細かい画面操作を覚える必要がなく、いつものExplorer操作の延長でセキュア送信が実現できます。
7-Zipを右クリックメニューに追加して暗号化
スタートボタンから7-Zip File Managerを起動し、ツール→オプションを開きます。「シェル統合」タブで「コンテキストメニューに追加」をチェックして「OK」を押します。
暗号化したいファイルやフォルダを右クリックし、7-Zip→「圧縮してファイル名.7z」または「圧縮してファイル名.zip」を選びます。表示されたダイアログでパスワードを入力し、「強力暗号化(AES-256)」と「ファイル名を暗号化」にチェックを入れて「OK」を押します。
メール本文にパスワードを別送する
Outlookのホームタブから「新しい電子メール」をクリックしてパスワードだけを伝えるメールを開きます。
宛先に同じ相手のメールアドレスを入れ、件名に「パスワードのご案内」といった用件がひと目で分かる文言を設定しましょう。
本文には添付ファイルのパスワードだけを記載して、他の情報やファイルは添付しないようにします。
内容を確認してから「送信」ボタンを押し、添付ファイルと別便でパスワードを安全に届けます。
パスワードを別送するときは、添付ファイルと同じメールに混ざらないようにくれぐれも気を付けてください。
よくある質問
Outlookで添付ボタンがグレーアウトしてしまうのはなぜ？
- Outlookで添付ボタンがグレーアウトしてしまうのはなぜ？
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Outlookのアドインが多すぎると処理が重くなり、添付ボタンが無効になることがあります。こちらの経験では、不要なアドインをオフにしたら即解消しました。Outlookをセーフモード（Windowsキー＋Rで「outlook /safe」と入力）で立ち上げ、アドインを一つずつ無効化していくと原因がわかりやすいです。
大きなファイルが添付できないときはどうすればいい？
- 大きなファイルが添付できないときはどうすればいい？
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メールサーバーごとに20MB前後の上限があるので、それ以上はOneDriveリンクでシェアがおすすめです。実際に、挿入タブから「クラウド添付」を選ぶと、自動でOneDriveにアップロードしてリンクを貼ってくれます。ZIP圧縮も併用すると読み込み時間が短くなります。
特定の拡張子が「送信できません」と表示されたら？
- 特定の拡張子が「送信できません」と表示されたら？
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.exe .js .pstなどはブロックされやすいので、ZIP化してから送ると安心です。ZIPでもNGなら拡張子を.txtに一時変更するか、OneDrive共有リンクを活用するとトラブルなく渡せます。実務では毎回ZIPにまとめて一括送信しており、相手にも手間なく受け取ってもらえています。
添付ファイルが大きすぎて送れないときは？
Outlookで「添付ファイルが大きすぎて送れません」と言われるとドキッとしますよね。
こういうときには、手元でファイルを圧縮してサイズを小さくする方法と、クラウドにアップして共有リンクを貼る方法の２つがあります。
圧縮はソフトを入れておけばワンクリックで済むので、ちょっとした書類や画像ならサクッと対応できます。
一方クラウドは容量を気にせず大きな動画や高画質の画像も送れるので、相手が受信トレイを圧迫しない点がうれしいところです。
受信側でファイルが開けないと言われたら？
送ったファイルを受信側で開けないと言われると焦りますよね。多くの場合、ファイル形式の違い、メールサーバーやセキュリティソフトの制限、WordやExcelのバージョン違いが原因です。
- ファイル形式を確認：PDFならAcrobat Readerを使ってもらうか、互換性の高い形式に変換。
- 圧縮して再送信：ZIP化するとセキュリティチェックを通りやすくなる場合あり。
- 共有リンクを活用：OneDriveやGoogleドライブで共有設定してもらう。
- バージョン違いの対策：Officeファイルは互換モードで保存すると古いバージョンでも開きやすい。
- エラーメッセージを確認：具体的な文言を聞くと原因を特定しやすい。
社内メールサーバーでは特定の拡張子がブロックされることがあるので注意してください。
スマホ版Outlookでも同じ手順ですか？
スマホ版Outlookでも基本の流れは同じです。ただ画面が小さいため上部にある紙クリップアイコンをタップし、スマホ内の写真やファイル、またはOneDriveから添付を選びます。初めてアクセスする際はスマホのファイルや写真へのアクセス許可を求められるので「許可」を選ぶとスムーズに操作できます。重いファイルは直接添付すると送信に時間がかかることがあるため、OneDriveの共有リンクを使うと通信量を抑えて快適に送れるようになります。
送ったファイルをあとから取り消せますか？
Outlookデスクトップ版には「メッセージの取り消し」機能が用意されています。Exchangeアカウント同士のやり取りであれば、誤って送った添付ファイル付きメールをあとからキャンセルして別のファイルに差し替えたりできます。ただし、Exchange以外のアドレスやウェブ版・モバイル版では利用できません。
取り消しリクエストは相手の受信トレイに届きますが、既に開封されていると効果がない点に注意しましょう。社内誤送信のミスをやさしく救ってくれる心強い機能です。
まとめ
Outlookで添付ファイルを送るときは、新規メール作成からクリップマークをクリックしてファイルを選ぶだけでOKです。ファイルが大きいときは圧縮やOneDriveのリンク共有を使うとトラブル知らずになります。
受け取ったファイルは受信トレイのプレビューで中身をぱっと確認して、保存先を決めるだけで完了です。もし開けないときは拡張子を確かめたり、アプリの関連付けを見直せばすぐ解決できます。
ちょっとしたコツを覚えれば、Outlookでのファイルのやりとりはサクサク進みます。この記事でご紹介した手順やチェックポイントを試して、もっとスムーズに使いこなしてみてくださいね。