Outlookで届いたメールが増え続け、フォルダ作成の手順が分からず毎回スクロールに追われていませんか？
ここでは、長年Windows環境で培った経験を基に、クリックの位置や名前の付け方まで丁寧に示し、迷わずに整理用フォルダを増やせる手順と、ワンクリックで自動振り分けするちょっと得する設定も合わせて紹介します。
読み進めるだけで新しいフォルダが数分で整い、受信トレイがすっきりします。時間を節約しながら大事なメールを逃さない快適な環境を手に入れましょう。
実体験に基づくOutlookフォルダ作成のやり方を全部見せます
Outlookを使い始めると、メールがどんどんたまって「整理が追いつかない！」と感じることがありますよね。でも安心してください。ここでは実際に試して便利だったフォルダ作成の方法をご紹介します。
- ナビゲーションペインの「新しいフォルダー」ボタンから手軽にフォルダを追加
- 受信トレイや任意のフォルダを右クリックして階層構造を直感的に作成
- プログラマー視点でVBAマクロを組んで大量メールの振り分けを自動化（定期的に同じ構成を再現したい場合におすすめ）
これらの方法を知っておくと、シーンに合わせてフォルダ整理がすいすい進むようになります。特にVBAマクロは最初にコードを書く手間はありますが、一度設定すれば同じフォルダ構成をワンクリックで再現できるので、プロジェクトごとにたくさんのサブフォルダを作るときにとても助かります。
リボンメニューからフォルダを作る
リボンメニューからフォルダを作る方法は、Outlookを開いたときに上部のタブからすぐアクセスできるので、マウス操作が得意な人にぴったりです。新しいフォルダボタンをクリックするだけで、階層を選んでフォルダ名を入力できるので、迷わず整理が進みます。
プログラマー目線では、よく使うフォルダをクイックアクセスツールバーに登録すると、リボンを開かずにさらに素早く作成できるのが嬉しいポイントです。
①Outlookを開いてメール画面を表示する
Windowsのスタートボタンをクリックして検索欄に「Outlook」と入力すると、候補にデスクトップ版Outlookアイコンが表示されます。
表示されたアイコンをクリックするとOutlookが起動し、受信トレイなどのメール画面が表示されます。
業務でよく使うなら、タスクバーのOutlookアイコンを右クリックしてピン留めしておくと、次回からワンクリックで起動できて便利です。
②ホームタブのフォルダグループを探す
Outlookの上部にあるタブからホームをクリックします。そのリボン内にフォルダという見出しが並ぶグループを見つけましょう。新しいフォルダ作成や削除などのボタンがまとまっているので、ここでフォルダ操作がすぐにできます。
③新しいフォルダボタンをクリックする
ホーム画面上部のリボン内にあるフォルダと★マークのアイコンが「新しいフォルダ」ボタンです。これをクリックするとフォルダ一覧に名前入力欄が表示されます。
④作りたいフォルダ名を入力する
新しいフォルダを作成すると名前入力欄がアクティブになります。ここに作りたいフォルダ名を入力してください。日本語と英数字を組み合わせると識別しやすいです。たとえば“2024_請求書”や“プロジェクトA_中間報告”など具体的な名前を付けると後から探しやすくなります。入力後はEnterキーを押して確定しましょう。
⑤保存場所を選んでOKを押す
作りたいフォルダを置く場所をクリックして選んだら、〈OK〉を押してください。階層が深い場合はツリーを展開して探すとわかりやすいです。
受信トレイを右クリックしてフォルダを増やす
受信トレイの上で右クリックすると、すぐにコンテキストメニューがひらいて「新しいフォルダーの作成」が選べます。この方法なら画面の移動やリボン操作をしないで、直感的にフォルダーを追加できて手軽です。
プログラマーならではのポイントとして、名前付けの規則をあらかじめ決めておくと管理がラクになります。右クリックでパッと作って、後からフォルダー名をまとめて修正したり階層をドラッグ＆ドロップで整理したりするとスムーズですよ。
①ナビゲーションウィンドウで受信トレイを右クリックする
Outlookを開いたら画面左側のフォルダー一覧を見てください。そこに表示されている受信トレイをマウスで指し示し、右クリックします。この操作で新しいフォルダー追加のメニューが表示されます。
②表示されたメニューから新しいフォルダを選ぶ
右クリックで表示された一覧から「新しいフォルダ」を探してクリックします。もし表示が長いときはスクロールバーで下まで移動してください。
③名前入力欄にフォルダ名を打ち込む
名前入力欄をクリックするとカーソルが点滅するので、整理したいメールの目的やプロジェクト名を意識して分かりやすいフォルダ名を入力しましょう。
プログラマーならではのコツとして、半角スラッシュ（/）やバックスラッシュ（\）などの記号は避けると後からファイルパスとして扱うときにトラブルが減ります。
④Enterキーを押して確定する
フォルダ名の入力が完了したら、キーボードのEnterキーを押します。これで名前が確定され、新しいフォルダがメール一覧の中に追加されることを確認できます。
フォルダを作ったあとに広がる便利な使い方
フォルダを作ってからが本番です。自動仕分けや色分けを組み合わせれば、受信トレイがスッキリするだけでなく、欲しい情報にサッとアクセスできるようになります。
| 応用技 | 活用シーン |
|---|---|
| 仕分けルールの自動振り分け | 特定の宛先やキーワードをもつメールをフォルダへ自動で移動して、手動作業をゼロに |
| カテゴリの色分け | 緊急度やプロジェクトごとにカラーを設定し、トレイをぱっと見で把握 |
| 検索フォルダの活用 | 複数フォルダを横断検索できる専用フォルダを作り、情報を集約 |
| クイックステップの登録 | 定型作業をワンクリックで実行して、フォルダ移動と返信をまとめて時短 |
| アーカイブルールの設定 | 一定期間以上のメールを自動でアーカイブに振り分けて、トレイを常に軽やかに |
ルール機能でメールを自動で新フォルダへ振り分け
ルール機能は受信したメールを条件に応じて自動で新フォルダーへ振り分けられる便利な機能です。毎日同じ送信者から届く定期連絡や、特定のキーワードを含むメールを手動で仕分けるのは意外と面倒ですよね。ルールを設定すれば、その手間を丸ごとOutlookにおまかせできます。
- 時間の節約：一度ルールを作れば手動操作ゼロ
- 受信トレイが整理：関連するメールがまとまって見やすくなる
- 見逃し防止：重要なメールを指定フォルダーで一元管理
ルールウィザードを開く
Outlookを起動後、画面上部のホームタブを選びルールをクリックします。
メニューに出るルールと通知の管理を選択し、ルールウィザードが起動したら準備完了です。
複数のメールアカウントを管理している場合は、最初に操作対象のアカウントがアクティブになっているか確認してください。
差出人や件名で条件を選ぶ
メールを振り分けるときは差出人や件名の条件を決めるのがポイントです。具体的なチェック項目をオンにしていきましょう。
「差出人欄に特定の語句が含まれている」をオンにします。アドレス全体やドメインだけでもOKです。
「件名に特定の語句が含まれている」をオンにして、振り分けたいキーワードを入力します。見逃したくないプロジェクト名や社内用語を設定すると便利です。
移動先として作ったフォルダを指定する
作ったフォルダにメールを移動するには、ドラッグ&ドロップかキーボード操作が便利です。差出人や件名を見ながら直感的に移動できるので、一度試してみてください。
メール一覧で移動したいメッセージをクリックしたまま、左側にあるフォルダ一覧の目的のフォルダにドラッグ&ドロップします。マウス操作が苦手な場合は、メールを選択してVキーを押し、「フォルダに移動」ダイアログでフォルダ名を入力してEnterを押すと素早く移動できます。
移動先フォルダが見つからないときは、フォルダ一覧の検索ボックスにフォルダ名を入力するとすぐ絞り込めます。
完了ボタンでルールを保存する
設定内容に誤りがないか軽く確認したあと、画面右下の完了ボタンをクリックします。
ルールを保存後は、必ず新着メールを使って動作確認してください。
クイックステップでワンクリック移動をセット
Outlookのクイックステップを使うと、いつも同じフォルダーに移したいメールをワンクリックでまとめて移動できます。メールを振り分ける手順を予め登録しておけば、右クリックやドラッグの手間をグッと減らせます。
実際に活用すると、定期的に届く請求書メールや社内連絡を瞬時に整理できて、受信トレイが常にスッキリ。カテゴリやフラグと組み合わせれば、あとで探すときもサッと見つかるようになります。
クイックステップの作成を選ぶ
Outlookのホームタブにあるクイックステップグループから右端の下向き矢印をクリックする。
メニュー内の新しいクイックステップをクリックして作成画面を開く。
移動先フォルダに新フォルダを選択する
移動先フォルダーの一覧が並んでいるダイアログ画面で、下部にある「新しいフォルダー」ボタンをクリックしてください。
ショートカットキーやアイコンを決める
ホームタブの「クイックステップ」をクリックして「新規作成」→「カスタム」を選びます。
アクションに「フォルダーに移動」を設定し、先ほど作ったフォルダーを指定します。わかりやすい名前を付けたらアイコンを選び、好みのCtrl+Shift+数字を割り当ててください。
保存してテストする
ウィンドウ下部の保存ボタンをクリックして新規フォルダを確定します。
自分宛にテストメールを送信し、新しく作成したフォルダに自動で振り分けられるか確認します。
新規フォルダが表示されない場合はOutlookを再起動してください。
検索フォルダで横断的に見つける
Outlookの検索フォルダは実際のフォルダを増やすことなく、メールボックス全体から条件に合うメッセージを一括で一覧できる便利な機能です。
未読メールや特定の送信者、プロジェクト名が件名に含まれるメールなど、あらかじめ設定した条件を元に横断的に絞り込めるので、探す手間がぐっと減ります。フォルダを行ったり来たりせずにパッと必要なメールだけをチェックしたいときにおすすめです。
検索フォルダを新規作成する
Outlookのウインドウ上部にあるリボンからフォルダータブをクリックし、「新しい検索フォルダー」を選びます。
表示された一覧から「未読メール」「フラグ付きメール」など定型の検索フォルダーを選択するか、一番下の「ユーザー設定の検索フォルダー作成」を選びます。
「ユーザー設定の検索フォルダー作成」を選んだ場合は「選択」からダイアログを開き、フォルダー名を入力。条件の指定をクリックして差出人やキーワードなど細かく設定します。
「OK」を押すと「検索フォルダー」欄に新しいフォルダーが追加されます。クリックするとリアルタイムに条件に合うメールが一覧表示されます。
検索フォルダーは実ファイルを移動するわけではなく条件に合うメールを表示しているだけですので、元のフォルダーからメールが消える心配はありません。
検索条件を設定する
Outlook画面上部の検索ボックスをクリックします。
表示された「フィルター：すべてのアイテム」を押して「詳細オプション」を選びます。
差出人や件名に含めたいキーワードを入力し、「追加」ボタンで条件を重ねます。
複数条件を組み合わせるときは「詳細設定」タブでAND／ORを切り替えると柔軟に絞り込めます。
最後に「検索」をクリックし、意図したメールが表示されたら完了です。
対象フォルダに新フォルダを含める
Outlookのフォルダー一覧から子フォルダーを作成したいフォルダーを右クリックします。表示されたメニューで「新しいフォルダー」をクリックしてください。
名前入力欄に任意のフォルダー名を入力してEnterキーを押すと、指定したフォルダ内に新しいフォルダが作成されます。
検索フォルダを開いて結果を確認する
ナビゲーションペインにある検索フォルダで、先ほど名前を付けたフォルダを探してください。
フォルダ名をクリックすると、Outlook が自動で条件に合うメールを一覧表示します。クリック後すぐにリストが切り替わるので待ってください。
表示されたメールを上下にスクロールして、設定した条件どおりに並んでいるか確認してください。期待と違うときは条件を見直しましょう。
検索結果がすぐに表示されないときは、Outlook の検索インデックスが更新中かもしれません。数分待ってから再度開いてみてください。
よくある質問
- 新しいフォルダをすばやく作成したいときはどうすればいいですか
Ctrl+Shift+Eを押すと新しいフォルダ作成ダイアログがすぐに開きます。マウス操作を減らしたいときに役立ちます。
- 既存フォルダの下にサブフォルダを作りたいときはどうすればいいですか
親フォルダを右クリックして「新しいフォルダ」を選び、名前を入力すればOKです。親フォルダが選択されていると自動でその下に作られます。
- 作成済みのフォルダ名をあとから変更したい場合はどうしますか
変更したいフォルダを選択してF2キーを押してください。テキストボックスがアクティブになるので、新しい名前を入力してEnterで確定できます。
- たくさんのフォルダをまとめて作成したいときはどうすればいいですか
CSV形式でフォルダ名リストを用意して、ファイル→開く/エクスポート→インポート/エクスポート→「他のプログラムまたはファイルからインポート」で読み込むと一気に作成できます。スクリプトが使えるならPowerShellでOutlook COMを呼び出して自動化する方法も便利です。
Outlookのフォルダはいくつまで作れる？
Outlookではフォルダ数に厳密な上限が設定されていません。メールデータ全体の容量やアイテム数の制限があるだけなので、Exchange Online（Microsoft 365）なら最大で500000フォルダまで作成可能です。
ただし実際には数千フォルダを超えるとフォルダ一覧の読み込みや検索が重く感じられることがあります。必要なフォルダだけに絞り、階層を深くしすぎずに整理するとストレスなく操作できるようになります。
大量にフォルダを作るときは、サブフォルダを細かく分けすぎず平坦に並べると負荷を抑えられるので覚えておくと便利です。
間違えて作ったフォルダは削除しても大丈夫？
Outlookで間違えて作成したフォルダは、簡単に削除できます。フォルダ名を右クリックして「フォルダーの削除」を選ぶだけなので、不要になったら気軽に消してかまいません。
注意：フォルダ内に残したいメールがあると同時にゴミ箱へ移動されるので、先に大事なメールを別のフォルダへ移動してから削除してください。
スマホ版Outlookでも同じフォルダは見える？
Outlookのスマホアプリを同じメールアカウントで設定すれば、PC版で作ったフォルダはスッと反映されます。ただし、PSTファイル内のローカル専用フォルダはクラウドに保存されないため、スマホでは見えません。
フォルダ数が多いとスクロールが大変になるので、よく使うフォルダは「お気に入り」登録しておくとサッとアクセスできます。
フォルダが表示されないときは、アプリを引っ張ってリストを更新すると同期が走ります。これでPCと同じ構成をスマホでも見やすく保てます。
フォルダが消えたときはどうすればいい？
- フォルダが消えたときはどうすればいい？
-
手軽なところではフォルダ一覧をいったん閉じてから開き直すと、表示が復活することがあります。
フィルターがかかっていると隠れる場合もあるので、「すべてのメール」などフィルターなしのビューに切り替えてみましょう。
誤って削除していたら「削除済みアイテム」フォルダに入っているかもしれません。見つかったら右クリックで元の場所に移動します。
さらに過去30日以内ならサーバー上から復元できる機能があります。Outlook上部のフォルダタブから「回復可能なアイテムの回復」を選んでみてください。
それでも見つからないときは、キャッシュモードとオンラインモードを切り替えたり、PSTファイルの修復ツールでチェックする方法が役立ちます。
まとめ
Outlookで新しいフォルダを作るときは、フォルダ一覧を右クリックして「新しいフォルダ」を選ぶか、Ctrl+Shift+Eですばやくフォルダ作成ができます。名前を付けたらドラッグ＆ドロップでフォルダの階層を整理して、必要な場所ですぐアクセスできるようにしましょう。
さらに、カラーカテゴリで目立たせたり、仕分けルールを設定して自動で振り分けたりすると、受信トレイの中身がいつでもすっきり見渡せます。これで大切なメールも埋もれず、快適に仕事やプライベートのやり取りを進められますね。
ここまでの手順を試してみると、メール整理が驚くほどラクになるはずです。さっそく実践して、スマートなメール管理を楽しんでくださいね。