大切なメールが詰まったOutlookデータを新しいPCへうまく引き継ぎできるか不安になっていませんか？
ここでは現場で何度も試した手順をもとに、転送用ファイルの作成からアカウント設定のコツまで、つまずきやすい箇所を丁寧に案内します。手動バックアップとクラウド同期の違いもやさしく整理するので、自分に合った方法が見つけやすくなります。メールだけでなく連絡先や予定表の移し替えにも触れるため、仕事の予定が抜け落ちる心配もありません。
準備の心配ごとを解消したら、落ち着いて手順に沿いながらメールの移行を進めてください。あと少しで新しい環境に同じ受信トレイがよみがえります。
Outlook引き継ぎをスムーズに進める具体手順
Outlookのデータ引き継ぎには大きく分けて３つの方法があります。それぞれの特徴をおさえて、自分に合う方法を選ぶと安心ですよ。
- PSTファイルで移行：メールや予定表をまとめてエクスポートしてから新しいPCにインポートします。オフラインでも完結するので、ネット環境に不安があるときにおすすめです。
- Exchange/IMAP同期：Office365や社内Exchangeサーバーならサーバー上にデータが残っているので、新PCでアカウントを設定するだけで自動的に引き継ぎが完了します。
- Windowsユーザープロファイルごと移動：プロファイルフォルダ内のOutlookデータをまるごとコピーします。設定や署名、アカウント情報まで一気に引き継ぎたい場合に便利です。
大量のメールがある場合はPSTを分割してエクスポートすると処理が安定します。
選んだ方法で手順どおりに進めればスムーズです。
Outlookのエクスポートインポート機能で引き継ぐ
Outlookに元から備わっているエクスポート・インポートは、メールや連絡先、カレンダーのデータをひとまとめにした.pstファイルを使って引っ越しできるやり方です。普段からOutlookを使い慣れていると違和感なく進められますし、ファイル一つでまるごと移せるので手間が少ないのがうれしいポイントです。
この方法はインターネット環境に左右されずに作業できるうえ、POPやIMAPはもちろん、ExchangeやMicrosoft 365のアカウントでもデータ移行が可能です。特にメールが膨大にある場合やフォルダ階層を忠実に保ちたいときに頼れる選択肢になります。
①旧PCのOutlookでエクスポートウィザードを開く
画面左下のスタートボタンをクリックしOutlookを選択します。起動直後はアドオンの読み込みがあるので少し待ちます。
リボンのファイルをクリックし開く＆エクスポート→インポート/エクスポートを選びます。これでエクスポートウィザードが立ち上がります。
複数プロファイルを使っている場合はウィザードを起動する前に対象のプロファイルでサインインしてください。
②pstファイルを保存する場所を指定する
Outlookの「エクスポート先の参照」を選んでクリックします。これでファイル保存先を選べるダイアログが開きます。
エクスプローラーで「ドキュメント」など好みの場所を開き、必要に応じて右クリック→「新規作成」→「フォルダー」で専用フォルダーを作ります。
「ファイル名」にわかりやすい名称（例：backup_メールアーカイブ.pst）を入力し、「保存」をクリックします。
大量のメールをエクスポートする場合は、書き込み速度の速いSSDや空き容量に余裕のあるドライブを選ぶと安心です。
③パスワードを設定してエクスポートを完了する
表示されたパスワード設定画面で、エクスポートしたPSTファイルを保護するパスワードを入力します。英数字を組み合わせて8文字以上にすると安全です。
「パスワードの確認」に同じ文字列を再入力して、一致していることを確かめます。
「OK」をクリックすると、パスワード付きでPSTファイルの保存が始まります。完了までしばらく待ちましょう。
パスワードを忘れるとファイルを開けなくなりますので、メモを残すなど大切に管理してください。
④新PCのOutlookでインポートウィザードを開く
Outlookを起動してウィンドウ左上の「ファイル」をクリックしてください。
表示されたメニューで「開く／エクスポート」を選びます。
続いて「インポート／エクスポート」をクリックすると、ウィザード画面が立ち上がります。
⑤保存したpstファイルを選んで取り込む
Outlookのインポート画面が開いたら「Outlookデータファイル（.pst）からの読み込み」を選び「次へ」をクリックします。
「参照」を押してバックアップした.pstファイルを保存したフォルダーを開き、該当ファイルを選んで「開く」をクリックしてください。
読み込みオプションで重複するアイテムをインポートしないなど好みの設定を選び「完了」をクリックします。
大きなファイルは数分かかることがあります。完了を示す通知が出たら、メールやフォルダーが復元されているか確認してください。
⑥フォルダー構成と連絡先を確認する
Outlookを開いたら、左のナビゲーションから「メール」「予定表」「連絡先」があるかをチェックします。インポートしたフォルダーが思った場所にあるか、サブフォルダーも含めて展開して確認してください。
連絡先は「人脈」ビューで一覧表示させ、グループやお気に入りに登録できているか確かめましょう。重複した連絡先は、一つずつ選んで右クリックから「重複の解決」を選び整理します。
よく使うフォルダーは右クリックで「お気に入りに追加」すると、ナビゲーションの上部に登録されてすぐアクセスできます。プログラマー的にも効率アップのコツなのでぜひお試しください。
Microsoft365アカウント同期で自動引き継ぎ
Microsoft365アカウントを使っていると、新しいPCでOfficeにサインインするだけでOutlookのメールや設定がクラウドからスルッと同期されます。エクスポートやインポートの手間が減って、待っているだけで移行できるのがうれしいですね。
- メールデータやフォルダー構成がクラウドから自動で復元される
- 署名やクイックステップ、ルールまでそのまま引き継がれる
- Exchange Onlineを使っていると同期が速くてストレスフリー
- 複数端末で同じ環境をすぐに使いたいときにぴったり
①旧PCでサインインしているMicrosoftアカウントを確認する
タスクバーのスタートボタンをクリックして設定（歯車アイコン）を開きます。
「アカウント」を選んで「ユーザーの情報」を見ると、サインイン中のアカウントが表示されています。
もし職場や学校のアカウントが混在しているときは、Outlookで使っているメールアドレスと一致しているかをメモしておくとあとでスムーズです。
②新PCで同じアカウントでWindowsにサインインする
電源を入れるとセットアップ画面が始まります。画面の案内にそって言語やキーボードを確認したらネットワークに接続します。「Microsoftアカウントでサインイン」画面が表示されたら旧PCと同じメールアドレスを入力して「次へ」をクリックします。パスワードを入力して「サインイン」を選んだあと、PINの設定画面が出たら好みの数字を登録しましょう。これでインターネットに接続した状態なら旧PCと同じアカウントでWindowsにサインインできます。
インターネットに接続できないとサインインできないので気をつけてください。
③Outlook初回起動で自動同期が始まるのを待つ
Outlookを初回起動するとバックグラウンドでメールやフォルダーのダウンロードとインデックス作成が自動で始まります。SSDなら数分、HDDだともう少し時間がかかることもあるので、焦らずに完了を待ちましょう。
タスクバーやスタートメニューからOutlookをクリックして起動します。
ウィンドウ下部のステータスバーに「更新中」や「オンライン」と表示されているかチェックします。
ステータスバーに「すべて完了」と表示されるまで操作せずに待ちます。大容量メールがあると数十分かかることがあります。
同期中はPCをスリープやシャットダウンしないで、電源とネットワークを安定させましょう。
④メールとカレンダーがそろったら表示をチェックする
Outlookの左下にあるメールアイコンをクリックして、インポートしたフォルダーがリストに並んでいるか見てみよう。メールが最新でないときは、画面上部の送受信をクリックすると更新できるよ。
カレンダーアイコンをクリックして、インポートした予定がカレンダー上に並んでいるかチェックしよう。日表示・週表示・月表示を切り替えて、予定の詳細までしっかり見られるよ。
同期が終わるまで待つと完全にデータが反映されるよ。
USBメモリでpstファイルを持ち運ぶ
USBメモリにOutlookのpstファイルを丸ごとコピーして、新しいPCにそのまま差し込むだけでメールデータを移せる方法です。
手軽にデータを持ち運べるのが大きな魅力で、ネット環境がない場所でも移行できるのがうれしいポイントです。ファイルをドラッグ＆ドロップするだけなので、PC初心者でも迷わず作業できます。
プログラマーの目線からひとことアドバイスすると、USBメモリはexFATでフォーマットしておくと大きなpstでも転送がスムーズです。大容量のpstを扱うなら、あらかじめウイルスチェックを済ませておくと安心です。
①旧PCでpstファイルをUSBメモリにコピーする
まず空き容量を確認しながらUSBメモリを差し込み、ファイルエクスプローラーを開いてUSBドライブが認識されていることを確かめます。
ファイルエクスプローラーの「表示」タブをクリックし、「隠しファイル」にチェックを付けて非表示フォルダーも見えるようにします。
アドレスバーに %USERPROFILE%\Documents\Outlook Files と入力してEnterキーを押し、PSTファイルが並ぶフォルダーを開きます。
対象の .pst ファイルを右クリックして「コピー」を選び、USBドライブのウィンドウで右クリック→「貼り付け」してコピーを完了させます。
Outlookは終了した状態で作業してください。PSTが開いているとコピーできなかったり破損したりすることがあります。
②USBメモリを安全に取り外す
画面右下のタスクバーにある矢印マークをクリックして、隠れているアイコンを表示します。その中にあるUSBメモリの取り外しアイコンを探してください。
取り外しアイコンをクリックして表示されるデバイス一覧からUSBメモリを選ぶと「安全に取り外せます」と表示されます。このメッセージが出たらケーブルや本体から抜いて大丈夫です。
取り外す前にすべてのファイル保存とコピーが完了しているかもう一度確認しましょう。
③新PCにUSBメモリを差し込みpstファイルをコピーする
あらかじめバックアップしたPSTファイルが入ったUSBメモリを新PCのUSBポートに差し込みます。Windowsが認識したらエクスプローラーを開いて、USBメモリのドライブレター（例：F:）を確認してください。
エクスプローラーでUSBメモリ内のPSTファイルを右クリックしてコピーを選びます。次にドキュメントフォルダーの中にある「Outlook Files」フォルダーを開き、任意の場所で右クリック→貼り付けしてください。
Outlookが起動中だとPSTがロックされてコピーできない場合があります。必ずOutlookを閉じた状態で操作してください。
④新PCのOutlookでデータファイルを追加する
Outlookを起動して画面左上のファイルをクリックします。
左側のメニューからアカウント設定→アカウント設定…を選びます。
ウィンドウ上部のデータファイルタブを開いて、追加をクリックします。
前のPCからコピーしたフォルダを参照し、移行したい.pstファイルを選択してOKを押します。
リストに追加されたら、Outlookにメールやフォルダが反映されるのを確認してください。
Outlook起動中に追加すると反映されない場合があります。手順開始前に一度再起動しておくと安心です。
⑤メールと連絡先が見られるか確かめる
WindowsのスタートメニューからOutlookを起動し、受信トレイが最新メッセージで更新されているかチェックします。
画面左下のアイコンで「連絡先」を選び、登録していた名前やメールアドレスが表示されるか見てみます。
フォルダー一覧に移動して、カスタムフォルダーやサブフォルダーも開いて問題なくアクセスできるか確かめてください。
同期が完了するまで時間がかかることがあるので、焦らず数分待ってから再度確認してください。
Outlook引き継ぎ後にやっておくと便利なプチ応用
Outlookの引き継ぎが終わったあとは、新しい環境をもっと使い倒せる小技を試してみると目からウロコですよ。
| 応用テク | 便利ポイント |
|---|---|
| クイックステップの設定 | よく使う定型操作をワンクリックで実行できて爽快です。 |
| メールの自動振り分け | 条件を登録すれば、受信トレイがあっという間にすっきり整理できます。 |
| 署名テンプレートの活用 | 文字や画像の署名を保存してショートカットで呼び出せます。 |
| 検索フォルダーの作成 | よく探すメールをひとまとめにして瞬時にアクセスできます。 |
これらのプチ応用を取り入れれば、Outlook操作がもっとスムーズになりますのでぜひお試しください。
署名やルールも丸ごとバックアップして新PCで使う
Outlookで作り込んだ署名や仕分けルールがあると新しいPCでも同じ環境にしたくなりますよね。署名ファイルやルール設定を丸ごとバックアップしておけば、手間を減らしつつ、これまで通りメールが送れるので安心です。
- 時間と労力を節約：手作業で再設定しなくて済む
- 設定ミスを防止：細かいフォーマットや条件をそのままコピー
- スムーズに移行：移行後すぐにいつもの作業を再開できる
メール署名フォルダーを旧PCのAppDataからコピーする
Outlookを終了し、タスクトレイにもアイコンが残っていないことを確認してください。
エクスプローラーのメニューから表示タブを開き、隠し項目にチェックを入れてください。
アドレスバーに%APPDATA%\Microsoft\Signaturesと入力し、出てきたフォルダーごとコピーしてください。
新しいPCで同じ場所へアクセスし、コピーしたSignaturesフォルダーをまるごと貼り付けて完了です。
Outlookが起動中だとファイルがロックされコピーできないことがあるため必ず終了させてください
コピーしたファイルを新PCの同じ場所へ貼り付ける
まずは新PCでエクスプローラーを開いて、バックアップしたファイルと同じフォルダパスに移動します。
クリップボードに残っているPSTファイルや設定フォルダをそのまま貼り付けてください。
Outlookが起動していないことを確認しておくと、ファイルがロックされずにスムーズに完了します。
Outlookを開き署名が選べるか試す
Windowsのスタートメニューから「Outlook」をクリックして起動します。起動に時間がかかる場合は、不要なプログラムを閉じてみてください。
画面左上の「新しいメール」ボタンをクリックします。メール作成ウィンドウが表示されたら準備完了です。
メール作成ウィンドウ上部の「メッセージ」タブを選び、〈署名〉ボタンをクリックします。署名一覧がプルダウンで表示されれば選択できます。
アーカイブ用pstを分けてメールボックスを軽くする
受信トレイに古いメールがずらっと並ぶとOutlookの動きがのんびりしてきます。そこでおすすめなのが、定期的に古いメールを「アーカイブ用PST」にまとめて別ファイルに移す方法です。
- 動作が軽くなる：大きくなりすぎたPSTを分割しておくとOutlookの起動や検索がスムーズになります。
- 整理がはかどる：月ごとやプロジェクトごとにアーカイブ用PSTを分けると、後から探すときにも迷わず取り出せます。
- バックアップが楽：必要な期間だけまとめたPSTを別フォルダに保存すれば、万が一の時に復旧がスピーディーです。
この方法はメールボックスを軽くするだけでなく、トラブル時のリスク分散にもつながります。あらかじめPSTを分けておくことで、大切なデータを守りながら快適にメール作業ができるようになります。
Outlookで新しいpstファイルを作成する
新しいメールデータを分けて管理したいときは、pstファイルを作成するとすっきり整理できます。プログラマー視点で保存場所を工夫するとバックアップも楽になります。
Outlookを起動したら左上のファイルをクリックしてください。
左メニューのアカウント設定→その中のデータファイルを選びます。
上部の追加をクリックし、保存場所とファイル名を決めてOKを押します。
保存先フォルダはわかりやすくまとめるとあとで探しやすくなります。
古いメールをドラッグして新しいpstへ移す
Outlookの左側ナビゲーションで「古いPST名」を開いて、移したいフォルダやメールをクリックしながら選択します。
選択が終わったら、そのままドラッグして「新しいPST名」の目的フォルダへドロップしてください。
移行中はステータスバーに進行状況が表示されるので、完了までそのまま待ちましょう。大きなフォルダは数百件ずつに分けて移すとトラブル防止になります。
自動アーカイブの間隔を設定する
Outlookを開き、画面左上のファイルをクリックします。
サイドメニューからオプションを選び、ダイアログの詳細設定タブを開きます。
自動アーカイブの設定ボタンを押し、「自動アーカイブを実行する間隔（日）」欄に希望する日数を入力します。
最後にOKをクリックして変更を保存すれば反映されます。
クイック操作をエクスポートして作業時間を短縮
Outlookの「クイック操作」はよく使うメール処理をワンクリックでまとめて実行できる機能です。新しいPCに移行するときにこの設定をエクスポートしておくと、同じ一連の処理を再設定せずにすぐ使い始められます。
たとえば複数のフォルダー振り分けや定型文返信を登録している場合、移行後に手作業で再登録すると時間がかかります。エクスポートしたファイルをインポートするだけで、慣れ親しんだワークフローをそのまま復活できるので、作業時間をぐっと短縮できます。
クイック操作の管理画面でファイルにエクスポートを選ぶ
Outlookを起動して［ホーム］タブの［クイック操作］グループにある下向きの▽アイコンをクリックして［クイック操作の管理］を選んでください。
管理画面の右下にある［ファイルにエクスポート］ボタンを押すと、エクスポートダイアログが開きます。保存先フォルダーとファイル名を指定して［保存］をクリックしてください。
保存したファイルを新PCへコピーする
容量に余裕があるUSBドライブを用意します。大きいファイルがあるならexFAT形式でフォーマットしておくと安心です。
旧PCでエクスプローラーを開き、バックアップ用に保存したフォルダーへ移動します。ドキュメントや画像などカテゴリ別に分けておくと探しやすいです。
フォルダーを右クリックして「コピー」を選び、USBドライブのルートにペーストします。完了まで待ってください。
USBドライブの容量が不足すると途中で止まるので、空き容量を必ず確認してください。
新PCのOutlookでインポートして動作を確認する
Outlookを起動して画面左上のファイルをクリックし、開く/エクスポート→インポート/エクスポートを選んでください。
「別のプログラムまたはファイルからインポート」を選び、次画面でOutlookデータファイル（.pst）を指定して進みます。
PST内のフォルダー構造が表示されたら、取り込み先のメールアカウントを選び、サブフォルダーを含めるオプションにチェックを入れてください。
取り込みが終わったらメールやカレンダー、連絡先を開いて正しく表示されているか確かめてください。
PSTファイルにパスワードを設定している場合は、インポート時に同じパスワードを入力してください。
よくある質問
- メールデータが移行先のOutlookに表示されないのですがどうすればいいですか？
-
エクスポートしたPSTファイルを正しいフォルダーから読み込めているかまず確認してください。ファイルの場所を間違えると反映されないことがあります。問題なければOutlookの「開く/エクスポート」→「Outlookデータファイルのインポート」から再度選び直してください。
- アカウント設定のエクスポートとインポートがうまくいきません
-
Outlookの設定情報はレジストリにも保存されています。まず旧PCで「regedit」を管理者権限で開き、
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Profilesを .reg ファイルに書き出してください。新PCに同じレジストリをインポート後、Outlookを起動すると自動でプロファイルが読み込まれます。 - 移行後にOutlook起動時のパスワード入力を毎回求められます
-
キャッシュされた資格情報がうまく移行できていない可能性があります。新PCで資格情報マネージャーを開き、古いOutlook関連のエントリを削除してください。その後Outlookを再起動し、一度正しいパスワードを入力すれば以降は自動で保管されます。
pstファイルが大きすぎるときはどうする？
pstファイルが数GBを超えると開くのに時間がかかったり、コピー中に止まったりしてイライラしちゃいますよね。
そんなときは３つの方法があります。まずアーカイブ機能で古いメールを別ファイルに移して軽くする。次にデータファイルの分割ツールで扱いやすいサイズに分ける。最後にCompact機能を使って不要領域を詰めるとファイル容量がグッと小さくなります。
パスワードを忘れたpstは開ける？
pstファイルにかけたパスワードはOutlookで読み込む際に必ずチェックされます。パスワードを忘れると、中身を取り出すことはできません。
Microsoft純正の解除手段は用意されていません。実際にレジストリやiniファイルをいじる方法を試しましたが、pstの暗号化仕様は独自形式で、手作業では解除できませんでした。
信頼できないフリーソフトを使うとpstファイルが壊れるリスクがあります
古いOutlookと新しいOutlookでバージョンが違っても大丈夫？
古いOutlookと新しいOutlookでバージョンが違っても、メールデータの取り扱いは基本的に同じ流れなので慌てなくて大丈夫です。Outlookが管理するメールや予定表、連絡先はPSTファイル（またはOSTファイル）にまとめられていて、新バージョンのOutlookでも読み込みが可能です。
ただし、POPアカウントでPSTを移行する場合と、ExchangeやIMAPアカウントのまま直接同期する場合で流れが少し変わります。実際にプログラミング現場で何度も引っ越しを経験していますが、PSTを丸ごとコピーするか、アカウント設定を新しいOutlookに再登録してサーバーから受信するかでスムーズさが変わります。自分用にバックアップを取る癖をつけておくと安心ですよ。
メールの色分けルールは自動で移る？
メールに設定した色分け（カテゴリ）はExchangeやMicrosoft365のメールボックスを使っていると、新しいPCで同じアカウントを設定すると自動でそっくり引き継がれます。
一方でPOPやIMAPでローカルPSTに保存している場合は、色分けの定義（マスターカテゴリリスト）はそのまま移らないことがあります。そのときは旧PCのレジストリからColorCategoriesキーをエクスポートして、新PCにインポートするひと手間が必要です。
ローカルPSTで色分けを多用している場合は、カテゴリ定義を忘れずにレジストリから移しておかないと、新PCで色が初期化されてしまいます。
スマホ版Outlookでも同じアカウントで開ける？
スマホ版Outlookでも、パソコンで使っているのと同じメールアカウントをそのまま登録できます。Microsoft365やOutlook.comはもちろん、IMAP／POP3で設定したアカウントもアプリの「アカウント追加」からサインインするだけで、メールや予定表、連絡先まで全て同期されます。
容量や通信量が気になるときは「同期期間を指定」したり、カレンダーだけ同期するといった細かい設定も可能です。プログラマー経験からのコツとして、パソコン側でフォルダやカテゴリを先に整理しておくと、スマホでのメール振り分けや検索がすごくラクになります。
まとめ
Outlookの大切なメールやアカウント設定を丸ごと新しいPCに移す流れを振り返ってみましょう。
まず古いPCでPSTファイルをエクスポートし、メールデータをしっかりバックアップします。
次にアカウント設定をエクスポートして、同じ設定情報を新しいPC側のOutlookにインポートします。
そのあとバックアップしておいたPSTファイルを新しいPCへコピーして、Outlookに読み込めば準備完了です。
移行が終わったらメールの送受信テストをして、同期や設定に問題がないか最終チェックを忘れずに行いましょう。
これで新しい環境でもいつも通り快適にメールを使えます。次のステップとして、習慣化したバックアップを続けて、万が一にも慌てないようにしていきましょう。