Outlookであふれる連絡メールの扱いに追われ、毎回手動で重要なものをgmailに転送している状況ではありませんか？
ここではデスクトップとブラウザそれぞれのOutlookで設定する安全な転送ルールを画像なしで丁寧に示し、メールを整理しながら即時にGmailへ届ける仕組みをつくる方法を共有します。さらに、ラベルでの自動仕分けやスマホ連携など、使い慣れたGmail側の便利技も合わせて紹介します。
操作がわかれば朝の確認作業が数分短縮され、緊急連絡もすぐわかります。転送設定を整えて、メール管理の手間を減らし、ゆとりある作業時間を今すぐ手に入れましょう。
OutlookをGmailへ転送する手順をやさしく案内
Outlookの大切なメールをそのままGmailへ受け継ぎたいとき、安心して進められるように二つのやり方をまとめました。
- 自動転送設定：OutlookのWeb版やデスクトップで転送ルールを作って新着メールをすぐGmailに送る
- POP取得：Gmailのアカウント設定でOutlookのメールをまとめて引き込む
プログラマーの視点からひとこと：転送ルールを作るときはテスト用にフィルタを限定して、誤送信を防ぐと安心ですよ。
その1デスクトップ版Outlookで自動転送をセット
PCのOutlookを使って、お手持ちのメールを自動でGmailへ流し込む方法です。このやり方ならブラウザやスマホ操作なしで転送ルールを組めるので、メールが来た瞬間にサクッとGmailで受け取れます。
特徴としては、転送の条件を細かく設定できる点が魅力です。特定の差出人やキーワードを含むメールだけをGmailに送るといったフィルターも思いのままです。
会社のアドレス宛に届く重要な連絡だけをGmailでまとめたい時や、複数のメールボックスを一括で整理したい時に特に頼りになります。
プログラマー目線のコツとして、転送ルールの優先順位を調整すると、後から追加したルールがしっかり動いてスムーズに運用できます。
①Outlookを開いてファイルをクリック
Windowsのスタートボタンを押して「Outlook」と入力し、表示されたアプリをクリックして起動します。
起動したら画面左上の「ファイル」タブを探してクリックしてください。
②情報画面で仕分けルールと通知を選ぶ
Gmailを開いて左上の歯車アイコンから「すべての設定を表示」をクリックしてください。
「フィルタとブロック中のアドレス」タブに移動して「新しいフィルタを作成」を押します。
「From」欄にOutlookの送信元アドレスを入力し「フィルタを作成」を選びます。
「ラベルを付ける」にチェックして、新規ラベル「Outlook」などを選びます。続けて「重要マークを付ける」にもチェックすると通知対象になります。
好みで「受信トレイをスキップ（アーカイブする）」にチェックするとラベルだけに集中できます。最後に「フィルタを作成」をクリックして設定完了です。
再び「すべての設定を表示」の「全般」タブを開き、ページを下までスクロールします。
「デスクトップ通知」欄で重要メール通知オンを選択してください。
画面下の「変更を保存」をクリックすると、新しく作ったフィルタのラベルが付いたOutlookメールだけ通知されるようになります。
③新しいルールをクリック
設定画面の上部にある新しいルールボタンをクリックします。
クリックするとルールの詳細が設定できる画面が表示されます。ここで「転送先のメールアドレス」や「受信条件」を入力できるようになるので、次のステップで必要な情報を準備しておきましょう。ルール名を「Gmail転送」などにしておくと後から管理しやすくなります。
④受信時にメッセージを適用を選ぶ
「受信したメッセージ」欄にあるチェックボックスで受信時にメッセージを適用をオンにします。これで新着メールすべてに転送ルールが反映されます。
⑤次へを数回押して転送先にGmailアドレスを入力
画面右下の「次へ」を2～3回押して、転送先の設定画面まで進めます。
「メールアドレス」欄にGmailアドレスを正確に入力し、半角英数字でスペースや全角文字が混ざっていないかしっかり確認してください。
⑥ルールにわかりやすい名前を付けて完了を押す
「名前」欄にあとで迷わないわかりやすいルール名を入力します。たとえばOutlook→Gmail転送のように具体的に書くと便利です。
同じ名前をつけると区別がつきにくくなるため、用途ごとにユニークな名前を割り当てましょう。
その2ブラウザ版Outlookで転送ルールを作成
Outlookのアプリを開かずに、ブラウザからサクッと転送ルールを作る方法です。ソフトのインストールが不要なので、急いで設定したいときや別のPCからもラクに操作できるのがいいところです。
設定画面では差出人や件名のキーワードを組み合わせて細かくルールを作れるので、必要なメールだけGmailへ飛ばせます。プログラマー的には正規表現風のキーワード指定で自動振り分けを組むと楽しくなります。
Office365アカウントやoutlook.comを使っている場合におすすめです。ブラウザさえあればスマホからもいじれるので、「今すぐ転送を試したい！」という気分のときにもピッタリです。
①Outlookcomを開いて右上の歯車を押す
ブラウザでhttps://outlook.live.comにアクセスし、Microsoftアカウントでサインインしてください。
画面右上にある歯車アイコンをクリックします。このマークがOutlookの設定メニューを開く入り口です。
表示が崩れるときは、ブラウザのズーム率を100%に戻すと歯車アイコンが見つかりやすくなります。
②すべての設定を表示をクリック
画面右上の歯車アイコンをクリックすると簡易設定が開きます。いちばん下までスクロールしてすべての設定を表示をクリックしてください。これでOutlookの詳細な設定画面が開き、メール転送の準備が整います。
③メールメニューでルールを選ぶ
Outlookの設定画面で左側にある「メール」をクリックすると、メールに関する各種項目が並びます。その中にある「ルールとアラートの管理」を選んでください。
④新しいルールを追加をクリック
「ルールと通知」ウィンドウの上部にある新しいルールを追加ボタンをクリックしてください。これで転送設定のウィザードが始まります。
⑤アクションで転送を選びGmailアドレスを入れる
「アクションを追加」のプルダウンから「転送」を選んでください。メールアドレス入力欄が表示されるので、Gmailアドレスを正確に入力またはコピー＆ペーストします。
テストメールで実際に転送されているか必ず確認すると安心です。
⑥保存を押してウインドウを閉じる
ダイアログの左上にある保存ボタンを探してクリックします。ボタンは青色で、アイコン付きなので見つけやすいですよ。
クリックするとウインドウが自動で閉じ、先ほどのルール一覧画面に戻ります。自分が追加した転送ルールが表示されていれば設定完了です。
保存せずに閉じるとルールが反映されないので、一覧画面に戻ったあとに必ず新規ルールがあるかチェックしましょう。
転送ができたらこんなこともできるよ
転送がスムーズにできたら、受信メールをもっと便利に扱える技を試してみましょう。以下の表に、実際に使ってみて役立った応用アイデアをまとめました。
| 活用アイデア | メリット |
|---|---|
| フィルタ設定 | キーワードや送信元に合わせて自動でラベル分けして受信トレイをすっきりさせられる |
| 複数受信トレイ | 重要度別やプロジェクトごとにビューを分けて、すぐに必要なメールを探せる |
| オフライン閲覧 | 外出先や電波が不安定な場所でもメール本文を確認できる |
| スマホアプリ連携 | 外出中でもラベルやスターで優先メールをすばやくチェックできる |
| 代理受信の共有 | チームメンバーと同じアカウントを使って、メール対応をスムーズに分担できる |
Gmailでラベルを自動付与して整理
Outlookから自動転送されたメールはそのままだと受信トレイに山積みに…そんな時はGmailのフィルターを活用すると送信元や件名を条件に自動ラベル付与できて、まるでOutlookのフォルダを再現したかのように仕分けられます。
プログラマー視点で試したところ、以下のポイントを意識すると管理がもっとスムーズになりました。
- 送信元ドメインごとにラベルを割り当ててプロジェクト別にまとめる
- 件名に含まれるキーワード（例:見積り・請求）で自動ラベルを付けて優先度を見える化する
- 特定のアドレスからの連絡は「重要」ラベルにして未読一覧からはずさない
Gmail設定のフィルタとブロック中のアドレスを開く
パソコンのブラウザでGmailを開き、自分のアカウントでサインインしてください。
右上の歯車アイコンをクリックし「すべての設定を表示」を選択します。タブから「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックしてください。
フィルタが増えて一覧が長いときは、画面下のページ切り替えを使うと見つけやすいです。
新しいフィルタでFromにOutlookアドレスを入力
Gmail画面上部の検索バー右端にある下向き矢印をクリックすると、詳細検索の入力フォームが現れます。
「From」欄にOutlookで使っているメールアドレスを正確に入力します。例：example@outlook.com
入力が終わったら欄下の「フィルタを作成」をクリックして、次の設定画面へ進んでください。
自分のOutlookアドレスはコピペすると入力ミスを防げます。
ラベルを付けるにチェックを入れて保存
「ラベルを付ける」のチェックボックスをオンにします。次にプルダウンからわかりやすい名前のラベルを選ぶか「新しいラベルを作成」で好きな名前を入力します。最後に「保存」をクリックして設定を確定させます。
スマホのGmailアプリでOutlookメールを同時確認
スマホのGmailアプリでは、Outlookのメールアドレスをかんたんに追加できて、ひとつのアプリで両方のメールをサクッと確認できます。通知もまとめられるので、アプリをいったりきたりしなくてOKです。
メールチェックをシンプルにまとめたい人や、外出先でも大事な連絡をすぐ見たいときにとても便利です。
- 操作がシンプル：Outlookアカウントの追加が数タップで完了
- 統合受信トレイ：複数のメールアドレスをまとめてチェック
- リアルタイム通知：大事なメールをすぐキャッチできる
アプリ左上の三本線から設定を開く
画面左上にある三本線のメニューボタンを優しくタップしてください。横からメニューがスライドしてくるので、その中に並ぶ歯車アイコンの設定を選ぶと設定画面が表示されます。
アカウントを追加をタップし既存のGmailを選ぶだけで表示
Outlookアプリを開き、画面右上の自分アイコンをタップしてから歯車マークの設定を開きます。
設定画面にある「アカウントを追加」を選び、「Google」をタップしてください。
端末に登録済みのGmailアドレスが一覧で出るので、追加したいアカウントをタップするだけで連携が完了します。
一覧に出てこない場合は、端末の「設定＞アカウント＞Google」でGmailが登録済みか確認してみてください。
Outlook側で一部だけ転送したい時の絞り込み設定
Outlookの「ルール」機能を使うと、送信者や件名、本文に含まれるキーワードでメールを絞り込んで、その条件に合ったものだけを自動でGmailへ転送できます。この方法なら重要なやりとりだけ受け取れるので、不要なメールに邪魔されずに済みます。転送対象を限定するから容量も節約でき、あとで探す手間もぐっと減るのがうれしいポイントです。
ルールの条件に差出人や件名を加えて必要なものだけ転送
Outlookデスクトップ版を立ち上げて、上部メニューの「ホーム」タブから「ルール」→「ルールと通知の管理」をクリックします。
「新しいルール」を選び、「受信メッセージにルールを適用」をクリックします。「差出人または件名に特定の言葉が含まれる場合」を選んで「次へ」を押します。
画面下部の「差出人アドレスを指定」にメールアドレスを入力し、「件名に特定の文字列を含む場合」欄にキーワードを入れて「追加」を押します。「次へ」で進みます。
「指定したユーザーに転送する」にチェックを入れ、「ユーザーまたはパブリックグループ」をクリックしてGmailアドレスを選択します。「完了」を押して設定を保存します。
よくある質問
OutlookメールがGmailにうまく転送されません。どうすればいい？
- OutlookメールがGmailにうまく転送されません。どうすればいい？
-
まずはOutlook側で設定した転送ルールをもう一度見直してみましょう。件名や送信元アドレスのフィルター条件が厳しすぎて、該当するメールが拾われていないことがあります。条件をゆるくして試すと意外とあっさり動いたりします。
- 転送設定を解除したいときはどうすればいい？
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Outlookの設定画面で「メール転送」の欄を探し、設定をオフにするだけです。場合によっては保存ボタンがかくれていることがあるので、忘れずに「保存」や「変更を適用」をクリックしてください。
- 過去に届いたメールもまとめてGmailに移せますか？
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メールの「エクスポート」機能を使うと、過去メールをPSTファイルにまとめて保存できます。その後Gmailの「インポート」機能でPSTを読み込むと、一気に全部受け渡せます。多少時間がかかりますが、これが一番ラクな方法でした。
転送メールが届かないときはどうする？
転送メールが届かないと不安だけど落ち着いて原因を順番にチェックしてみよう。
- 転送ルールの有効化を確認：Outlook.comでは画面右上の歯車アイコンからメール＞転送設定を開きルールがオンになっているか確かめてね。
- Outlookの再起動：時々小さな不具合が再起動で解消するよ。
- Gmailの迷惑メールとフィルタ：受信トレイ以外に振り分けられていないかチェックしてみてね。
- テストメールの送信：自分宛にメールを送って正しく転送されるか確かめよう。
- セキュリティの再認証：パスワード変更や二段階認証設定後は再ログインが必要になる場合があるよ。
ここまで試しても届かないときはMicrosoftのサポートに問い合わせると安心だよ。
Outlookを閉じても転送は続くの？
自動転送の設定はOutlookアプリではなくクラウド上（サーバー側）が動かしているので、パソコンやOutlookを閉じてもメールは引き続きGmailへ送られます。ただし、設定直後は反映までに少し時間がかかる場合があるので、テストメールを１通送って動作を確かめておくと安心です。
添付ファイルもそのまま受け取れる？
はい。OutlookからGmailへ転送するときは、添付ファイルもセットで届きます。転送方法にもよりますが、たとえばOutlookの「ルールと通知」の転送設定なら「添付ファイルを含める」にチェックを入れることで、そのまま受信箱に入ります。
ただしGmailの受信容量は25MBまでなので、これを超えるファイルは自動でGoogleドライブへのリンクになります。大きいファイルを扱うときはDriveの共有設定をあらかじめ確認しておくとスムーズに受け渡しできます。
Outlookにメールを残したまま転送できる？
Outlookの自動転送ルール設定で「メールを移動せずにコピーを保持する」を選ぶと、受信したメールがGmailへ送られつつOutlookの受信トレイにもそのまま残ります。
この方法なら、Gmailで見つからないときもOutlook側で確認できるので安心です。サーバー側で処理するので手動で転送する手間も省けます。ただし、メールが二重に残るため、定期的に不要なメールを整理しておくのがおすすめです。
まとめ
Outlookで転送設定を有効にし、Gmailのメールアドレスを登録すると、新着メールが自動的に届くようになります。
Gmailでは受信トレイのフィルタ機能を使って、転送元ごとにラベルを付けると整理が楽になります。
設定後は少量のテストメールを送って動作を確認し、思わぬ抜け漏れがないかチェックしましょう。
過去のメールをまとめて移したいときは、OutlookからエクスポートしたPSTをGmailのインポート機能で取り込んでおくと便利です。
これらのステップを踏むだけでOutlookからGmailへのお引っ越しは完了です。
新しい環境で気持ちよくメールを活用して、快適なコミュニケーションを楽しんでください。