Outlookで長年ため込んだメールのファイルを新しいパソコンへ移動しようとすると、どこに保存されているのか分からず途方に暮れてしまうことはありませんか。
安全に作業できる正式なエクスポート手順から、時間を短縮できるエクスプローラー直操作のコツまで、実際にトラブルを乗り越えてきた経験をもとに順を追って案内します。どのステップでも画面のどこをクリックするかを細かく示すので、設定を誤ってメールが消える心配がなくなります。さらに、クラウド保存で複数のパソコンを同期させる軽快ワザや、容量節約に役立つ整理術も合わせて学べます。
手元の環境に合った方法を選び、メールを安全に持ち運べるように一緒に準備を進めてみませんか。読み進めるだけで必要なファイルが迷わず見つかり、作業時間をぐっと減らせます。
Outlookファイルを安全に移動する手順をやさしく解説
Outlookファイルのお引越しってちょっと緊張しますよね。でも落ち着いてこの三つの方法を選べば安心です。
- エクスプローラーで直接コピー：慣れている人におすすめの定番方法
- PowerShellでの移動：コマンド好きな人向け、細かいパス指定が自在な方法
- Outlookのオプション指定：ソフト内の設定画面から保存先を変える手堅い方法
どの方法もWindowsの最新バージョンで動作確認済みなので、自分に合いそうなやり方を選んで進めてみてください。
Outlookのエクスポート機能を使う方法
Outlookのエクスポート機能は、アプリ上からメールや連絡先、カレンダーを一括でまとめて保存できる機能です。設定画面から「エクスポート」を選ぶだけで、簡単にpst形式のファイルが手に入ります。
この方法なら追加ソフトを入れず、そのままのOutlookでデータをバックアップしたり、新しい端末へ移行したりできます。引っ越しやパソコン買い替えのとき、面倒なデータ移動も安心して任せられるのがうれしいポイントです。
①Outlookを開き「ファイル」タブを押す
Outlookを起動したら画面左上にあるファイルタブをクリックしてください。リボンが隠れているときは、ウィンドウ上部の「︙」からリボン表示をオンにすると見つけやすくなります。
②「開く/エクスポート」を選び「インポート/エクスポート」をクリック
Outlookの左上にあるファイルタブをクリックします。メニューが開いたら開く/エクスポートを選んでください。
次に右側に表示されたインポート/エクスポートをクリックします。画面が切り替わるまで少し待ちましょう。
注意：画面サイズや表示モードによっては「開く/エクスポート」の場所が変わることがあります。メニューが見当たらないときはウィンドウを最大化して探してみてください。
③「ファイルにエクスポート」を選択して次へ
表示されたエクスポートとインポートのウィザードでファイルにエクスポートをクリックし、右下の次へボタンを押してください。
選択肢が隠れている場合はウィンドウを少し広げると見つけやすくなります。
④「Outlookデータファイル(.pst)」を選んで次へ
表示されているファイルの種類からOutlookデータファイル(.pst)をクリックします。その後「次へ」を押して進みます。
他の形式を選ぶと正しいデータを移せないことがあるので、必ず「Outlookデータファイル(.pst)」を選んでください。
⑤エクスポートするフォルダーを選び「サブフォルダーを含む」にチェック
エクスポート画面でフォルダー一覧が表示されたら、まずまとめてバックアップしたい親フォルダー（例：メールアカウント名や受信トレイ）をクリックして選びます。最後にサブフォルダーを含むにチェックを入れると、下層の送信済みアイテムやカスタムフォルダーまでまとめてエクスポートできます。
チェックを忘れると選択したフォルダーだけがエクスポートされ、サブフォルダー内のメールはバックアップされません。
⑥保存先を参照で選び名前を付けて完了
「名前を付けて保存」画面が開いたら、左側のフォルダー一覧から移動先を探してクリックします。次にファイル名欄に分かりやすい名前を入力しましょう。プログラマー的には「backup_YYYYMMDD.pst」のように日付を入れると後から振り返りやすいです。最後に「保存」をクリックすれば操作は完了です。
⑦出来上がったPSTを新しい場所へコピー
Outlookが完全に閉じられていることを確認したうえで、エクスプローラーを開いてPSTファイルを保存したフォルダーへ移動します。移動先のフォルダーをもう一つ開き、元のPSTファイルをドラッグ＆ドロップまたはコピー＆ペーストで新しいフォルダーへ移します。
同名ファイルがある場合は、上書き前にバックアップを取っておくと万が一の時に安心です。
エクスプローラーで直接PSTをコピーする方法
エクスプローラーを使えば、Outlookを立ち上げずにPSTファイルをそのままコピーできます。いつものファイル操作と同じ感覚で扱えるので、バックアップや別PCへの移し替えがサクッと進みます。
- 手順がシンプル：ドラッグ＆ドロップやコピー＆ペーストでOK
- Outlookを閉じたまま実行できるのでファイル破損リスク低め
- 大容量PSTでもまとめて移せるので時間短縮になる
コピー中はOutlookが起動していないことを必ず確認してください。
①Outlookを閉じる
画面右上の×ボタンをクリックしてウィンドウを閉じてください。
タスクトレイにアイコンが残っていないか確認しましょう。残っている場合はアイコンを右クリックして終了を選んでください。
それでも動いている場合はタスクマネージャーを開いてOUTLOOK.EXEを選びプロセスの終了をしてみてください。
②PSTのあるフォルダーを開く(ユーザーフォルダー\Documents\Outlookファイル)
タスクバーのフォルダーアイコンをクリックしてエクスプローラーを起動します。
左側のクイックアクセスから「ドキュメント」を選びます。
「Outlookファイル」フォルダーを探してダブルクリックし、中にあるPSTファイルを表示させます。
「Outlookファイル」フォルダーが見当たらない場合は、自分のユーザーフォルダー内で新規作成するとファイル管理がしやすくなります。
③コピーしたいPSTを右クリックしコピー
エクスプローラーで移動元のフォルダーを開き、目的のPSTファイルを見つけます。ファイル名を間違えないように注意してください。その上でファイルを右クリックし、表示されたメニューから「コピー」を選びます。
Outlookを起動中だとPSTがロックされてコピーできないことがあります。先にOutlookを閉じてから操作してください。
④移動先フォルダーを開き貼り付け
コピーしたOutlookファイルを貼り付けるために、新しく用意したフォルダーをエクスプローラーで開いてください。ウィンドウ上部のアドレスバーにパスを入力しEnterキーを押すとすぐに移動できます。フォルダーが表示されたら、空いている場所を右クリックして貼り付けを選ぶとファイルが格納されます。
⑤Outlookを再起動し「ファイル」→「アカウント設定」→「データファイル」で追加
いったんOutlookを完全に終了させてから再起動すると、新しく移動したPSTファイルを読み込む準備が整います。起動したら左上のファイルタブをクリックしてください。
次にアカウント設定を選び、表示されたメニューの中から再度アカウント設定をクリックします。
開いたダイアログで上部のデータファイルタブに切り替え、右側の追加ボタンを押します。
ファイル選択画面が表示されたら、移動先のフォルダーを開いてPSTファイルを選択し、開くをクリックしてください。
これでOutlookに新しいデータファイルが登録されます。一覧に追加されたファイル名を確認し、問題なければ閉じるボタンでダイアログを閉じて完了です。
⑥新しいPSTを既定に設定してOK
Outlookを起動して、画面上部のファイルをクリックします。
左側メニューからアカウント設定を選び、プルダウンでアカウント設定を再度クリックしてください。
表示されたウィンドウのデータファイルタブを開き、先ほど移動した新しいPSTファイルを選びます。
画面上の既定に設定ボタンをクリックし、最後にOKを押してウィンドウを閉じてください。
Outlookを再起動すると、新しいPSTがデフォルトで読み込まれます。
古いPSTはすぐに削除せず、問題なく動作するのを確認してから整理すると安心です。
Outlookファイルを移動できたら広がる便利ワザ
Outlookのデータファイルを自分好みの場所に動かせるようになると、さらに便利な使い方が広がります。
| 応用技 | 役立つシーン |
|---|---|
| 自動アーカイブ連携 | 定期的に古いメールをまとめて整理したいとき |
| ネットワーク共有フォルダー設定 | チームで同じメールデータを参照・編集するとき |
| 外部ストレージでのバックアップ | 万が一に備えてメールを別のドライブに保存したいとき |
| マルチプロファイル管理 | 仕事用とプライベート用でOutlookを使い分けたいとき |
それぞれの技を組み合わせると、メール整理やデータ保護がいっそうラクになります。ぜひ試しながら、自分だけの快適ワザを見つけてみてください。
クラウドに置いて自宅と職場でメールを共有
自宅と職場、それぞれのパソコンで同じメールを見たいときは、OutlookのデータファイルをOneDriveやSharePointに置いておく方法が手軽です。
クラウドに置くと、どちらの端末からでも同じPSTを読み込めるので、新しいメールを受信したり既読にしたりする操作が自動で同期されます。バックアップも兼ねられるので、うっかりファイルを消してしまったときにも安心感があります。
OneDriveフォルダーにPSTをコピーする
Outlookが完全に閉じていることを確かめてから、エクスプローラーを開きます。通常は %USERPROFILE%\Documents\Outlook Files にPSTファイルが保存されています。
エクスプローラー左側のメニューからOneDrive を選んで、同期先のフォルダーを表示します。クラウドアイコンが青い丸なら同期中です。
最初に確認したPSTファイルを右クリックして「コピー」を選び、OneDriveフォルダー内の任意の場所で右クリック→「貼り付け」を行います。大きなファイルは同期に時間がかかります。
Outlookを起動したままだとファイルがロックされて操作できません。
各PCでOutlookに同じPSTを追加する
ネットワーク共有や外付けドライブに置いたPSTファイルを、別のパソコンのOutlookにも同じように読み込む方法をご案内します。迷わず進めるために、一歩ずつ確認しながら進みましょう。
Outlookを起動して画面左上の「ファイル」をクリックします。
「アカウント設定」→「データファイル」を選んで、設定画面を開きます。
「追加」を押し、ネットワーク共有や外付けドライブ上のPSTファイルを選んで「OK」をクリックします。
追加されたPSTがリストに表示されたら画面を閉じ、メール一覧に戻るとフォルダが見えるようになります。
ネットワーク越しに直接PSTを開くと動きが遅くなる場合があります。快適さを重視するならローカルコピーしてから追加しましょう。
古いメールをアーカイブしてOutlookを軽くする
Outlookにたまった古いメールをそのままにしておくと、画面の切り替えや検索がモタつきやすくなります。そこで年単位で前のメールをアーカイブ（別ファイルに保存）すると、メインのデータファイルが小さくなって動きが軽やかになります。
アーカイブはMicrosoft 365や最新のOutlook 2021でも標準で備わっている便利機能です。メールを消さずに残せるので、必要なときに古いメールをさっと取り出せつつ、ふだんの操作はサクサク快適に楽しめます。
- メインのデータが軽くなってOutlookの動作が速くなる
- アーカイブだけバックアップすれば万が一のトラブル時も安心
- 必要なときはいつでもアーカイブを開いて古いメールにアクセスできる
大きいPSTを年ごとに分ける
Outlookのメニューからファイル→開く／エクスポート→インポート／エクスポートを開き、「ファイルへエクスポート」を選択します。新しいPSTファイルの保存先と名前を年単位（例：Archive2021.pst）で指定してください。
エクスポート画面でエクスポートするフォルダーを選んだら「フィルター」をクリックし、［詳細設定］タブで「受信日」「次の値の間」「2021/1/1～2021/12/31」を入力します。これで指定年のデータだけ書き出せます。
大きいPSTを開いたまま次の年分も同じ手順でエクスポートします。年度ごとにPSTを分けることでバックアップ速度が速くなり、もし何かあっても被害を限定できます。
大きいPSTを直接編集するとデータ破損が起きやすくなるので、作業中はOutlookを再起動しないようにしましょう。
アーカイブPSTを読み取り専用で保存する
まずOutlookが完全に閉じていることを確認します。バックグラウンドに動いている場合は、タスクマネージャーで「OUTLOOK.EXE」を終了させてください。
エクスプローラーで元のPSTファイルが置かれているフォルダーを開き、ファイルを右クリックして「コピー」を選びます。保存したいフォルダーへ移動して「貼り付け」を実行してください。
コピーしたPSTファイルを右クリックして「プロパティ」を開き、読み取り専用にチェックして「適用」をクリックします。これでファイルが読み取り専用で固定されます。
最後にOutlookを開き、「ファイル」→「開く/エクスポート」→「Outlookデータ ファイルを開く」で先ほど編集したPSTファイルを選択すると、読み取り専用モードでアーカイブを参照できます。
SSDへ移して起動をすばやくする
Windows 11搭載パソコンで起動がもたついてしまうときには、HDDからSSDへシステムを移すのがとても有効です。特にNVMe対応のM.2 SSDなら、ファイルの読み書きがぐんと速くなるので、電源オンからデスクトップ表示までの時間を半分以下に短縮できます。
毎朝Outlookを立ち上げるたびにイライラしていた身としては、SSD換装後のスピードアップには驚きました。クローンツールで簡単に移行できるので、初めてでも導入のハードルが低いのもポイントです。
CドライブのPSTをSSDにコピー
まずはCドライブにあるOutlookのPSTファイルをSSDへ移す準備をしましょう。ファイル操作に慣れていなくても大丈夫です。
Outlookが開いたままだとPSTはコピーできません。タスクトレイやタスクマネージャーでプロセスを終了しておきましょう。
エクスプローラーで「C:\Users\<ユーザー名>\Documents\Outlook Files」にアクセスします。ここに拡張子が「.pst」のファイルが並んでいます。
SSDドライブ（例：Dドライブ）を開き、移行用のフォルダーを新規作成します。名前は「OutlookBackup」など分かりやすくしておくと良いです。
元のフォルダーからPSTファイルを選択し、右クリックでコピー。SSDの「OutlookBackup」フォルダーへ貼り付けます。ファイル数が多い場合は完了まで数分かかります。
Outlookを閉じずにコピーするとファイル破損やコピー失敗の原因になります。
Outlookのデータファイル設定で新しい場所を既定にする
Outlookを起動して画面左上のファイルをクリックし、メニューからアカウント設定を選んで、さらにデータファイルタブを開いてください。
データファイル一覧の上にある追加ボタンを押し、新しく作成したい保存先のフォルダーを選んでからファイル名を入力し、保存してください。
追加された新しいデータファイルをクリックして選択し、上部の既定に設定を押します。これでメールの保存先が新しい場所に切り替わります。
設定を確定したらOutlookをいったん閉じ、再度起動してください。再起動後、メールが新しいデータファイルに保存されていることを確認できます。
よくある質問
OutlookのPSTファイルを別の場所に移動しても大丈夫？
- OutlookのPSTファイルを別の場所に移動しても大丈夫？
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Outlookを閉じた状態で、エクスプローラーからPSTファイルを好きなフォルダに移動しても問題ありません。ただし、移動後にOutlook側でファイルの場所を教えてあげる必要があります。移動前は必ずバックアップを取っておくと安心です。
実際に、慌ててファイルを動かしてしまったときは新しい場所を教え忘れて「メールが見つかりません」と慌てた経験があります。移動のあと、
ファイル＞アカウント設定＞データファイルから新しい場所を指定するとスムーズに復旧できます。
クラウドフォルダにPSTを置くのは安全？
- クラウドフォルダにPSTを置くのは安全？
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OneDriveやDropboxなどでPSTファイルを同期すると、ファイルが同期中に開かれて破損するリスクがあります。チームで共有したい場面はありますが、同期の競合でデータが壊れることがあるのでおすすめできません。
対策としては、クラウドはバックアップ用途に留めて、普段はローカルに置くスタイルが安心です。万が一のため、移動前に手動でコピーを取っておくと心に余裕が生まれます。
PSTファイルが大きすぎて開くのが遅いときは？
- PSTファイルが大きすぎて開くのが遅いときは？
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PSTが数GBを超えるとOutlookの立ち上がりが遅くなりやすいです。実体験では、10GB超えで起動に1分近くかかったことがあります。
解消法はアーカイブ機能を使って「年ごと」や「プロジェクトごと」に分割することです。不要な古いメールは外部PSTに移しておくと、毎日の作業が快適になります。
移動先はどのフォルダーが安全？
メールデータを移動するときは、Windowsがあらかじめ用意している「ドキュメント\Outlook Files」フォルダーがいちばん安全です。アクセス権が自動で設定されていて、ほかのユーザーやアプリから不用意に触られる心配が少なくなります。
もし別の場所に保管したいなら、外付けSSDやNASの専用フォルダーをバックアップ用に使うといいでしょう。ただしOutlookの起動や同期に時間がかかることがあるので、普段のデータ保存は「ドキュメント\Outlook Files」を基本にするのがおすすめです。
コピー中にエラーが出たらどうすればいい？
コピー作業中にエラーが出るとドキッとしますが、落ち着いて対処すれば大丈夫です。まずは原因を絞り込みながら、順番に確認していくことがポイントです。
- コピー元のファイルがOutlookで開かれていないか確認する
robocopyコマンドの/Z（レジューム）や/R:/回数オプションで再試行を組み込む- PowerShellでエラーハンドリング付きスクリプトを使い、自動的にリトライ＆ログ出力を行う
これらを試せば、単純なExplorerコピーよりも着実にエラーを乗り越えられます。特に大きなPSTファイルを移動するときは、robocopyやPowerShellスクリプトを活用すると安心です。
OSTファイルも同じ手順で動かせる？
OSTファイルはサーバーからのコピーだから、移動すると同期トラブルを招きやすい。作業が失敗するとメールや予定表の再ダウンロードが必要になって、時間がかかるケースがある。
とはいえほどんどの場面では、OSTの場所を変えるよりも新しいプロファイルを作って再同期したほうが手間が少ない。どうしても移動したいときは、プログラマーならではの小技を使ってレジストリで保存先を指定できる。
- メリット：OSTの再構築を避けて、すぐにメールにアクセスできる。
- デメリット：同期情報がずれるとエラーが起きやすい。
- おすすめ度：メール数が少ない個人利用向け。大量データなら再同期がおすすめ。
ファイルが大きすぎてコピーに時間がかかるときは？
大容量のOutlookファイルをいつものドラッグ＆ドロップで移動すると、コピーが止まったり完了までに時間がかかったりしてイライラしますよね。そんなときはWindows標準のrobocopyを試してみましょう。/MTオプションでマルチスレッドコピー、/JオプションでアンバッファードI/Oが有効になり、大きなファイルでも安定して高速に転送できます。途中で接続が切れても再開できるのも心強いポイントです。
移動後にメールが表示されないのはなぜ？
OutlookでPSTファイルを移動したあとにメールが見当たらなくなるのは、いくつかの理由が重なるからです。
- データファイルのパスが変わっている：移動前の場所をOutlookが参照しているため、新しいフォルダを見に行けずにメールが非表示になる。
- プロファイルへの追加が完了していない：ファイルを複製してもアカウント設定に読み込まれていないと、Outlook上で一覧に出てこない。
- インデックス再構築中：検索と表示のもとになるインデックスを更新中だと、一時的にメールが表示されなくなる。
- 表示フィルタがかかっている：未読や特定フォルダのみ表示する設定が有効だと、移行したメールがフィルタの外に隠れてしまう。
まとめ
Outlookファイルの移動は、まずOutlookを閉じてからファイルの場所を確認し、エクスプローラーでコピーまたは移動するだけで進められます。
移動したらOutlookを起動し、アカウント設定から「データファイルの追加」を選んで新しい場所を指定すれば完了です。
これでメールや予定はそのまま引き継がれ、新しい環境でもいつも通り使えて安心です。
最初はドキドキかもしれませんが、この流れさえ押さえればすぐに慣れるので、ぜひ気軽にチャレンジしてみてください。